Программный комплекс «Архивный фонд» — профессиональное программное обеспечение в области архивного дела
Автоматизированные архивные технологии настойчиво и прочно входят в систему работы архивов. Новые технологии кардинально изменяют всю организацию деятельности архива как хранилища документальных материалов. Их внедрение позволяет обеспечить точный поиск нужного документа, быстрый доступ к информации, гарантированное и длительное ее хранение, обмен информацией, электронными документами.
Бурное развитие этого направления наблюдается с конца 1990-х гг. За это время в архивных учреждениях создано множество программ, баз данных и др., облегчающих труд архивистов, сокращающих время на исполнение запросов граждан, активизирующих использование архивных документов, создающих «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска документов по интересующей тематике.
Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов. С целью внедрения автоматизированных архивных технологий в это направление архивной деятельности Росархивом в 1997 г. разработана и рекомендована к внедрению в государственных архивах и центрах хранения документов программа «Архивный фонд».
Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог.
Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов.
Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд (разработчик - заместитель начальника отдела научно-справочного аппарата, автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем Государственного общественно-политического архива Пермской области С.А. Плотников, сайт http://www.autoaf.ru).
Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов:
- Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата.
- Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда.
- Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
- Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях.
- Фондовые включения.
- Незадокументированные периоды.
- Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи.
- Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи.
- Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики.
- Персоналии.
- Географические сведения.
- Тематика.
- Рубрикатор.
- Паспорт.
Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.
В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных:
- режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны;
- режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению
- режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей.
В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации.
Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей.
В Пермском государственном архиве новейшей истории на 01.01.2009 г. в ПК «АФ» введены описания по 4863 фондам, 11239 описям, около 80000 ед. хр. Общий объем данных составлял 56,27 Мб.
База данных «Архивный фонд» размещена на сайте архива http://www.permgani.ru. Пользователи архивной информации имеют возможность получить сведения о составе и содержании хранящихся в архиве фондах, описях, делах.