Отдел НСА, ААТ и ИПС
Информация к аппаратному совещанию по внедрению новых Правил работы архивов
19.10.2007
Новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ…» были изучены (прочитаны, сделан сравнительный анализ, обмен мнениями) специалистами отдела по своему направлению, по прошествии чего сделаны следующие выводы.
В предшествующих Правилах 1984, 2002 гг. существовал самостоятельный раздел «Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива». В Правилах 2007 г. данный раздел значительно сокращен, имеет другую структуру и включен в пятый раздел «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» в виде следующих 7 подразделов:
- «Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам»,
- «Общие требования к описанию архивных документов»,
- «Опись дел, документов»,
- «Путеводители»,
- «Каталоги»,
- «Указатели и обзоры»,
- «Автоматизированный НСА».
В новых Правилах используется вместо принятого понятия «научно-справочный аппарат» понятие «справочно-поисковые средства. Это обусловлено ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой говорится, что «доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств…»
Введено определение справочно-поисковых средств, которое по своему содержанию равноценно определению НСА. Определение системы научно-справочного аппарата (СНСА) по содержанию тоже не изменилось, просто стало более емким.
Повторен без изменений перечень обязательных и дополнительных типов архивных справочников, образующих систему НСА.
В новых Правилах исключены старые понятия описания документов. Даны лишь общие требования к описанию архивных документов. Введено новое, более простое понятие описания документов – создание информации для архивных справочников.
Четко прописано, что основой любого архивного справочника является описательная статья, указаны ее обязательные элементы и раскрывается состав описательной статьи на 3-х уровнях: на уровне архивного фонда, единицы хранения/единицы учета и на уровне архивного документа.
То есть, сохранен принцип многоуровнего описания (который соответствует международному стандарту по описанию архивной документации), позволяющий интегрировать отдельные элементы описания в соответствующие разделы отраслевой БД «Архивный фонд», позволяет в дальнейшем использовать в качестве автоматизированного НСА, формировать ряд учетных документов, создавать путеводители, перечни и др. архивные справочники.
Описание архивных документов проводится на государственном языке РФ и может дополнительно проводиться на языках субъектов РФ и языках меньшинств.
В новых Правилах исключены вопросы применения дифференцированного подхода при создании и развитии системы НСА, преемственности учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, НСА архивов организаций, муниципальных архивов, системы НСА государственных архивов.
На практике же не обойтись без дифференцированного подхода при создании НСА. Все равно нужно учитывать и информационную значимость фондов, характер документов, состав и состояние научно-справочного аппарата к ним; и наличие состава и наполнения справочного аппарата к архивным справочникам; и практическую потребность создания того или иного архивного справочника и др.
В Правилах 2007 г. архивные справочники представлены по их темам в виде отдельных подразделов.
В подразделе «Опись дел, документов» дано определение описи, приведены ее общая структура, состав отдельных элементов справочного аппарата к описи, раскрыты понятия усовершенствования и переработки описи. Понятие переработки описи в новых Правилах раскрыто наиболее полно.
В подразделе «Путеводители» даны определение справочника, общая структура справочника, перечислен видовой состав справочников этого типа, состав справочного аппарата путеводителей. Более детально дан состав описательной статьи в кратких справочниках.
В подразделе «Каталоги» даны лишь определение данного справочника, понятие системы каталогов архива, перечислен их видовой состав, а также состав описательной статьи каталога. Отсутствуют понятия «каталогизация», «усовершенствование каталогов». Ничего не сказано о картотеках – одним из источников пополнения каталогов.
В подразделе «Указатели и обзоры» кроме их определений и перечислений видового состава отмечено, что указатели могут быть как самостоятельными архивными справочниками, так и входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим архивным справочникам, обозначен состав справочного аппарата к обзору.
Значительно сокращен подраздел «Автоматизированный НСА», где сказано, что архивные справочники могут вестись в автоматизированном режиме, в том числе в режиме удаленного доступа.
Информация в автоматизированном НСА представляется на уровне архивного фонда, единицы хранения/учета, архивного документа, а также ключевые слова и рубрикаторы.
Определены обязательные виды ключевых слов при ведении автоматизированного НСА – «тематика», «персоналии», «география» и дано определение понятия «рубрикатор».
Определение самого «автоматизированного НСА» отсутствует.
Сокращение данного раздела связано, скорее всего, с тем, что информационные технологии очень быстро развиваются, что приводит к еще более быстрому устареванию разработанных методик по созданию научно-справочного аппарата.
Во всех подразделах дается только перечисление видового состава архивных справочников, без раскрытия их содержания. Традиционные формы НСА в новых Правилах изложены менее подробно, так как, они прочно вошли в практику работы архивов, при этом сохраняют свое действие апробированные методики ранее изданных правил, инструкций, рекомендаций, к которым в случае необходимости следует обращаться.
В частности, методические рекомендации 2003 г. «Составление архивных описей», которые подробно раскрывают методику составления заголовка дела, организации дел в пределах описи, составление справочного аппарата к ней, вопросы усовершенствования и переработки описей, основные требования к составлению описи в электронном формате с возможностью интеграции в отраслевой программный комплекс «Архивный фонд» и имеют 17 приложений.
Новые Правила дают право выбора ведения анализа и учета состояния НСА архива – на бумажном носителе и/или в автоматизированном режиме. Прежние Правила предполагали в обязательном порядке тот и другой вид учета. В архиве ведутся оба вида учета, что на данный момент нас это устраивает.
В Правилах 2007 г. отсутствует самостоятельный раздел «Подготовка архивных справочников к изданию». Ничего не сказано о применении информационных технологий в архиве (разработка, приобретение программного обеспечения; создание, ведение, использование, регистрация, условия доступа, учет БД и т.д.). Недостаточно изложены многие аспекты работы с электронными документами.
Таковы основные существенные изменения в изложении вопросов НСА в новых Правилах.
Важной частью Правил являются приложения (формы). В новых Правилах их только 13, в старых – 56 (должны выйти отдельным приложением?). В приложении № 8 изменилось расположение грифов СОГЛАСОВАНО и УТВЕРЖДАЮ (опечатка?). Остальные формы имеют прежнюю структуру.
Отсутствует список источников и нормативно-методической литературы, который был бы уместен.
В целом, положения новых Правил не содержат требований переделки существующих в архиве описаний и научно-справочного аппарата, т.е. переработка документов, составленных по ранее действовавшим формам, не требуется.