Порядок взаимодействия архива с организациями – источниками комплектования

Ю.Н. Кочигина
Начальник отдела комплектования

Одной из важных задач архивных учреждений является систематическое пополнение государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности. Указанное систематическое пополнение архивов определяется термином «комплектование».

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Как известно, документы Архивного фонда Российской Федерации образуются не только в процессе деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, но и в делопроизводстве негосударственных организаций и организаций частной формы собственности. При включении подобных организаций в списки источников комплектования архив руководствуется в первую очередь двумя основными критериями: особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др.) и место организации в зоне комплектования архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.

В целях качественного комплектования, формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий осуществляют взаимодействие с делопроизводственными службами, архивами и экспертными комиссиями организаций - источников комплектования, заключающееся в оказании методической и практической помощи в следующих направлениях деятельности.

Методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве и формировании дел:

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе в составлении и согласовании индивидуальных инструкций по организации делопроизводства и архивного дела и примерных и индивидуальных номенклатур дел;
по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по проведению экспертизы ценности документов;
по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу;
по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций
по подготовке документов к передаче на архивное хранение;

Методическая и практическая помощь в совершенствовании работы делопроизводственных служб, архивов организаций и экспертных комиссий источников комплектования.

в подготовке примерных и индивидуальных положений об архивах организаций – источников комплектования, положений о постоянно действующих экспертных комиссиях;
в участии в работе ЭК организаций – источников комплектования, не только в качестве приглашенных специалистов, но и членов этих комиссий;

в участии в проверках соблюдения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края.

Методическая и практическая помощь в повышении профессиональной квалификации работников, отвечающих за ведение архивов организаций – источников комплектования.

постоянно действующие курсы повышения квалификации;
постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы архивов организаций - источников комплектования;
разовые обучающие семинары по актуальным вопросам, а так же для ознакомления и внедрения нормативных документов по делопроизводству и архивному делу;
совещания, стажировки, деловые игры;
консультации и встречи с целью обмена опытом;

круглые столы, презентации и выставки; смотры-конкурсы для делопроизводственных служб, архивов организаций.

Взаимодействие архива с организацией – источником комплектования обязательно отражается в наблюдательном деле. Наблюдательное дело ведется на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов:

Документы, характеризующие организацию;

копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;
выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки.

Документы, характеризующие работу архива организации, постановку делопроизводства в организации.

карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);
копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;
утвержденное и согласованное положение об архиве;
утвержденное и согласованное положение об ЭК организации;
планы работы ЭК организации;
переписка об изменении номенклатуры дел;
инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);
справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;
акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);
переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).

В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен.

С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него.

Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.

При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

При исключении организации из числа источников комплектования государственного, муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации.