Отдел НСА, ААТ и ИПС
Информация к аппаратному совещанию по вопросу о состоянии работы в отделах по подготовке биографического справочника «Лидеры Прикамья»
В 2002 году было принято решение подготовить и издать биографический справочник «Лидеры Прикамья», цель которого опубликовать информацию биографического характера о лидерах области, городов и районов за 1938-2002 годы, используя документы фондов архива ГОПАПО, архивов администрации области, Коми-Пермяцкого автономного округа, архивов городов и районов области. Срок издания сборника – 2004 год. Предполагается включить в справочник около 1500 биографий, что позволит расширить информационную базу по вопросам региональной политической элиты, краеведения. Был разработан план-проспект справочника, одобренный ЭМК архива и объединенным научным советом облгосархивов, который определил цель настоящей публикации, хронологические и территориальные рамки издания, структуру, научно-справочный аппарат сборника, методику выявления и отбора документов.
Согласно приказу директора архива № 65-од от 13.11.2002 года «Об организации работы по подготовке биографического справочника «Лидеры Прикамья», была создана рабочая группа по подготовке справочника, составлен и утвержден план-график работы над изданием. Планом предусмотрено, в течение 2003 года просмотреть около 2000 личных дел, произвести отбор документов и составить 1500 статей, создать базу данных компьютерной программы «Лидеры Прикамья».
В соответствии с планом-графиком, сотрудниками отдела НСА были подготовлены:
- списки лидеров Прикамья на основе созданной базы данных Моховым В.П.(редактирование, сортировка по фондам, внутри фонда – в алфавитном порядке, печать текста) для членов рабочей группы по составлению биографических статей;
- разработана рабочая форма биографической карточки-статьи;
- проведена учеба сотрудников рабочей группы по выявлению документов,, составлению рабочих карточек;
- разработана компьютерная программа «Лидеры Прикамья».
На данный момент составлено 974 рабочих карточек-статей (из-за не укомплектованности, долгое время, отделов НСА, комплектования кадрами, запланированный объем работ не выполнен), из них:
- 263 карточки отделом информации, публикации и научного использования документов (запланировано – 400);
- 36 карточек отделом комплектования (100);
- 358 карточек отделом НСА и заместители директора (200 и 200);
- 317 карточек отделом обеспечения сохранности (400).
200 статей планировалось на отдел личных фондов и КФФД (отдела нет, работа не выполнена).
При выявлении документов, составлении рабочих карточек обнаружилось, что часть личных, персональных дел уничтожена или выбыла из архива по запросам.
Часть персоналий не удалось найти по нашему научно-справочному аппарату ( необходимо составить списки уничтоженных, выбывших, не найденных по фондам в отделах для дальнейшего поиска в др. архивах, источниках).
Не понятна судьба биографических статей на руководителей представительной, исполнительной власти за период 1992-2002 годов, чьи личные дела хранятся в архиве администрации области (согласовать с В.П.Моховым).
Ввод информации в базу данных программы не осуществлялся, так как программа до конца не протестирована (большая загруженность внеплановой работой специалиста ААТ и ИПС). Кроме этого, необходимо до конца решить вопрос о списке сокращений для справочника, подготовленный профессиональным корректором (чтобы сразу ввести в программу).
Основные задачи на сегодняшний день:
- завершить написание рабочих карточек-статей в отделах (сентябрь-ноябрь 2003 г.);
- завершить тестирование программы (сентябрь 2003 г.);
- установка программы на персональные компьютеры (сентябрь-октябрь 2003 г.);
- ввод информации в базу данных программы (сентябрь-декабрь 2003 г.).
Проблемы и пути их решения:
- из рабочей группы выбыло 6 человек (необходимо внести изменения в состав рабочей группы);
- большая загруженность внеплановой работой специалиста по ААТ и ИПС, одного специалиста недостаточно (решение кадрового вопроса);
- нехватка свободных точек для подключения к локальной сети: читальный зал, каб.№7, каб.№9 - две точки, каб.№62 (приобретение хаба для расширения локальной сет);
- обновление компьютерного парка архива (нет гарантии, что установленная программа будет работать на старых машинах).
Предложения:
В связи с не укомплектованностью кадрами, большими объемами внеплановой работы рассмотреть вопрос о возможности переноса сроков подготовки биографического справочника «Лидеры Прикамья», внесения изменений в «План-график» после согласования с руководителем проекта В.П.Моховым.
Проект решения аппаратного совещания по вопросу о состоянии работы в отделах по подготовке биографического справочника «Лидеры Прикамья»
- Информацию начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Шиловой Л.Л., зам. начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Плотникова С.А. принять к сведению.
- Директору рассмотреть вопрос о возможности принятия в отдел НСА, ААТ и ИПС специалиста для написания карточек и формирования базы данных до 01.10.2003.
- Начальникам отделов до 01.12.2003 года активизировать работу по написанию, запланированного на этот год, количества карточек.
- Начальнику отдела НСА, ААТ и ИПС Шиловой Л.Л. до 15.10.2003 года согласовать с В.П.Моховым о переносе сроков подготовки справочника и подготовить служебную записку.
- Зам. начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Плотникову С.А. до 01.12.2003 года завершить тестирование и установку на ПЭВМ программы «Лидеры Прикамья».
- Директору до 15.09.2003 года рассмотреть вопрос о внесении изменений в состав рабочей группы по подготовке сборника.
- Контроль за выполнением решения возложить на директора архива.