«Об эффективности мероприятий, проводимых отделом информации, публикации и научного использования документов по обеспечению сохранности документов при их использовании»

Специалисты отдела информации, публикации и научного использования документов выполняют работу по обеспечению сохранности документов при их использовании в соответствии с «Основными правилами работы Государственных архивов СССР», нормативно-методическими документами Росархива, комитета по делам архивов Пермской области. На основе этих документов разработаны Положение об отделе, должностные инструкции специалистам отдела, Правила работы читального зала. В должностных инструкциях специалистов определена персональная ответственность  за обеспечение сохранности документов при их использовании.

Под обеспечением сохранности документов понимается комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и соответствующей организации хранения документов, поддержанию их в должном физическом состоянии при архивном хранении и использовании.

    Под режимом хранения документов принято считать совокупность условий их хранения, исключающих утрату документов, обеспечивающих их предохранение от повреждений и вредных воздействий окружающей среды. Режим хранения документов включает в себя:

• размещение документов в специально построенных или приспособленных помещениях для постоянного или временного хранения документов. За отделом закреплены следующие рабочие помещения: читальный зал, стол справок, комната описей, кабинеты № 7, 62, где созданы определенные условия для сохранности документов, т.е. комнаты  снабжены сейфами, шкафами, в которых хранятся дела и документы; сейфы и кабинеты опечатываются вовне рабочее время в соответствии с инструкцией ГОПАПО по охранному режиму. Однако, надо отметить, что с ростом количества посетителей в читальном зале, стали возникать определенные трудности с временным хранением дел, в читальном зале не хватает сейфов, дела храним в комнате описей, но, возможно, и этого будет недостаточно.   
• «Световой режим должен обеспечивать предохранение документов от ненормативного воздействия света». Сотрудники отдела следят за соблюдением светового режима, не оставляют дела открытыми на солнечном свету на долгое время, когда работают с ними сами и, чтобы пользователи тоже соблюдали все необходимые требования.
• «Температурно-влажностный режим должен обеспечивать предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги». Соблюдение данного режима для отдела заключается в том, чтобы  документы находились в строго отведенных местах, где исключено проникновение влаги, вдали от отопления, что и выполняется.
• «Санитарно-гигиенический режим это предохранение документов от биоповреждений и загрязнения». Сотрудники  следят,  чтобы пользователи соблюдали предъявляемые требования при работе с документами: не оставляли дела на столах в раскрытом виде, не деформировали документы, не делали в них пометки, исправления, подчеркивания, не принимали пищу на рабочем месте. Сотрудники осуществляю прием пищи в специально отведенных для этого местах,  а сотрудники читального зала даже не хранят в читальном зале личные вещи, связанные с приемом пищи.

При обнаружении сотрудниками отдела фактов повреждения дел  они сообщают об этом сотрудникам отдела обеспечения сохранности и госучета документов.

• «Противопожарный режим» – в рамках соблюдения данного режима:  сотрудники не оставляют включенными электроприборы без присмотра, читальный зал и комната описей снабжены порошковыми огнетушителями на случай пожара, все сотрудники ознакомлены с инструкцией ГОПАПО по противопожарной безопасности и их действиях на случай возникновения пожара.
• «Охранный режим, должен обеспечивать предохранение документов от их хищений, утрат, несанкционированного выноса». Охрана архива обеспечивается путем технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организацией поста охраны, опечатыванием помещений вовне рабочее время, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в кабинеты и читальный зал архива.

Для этого сотрудниками принимаются следующие меры:

• в кабинеты ограничен доступ посторонних лиц, посетителей встречают и провожают до кабинета и обратно сотрудники. Не оставляют открытыми кабинеты, если покидают его пределы,
• при работе с документами соблюдаются определенные правила: запрещается - выносить дела из читального зала, передавать их другим лицам; с целью предотвращения хищения и соблюдения исследователями вышеперечисленных  требований, в читальном зале постоянно находится кто-нибудь из сотрудников читального зала. Это стало возможным, благодаря выделению отделу дополнительной ставки. С августа 2001 года в читальном зале работает смотритель читального зала.

В комплекс мероприятий по обеспечению сохранности входит:

1. Работа  по оформлению исследователей. Эту работу выполняет зав. читальным залом, а в его отсутствие – смотритель читального зала.

• к работе над документами  допускаются по письмам организаций, вузов или на основе личного заявления, завизированного директором,
• исследователь, допущенный к работе, заполняет анкету, где указывает домашний адрес и данные паспорта, знакомится с правилами работы в читальном зале архива,
• на каждого исследователя заводиться личное дело, которое включает следующие документы: письмо организации, направившей исследователя для работы в архив с резолюцией руководства архива о разрешении работы в читальном зале; анкету исследователя; заказы на выдачу дел и копирование документов,
• личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы сдаются в архив архива,
• каждое личное дело исследователя учитывается в журнале регистрации исследователей и их личных дел. Каждый новый год исследователей перерегистрируют в журнале, если это постоянные исследователи,
• исследователю выдается пропуск сроком на год  для  работы в читальном зале или временный на период работы, номер которого фиксируется в журнале выдачи пропусков, в начале нового года выдаются новые пропуска, номера которых снова записываются в журнал,
• для ежедневного учета посетителей ведется журнал посещений исследователями читального зала.

2. Работа по выдаче дел для исследователей.

• В читальный зал дела выдаются на основе требования, с отметкой о согласовании с начальником отдела использования и с визой на разрешение начальника отдела обеспечения сохранности.
• Дела выдаются исследователям под расписку и исследователи отвечают за их сохранность. Одновременно исследователю выдается не более 20 дел, кроме  исключительных случаев (сотрудники «Мемориала», иногородние исследователи).
• Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы работнику читального зала, но бывают случаи, что исследователи не сдают дела лично в руки сотруднику, когда тот занят другой работой, а оставляют на столе. По поводу данных нарушений с сотрудниками были проведены беседы.
• При получении от исследователя использованных дел работник расписывается в заказе на выдачу дел.
• По окончанию работы исследователя с документами сотрудник читального зала проводит проверку наличия и состояния каждого дела, нумерацию листов согласно заверительной надписи. Надо, отметить, что данная работа до 1995 г. не проводилась сотрудниками отдела; с 1995 г. после коллегии КДА по обеспечению сохранности эта работа стала проводится постоянно и особенно тщательно, после выделения отделу дополнительной ставки смотрителя читального зала. За 2001 г.  сотрудниками  отдела была проверена нумерация  – 119904 листов, за декабрь и январь 2002 (архивного ) года – 30693 листов.
• Дела хранятся в читальном зале не более одного месяца. Дела, невостребованные более двух недель без предупреждения, сдаются в архивохранилище.

Несмотря на то, что в течение года в должности зав. читального зала сменилось три человека,  эффективность работы по обеспечению сохранности не уменьшилась, т.к. с сотрудниками отдела были проведены две учебы по обеспечению сохранности: первая – главным хранителем фондов и вторая - отделом изучения и использования документов, связанных с политическими репрессиями, об особенностям работы при использовании документов их отдела.

 Конечно,  у новых сотрудников бывают в работе недостатки: несвоевременное возвращение дел в архивохранилище, неправильное оформление требований, получение и возвращение дел вне графика, но благодаря сотрудничеству с отделом обеспечения сохранности и госучета документов стараемся устранить  эти. Хотя этим пробелам в работе можно дать объяснение:

во-первых , в читальном зале работают новые сотрудники;

во-вторых,  за последние полгода количество посетителей в читальном зале значительно возросло. Если сравним данные 2001 г. и 2002 г., то увидим, что на 21.02. 02 г. количество посещений в читальном зале больше на 200 человек, чем в это же время в прошлом году;

в-третьих, возросло количество исследователей. На 21.02.02 зарегистрировано – 77 пользователей, а в 2001 г. такое количество было зарегистрировано только в июле. Общее количество исследователей за 2001 год  составило 146 человек, в 2000 г. – 64, 1999 г. – 48;

в-четвертых,  возросло количество запрашиваемых дел исследователями для работы, так в 2001 г. для исследователей было получено из архивохранилища 2950 дел, а за декабрь и январь 2002 г. – 1389 дел плюс более 500 получено уже в феврале.

3. Работа по выдаче описей сотрудникам и исследователям. 

• Отдел осуществляет выдачу второго экземпляра описей, и контролирует их сохранность. Раньше эта обязанность была закреплена за сотрудниками сектора НСА, с апреля 2001 г. за отделом информации, публикации и научного использования документов, . причем была полностью изменена система выдачи описей. Раньше сотрудники брали описи сами и записывали в журнал, без оформления требования. Сотрудник, отвечающий за сохранность описей, только расставлял их после возвращения.
• Сейчас выдача описей исследователям и сотрудникам производится на основе требования, завизированного начальником отдела информации, публикации и научного использования  документов.
• Описи выдаются сроком на 5 дней, после чего сотрудник проводит проверку их наличия и напоминает о сроках возврата описей.
• Описи выдаются исследователям  по определенной норме (5), для сотрудников в количестве необходимом для работы. За декабрь и январь 2002 г. выдано  описей для  сотрудников – 790, исследователей – 226, в 2001 г.  соответственно – 4237 и 900.
• Описи выдаются под расписку, после чего сотрудник читального зала фиксирует их выдачу на основании требования в книге учета выдачи описей. Но участились случаи, когда сотрудники архива берут описи сами и без оформления требования.

4. Работа с научно-справочным аппаратом.

С целью обеспечения сохранности документов исследователям предлагается  для работы научно-справочный аппарат архива и особенно перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро обкома, райкомов, горкомов. 

5. Работа по ограничению доступа к документам.

К вопросам обеспечения сохранности документов относится и осуществление контроля за соблюдением авторского права и доступа к конфиденциальным документам. С этой целью сотрудники читального зала при выдаче дел исследователям проверяют перечни дел, доступ к которым ограничен решением областной межведомственной экспертной комиссией по рассекречиванию документов, созданных Пермской областной организацией КПСС и на использование которых имеются запреты граждан, подвергшихся политическим репрессиям или их родственников. Также контролируется выдача дел из личных фондов, если это оговаривается в договоре передачи и дел, связанных с тайной личной жизни ( н-р: персональные дела коммунистов).

6.Работа по копированию документов.

• В связи с возросшим количеством заказов исследователей на ксерокопирование; с целью обеспечения сохранности документов, принято решение, что специалисты отдела будут самостоятельно ксерокопировать  документы по заказам исследователей, а также документы, используемые для популяризации архивных документов.
• Копирование документов архива производится по заказам исследователей и сотрудников для исполнения запросов,  подготовки тематических подборок, выставок.
• Заказ на копирование визирует начальник отдела использования в случае копирования документов, бывшего ГАНИОПДПО, в случае копирования документов ГАДПРПО, с разрешения начальника отдела изучения и использования документов, связанных с политическими репрессиями, в особых случаях, при копировании ОСД или нерассекреченных документов, с разрешения директора или главного хранителя фондов.
• Все копии строго фиксируются в журнале  учета выполненных копий.  

7. Проведение мероприятий.

Приход посетителей, приглашенных для проведения какого-либо мероприятия, осуществляется на основе предварительной договоренности и в соответствии с приказом архива,  где оговаривается персональная ответственность за обеспечение сохранности документов и соблюдение противопожарной безопасности и охранного режима.  

8.  Выдача дел во временное пользование.

• Выдача дел во временное пользование  осуществляется только по запросам учреждений, в соответствии с их профилем, дела личного происхождения выдаются  лицам, передавшим их на госхранение.
• Дела во временное пользование выдаются по специальному акту, где оговариваются сроки возврата дел. 

9. Выставочная работа.

Отдел проводит активную работу по использованию документов на выставках, где соблюдаются все предъявляемые требования по обеспечению сохранности, если выставляются подлинные документы, оформляется приказ о несении ответственности за сохранность. В большинстве случаев на выставках используются копии документов. 

Таким образом, все мероприятия, проводимые отделом информации, публикации и научного использования документов по обеспечению сохранности документов при их использовании, способствуют соблюдению нормативных требований по обеспечению сохранности документов.

Но необходимо, обратить внимание на:

• острую нехватку площадей,
• создание условий для исследователей (улучшить освещение в читальном зале, создать условия для хранения личных вещей, обновить раздевалку),
• выделение средств для приобретения папок для оформления личных дел исследователей,
• создание условий для экспонирования выставок,
• приобретение сейфов в читальный зал для хранения дел,
• приобретение трех новых компьютеров для отдела: 
  
  
  1. для работы исследователей с программным комплексом «Архивный фонд»,
  2. для работы специалистов отдела по освоению и созданию БД программ «Читальный зал», «Порядок выдачи и возврата дел», «Учет исполнения запросов»,
• взаимодействие с отделом обеспечения сохранности и госучета документов по решению наших проблем (н-р: принимать дела вне графика, если отделу негде хранить их),
• взаимодействие с отделом изучения и использования документов, связанных с политическими репрессиями, по оказанию помощи в работе с исследователями, изучающими их документы, специфике использования этих документов в вопросах обеспечения сохранности.

О.А. Маркелова, начальник отдела информации,
публикации и научного использования документов 

Решения аппаратного совещания при директоре архива по вопросу:
«Об эффективности мероприятий, проводимых отделом информации, публикации и научного использования документов по обеспечению сохранности документов при их использовании»

1. Информацию начальника отдела информации, публикации и научного использования документов  Маркеловой О.А. принять к сведению.

2. Начальнику отдела информации, публикации и научного использования документов Маркеловой  О.А.:

1. обратить внимание на проведение воспитательной работы в отделе с  целью повышения персональной ответственности работников за обеспечение сохранности документов постоянно
2. провести в отделе занятия о выполнении Международного кодекса этики  архивистов II квартал 2002 года
3. включить в планы профессиональной учебы сотрудников отдела занятия по вопросам обеспечения сохранности документов и занятий по психологическому тренингу (с приглашением  психолога) 2002- 2003 годы
4. подготовить предложения в смету расходов архива на 2003 год по приобретению сейфов в читальный зал для хранения дел, папок для личных дел исследователей, трех новых компьютеров для работы исследователей с программным комплексом «Архивный фонд» и специалистов отдела для освоения и создания БД программ «Читальный зал», «Порядок выдачи и возврата дел», «Учет исполнения запросов» март 2002 года
5. подготовить предложения в отдел НСА, ААТ и ИПС для включения в план работы архива по информатизации о создании программы «Картотеки читального зала» II квартал 2002 года
6. описать личные дела исследователей за 1998 – 2001 гг. и представить опись к рассмотрению на заседание ЭМК архива II - III квартал 2003 года
7. подготовить проект приказа по порядку ксерокопия архивных документов II квартал 2002 года
8. организовать работу ведущего специалиста и специалиста первой категории по проведению в порядок личных дел исследователей до 01 июля 2002 года 
9. директору архива 101 марта провести рабочее совещание в отделе информации, публикации и научного использования документов по итогам рассмотрения вопроса на аппаратном совещании
10. директору архива изыскать возможность приобретения компьютера для отдела II - III квартал 2002 года
11. доработать Порядок работы читального зала по мере получения Основных правил работы государственных архивов РФ

3. Контроль за выполнением решения возложить на директора архива.