Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

Отдел НСА, ААТ и ИПС

Формирование тематических БД:
проблемы, перспективы

29.06.2005

            Одним из основных, приоритетных направлений в архивной деятельности в последние годы является создание автоматизированных информационно-поисковых систем,  баз данных. Создание БД осуществляется с целью обеспечения быстрого и эффективного поиска информации, расширения доступа к архивной информации.

БД различаются как по содержанию информации, так и по своему целевому назначению. Тематические БД ограничены определенной темой, хотя информация, содержащаяся в ней, может быть объемной и разноаспектной.

            В архиве функционируют две тематические БД. Это «Картотека репрессированных» и «Лидеры Прикамья».

            Начиная с 1998 г. архив приступил к созданию базы данных на репрессированных по политическим мотивам в Пермской области в 1918-1980-х гг. В 2004 г. основная работа над БД была завершена (в дальнейшем она будет пополняться только за счет вновь поступающих документов). Не буду подробно останавливаться на тех проблемах, которые возникли при формировании этой БД (это и большой объем редактирования, унификация статей, сотрудничество с другими организациями и др.)

Сформированная БД в настоящее время насчитывает более 34 тыс. записей, ее объем составляет 17,1 Мб. Данная база позволяет выявить всех репрессированных по какому-либо городу или району, в определенный хронологический период, сделать «выборку» по любому из 50-ти полей: по году рождения, времени ареста, социальному положению, роду занятий, национальности, образованию, статье обвинения, «мере социальной защиты» (приговору) и т.п.

На основе программного комплекса «Картотека репрессированных» подготовлена (выведена, оформлена автоматически в Word с минимальными правками вручную) и издается, совместно с Пермским областным отделением Международного историко-просветительского, правозащитного и благотворительного общества «Мемориал», многотомная Книга Памяти жертв политических репрессий Пермской области. Этот каталог уже стал основным справочником для исследователей, занимающихся изучением политической истории края и, в частности, истории политических репрессий в Прикамье. К «Картотеке репрессированных» в архиве свободный доступ пользователей, информация предоставляется бесплатно.

Аналогичную базу данных начали формировать в начале 2005 года сотрудники «Мемориала». Называется БД «Военнопленные», создается по проверочно-фильтрационным делам архива. Программа разработана «Мемориалом», ввод информации осуществляют их сотрудники. БД создается под документальную публикацию, в перспективе останется в архиве для пользования.

            Создание БД «Лидеры Прикамья» также было связано с подготовкой документальной публикации по определенной теме.

            В 2002 году было принято решение подготовить и издать справочник биографического характера «Лидеры Прикамья». Была разработана и протестирована программа, которая состоит из семи разделов и содержит наиболее важную информацию о жизненном пути лидеров области: основные биографические сведения, образование, работа, выборные органы, съезды, награды, фото. Членами рабочей группы подготовлена и сформирована БД (1156 записей, емкость 6,89 Мб) на первых секретарей партийных комитетов КПСС и председателей исполкомов Советов народных депутатов областного, окружного, городского и районного уровней с 1938 по 2002 гг.

Следует отметить, что программа требует еще своей доработки, но, так как возникли проблемы финансирования данного издания, работа в этом направлении пока приостановлена. Практика показывает, что после изданий книг возрастает интерес к базам данных среди исследователей. Но в любом случае, даже если не будет возможности издать сборник, ценность данного информационного массивов не вызывает сомнений.

В целом программа позволит вывести макет издания и вести поиск по многим параметрам: фамилии, географическим названиям, должности, национальности и др.

Сформированная база данных о государственных и партийных руководителях Пермской области имеет возможность постоянного пополнения. Кроме того, принципы построения этой БД могут быть использованы и при анализе других общественных структур.

В перспективе данная БД может стать именным каталогом архива. Для этого необходимо провести комплекс работ по усовершенствованию описей дел по личному составу (для автоматического ввода заголовков) и при работе с документами проводить попутную каталогизацию.

 

Всего в архиве на сегодняшний день 15 программ, из них только 7 рабочих, которые постоянно пополняются, используются и сотрудниками архива и исследователями читального зала. Кроме выше перечисленных, это: «Фонд печатных изданий», «Запросы», «Кадры» и «Архив репрессированных», данные из которой после усовершенствования будут конвертированы в программный комплекс «Архивный фонд».

Остальные программы, к сожалению, не применяются на практике, потому что большая  часть из них не совершенна, требует определенной доработки (если собственными силами, то нужен программист), либо приобретения новых готовых программных разработок (которые стоят дорого), затем, элементарно не хватает рабочего времени, специалистов для ввода информации.

 

Электронный каталог «Картотека НСА», состоящий из 4 картотек архива, формируется уже 5 год. Емкость данной базы составляет всего 12 102 записи / 4,24 Мб. Программа разрабатывалась в 1999-2000 гг., не отвечает современным требованиям поиска информации, да и востребованность этой информации низкая, единичная. Стоит ли тратить рабочее время на создание этой БД, если можно обойтись и традиционной картотекой.

Для создания полноценного электронного каталога на данный момент мы не имеем ни технической (программы нет) ни физической возможности. Необходим перевод систематического каталога в электронный. Здесь возникает проблема с архивными шифрами. Основной массив карточек фонда № 105 был закаталогизирован до переработки описей, поэтому архивные шифры на карточках не соответствуют архивным шифрам на делах. Чтобы привести в соответствии шифры, надо проделать очень большой, кропотливый  бъем работ по простановке новых архивных шифров на карточки (более 45 тыс.).

Создание электронного каталога можно начать с объема тех карточек, которые создаем при попутной каталогизации, но опять же при наличии программы, имеющей гибкую поисковую систему.

Практически те же проблемы и при создании «Фотокаталога». Предложенная программа из Удмуртии на практике оказалась не совсем пригодной. Требуется разработка новой программы, да и сам фонд требует переработки (ЭЦ, редактирования заголовков и т.д.). На сегодняшний момент, мы не можем приступить к переработке фотоколлекции, так как в работе переработка фонда № 1. Фонд № 8043 достаточно востребованный фонд и в целях обеспечения сохранности документов, и для оперативности поиска наилучшим вариантом было бы создание фотокаталога. Частичным решением этой проблемы стала подготовка описей фонда для перевода заголовков на уровне «Дело» в ПК «Архивный фонд». Но и здесь возникла проблема: описи №№ 3-4 (а это 2 562 ед.хр.) написаны от руки, необходимо их составление в электронном варианте. На сегодняшний день описи № 1 и № 2 на 9 213 ед.хр. полностью отсканированы, отредактированы и подготовлены для перевода. Заголовки описей №№ 5 – 12 занесены в программу.

Кроме того, в результате подготовок выставок уже накоплен определенный массив отсканированных фотодокументов. Для их хранения используются специальные имена файлов по названиям, датам, темам – найти нужный файл не составляет труда. Копии файлов выложены на нашем сервере (G:\photo) в соответствии с их архивными шифрами и доступны всем желающим.

В прошлом году наш отдел приступил к составлению (перепечатке) текстов перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро Пермского обкома КПСС с целью «восстановления угасающего текста», а в перспективе для создания тематической БД по фонду № 105. Этот вид работы мы включаем в план, привлекаем и студентов (фонд информативный, востребованный). Перепечатано на сегодняшний день 27 перечней до 1966 года. Осталось 14 перечней.

Для создания любых БД требуется достаточно много времени (объем большой, информация многоаспекта), а  возможность содержать операторов ввода информации в БД не каждое архивное учреждение может себе позволить. Да и уровень оплаты труда оставляет желать лучшего. Поэтому, кадровая проблема одна из главных.

В целом, для решения вопросов автоматизированных архивных технологий необходимы не только операторы, но и программисты, администратор локальных сетей, редактор сайта. Чтобы не один человек совмещал все эти функции, а была команда, способная организованно и целенаправленно решать задачи по автоматизации.

При формировании, использовании БД возможны и другие проблемы:

-         использование БД (отсутствие достаточного количества техники затрудняет доступ исследователей  к имеющимся БД в читальном зале, кроме того, и сотрудники архива по старинке прибегают к традиционным методам поиска информации – картотеки, описи и т.д.);

-         проблема хранения накопленной информации, которая на сегодняшний день не стоит в архиве, но в любое время может возникнуть (нужны соответствующие технические средства, постоянно обновляющиеся);

-         возникают правовые вопросы при эксплуатации БД: авторское право, вопрос собственности (предоставление исследователям бесплатной работы по использованию БД, либо выдача информации в виде распечаток и текстовых файлов за определенную плату);

-         проблема как определить стоимость предоставляемой информации и др.

-         финансовая проблема (программное обеспечение как на заказ, так и готовое стоит недешево). 

Наиболее быстрый, эффективный путь решения проблем по созданию автоматизированных архивных технологий – это полная поэтапная автоматизация архива (перевод картотек, описей, архивных документов в электронный вид), который требует значительных финансовых вложений (1-1,5 млн. в год).

Предполагается 3 этапа автоматизации:

  1. Приобретение промышленного сканера для сканирования и ретроконверсии картотек, описей, дел и создание участка сканирования.
  2. Приобретение хранилища DVD дисков для автоматизации сохранения и поиска информации.
  3. Приобретение специально разработанного под наш архив программного обеспечения.

Этот план на несколько лет, возможен при комплексной автоматизации при условии надежного финансирования.

Не буду подробно останавливаться, это тема для отдельного разговора. Добавлю что корпорация «Электронный архив», с которой мы консультировались по вопросам сканирования,  готова рассмотреть любые наши предложения, возможности, как по самой автоматизации, так и по оплате работ. При нашей заинтересованности представители корпорации готовы приехать в архив  для обсуждения вопросов сотрудничества.

На данный момент, да и в ближайшем будущем, главные наши проблемы (деньги и кадры) вряд ли будут решены. Поэтому предпочтение нужно отдать созданию традиционных картотек, расширению систематического каталога. Считаем необходимым всем сотрудникам архива при любой работе с архивными документами, при тематическом выявлении, при выполнении запросов, при полистном просмотре проводить попутную каталогизацию. А при наличии средств, технической возможности не составит труда перевести все картотеки в электронные.

Создание же тематических БД, в наших условиях, наиболее оправданно под конкретные, определенные проекты. 

Приоритетной задачей по формированию баз данных в настоящее время должно быть ведение программного комплекса «Архивный Фонд», несмотря на то, что данная БД считается, прежде всего, как учетная (20,4 Мб).

Потому что, «Архивный фонд» - это автоматизированный комплекс, в который включены сведения обо всех фондах, описях, делах и документах архива, сведения о переименовании фондов, движении документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи, топографические, биографические, библиографические сведения и многое другое.

По ключевым словам («тематика», «персоналии», «география») введенных в программу на уровне фонда и на уровне дел можно выводить различные (именные, географические, тематические) перечни, указатели по фондам архива.

Информацию БД «Архивный фонд» можно использовать в разной степени и при создании других БД, меньших по объему и более узких по тематике. Например: «Состав НСА», «Физико-техническое состояние документов архива», «Источники комплектования архива», «Фондовый каталог».

С конца прошлого года наш отдел активно приступил к вводу информации на уровне «ДЕЛО». Описи, составленные в свое время на печатной машинке, сканируются, заголовки редактируются, затем, с помощью программы «АвтоАФ» автоматически конвертируются в ПК  «Архивный фонд». В архиве более 10 тысяч описей, и большая часть из них составлена без применения ПЭВМ, поэтому работы в этом направлении не на один год. В первую очередь готовим описи наиболее востребованных фондов – Пермского обкома КПСС и фотоколлекции. Сегодня все описи поступают в отдел НСА как в традиционном виде – на бумаге, так и в  электронном варианте, и все данные на уровне дела сразу переносятся в БД. Параллельно вводится вся необходимая информация по состоянию НСА на уровне фонда и описи. На данный момент введено 23 800 заголовков, что составляет около 3% от общего объема документов. Заполнение раздела «Дело» - первый шаг к автоматизации архива.

С помощью программного комплекса «Архивный фонд» был сформирован Путеводитель по фондам архива, опубликованный в 2001 году. В настоящее время назрела необходимость подготовки нового Путеводителя (появилось много новых фондов, новых поступлений документов и др.), качество, которого напрямую будет зависеть от полноты БД «Архивный фонд».

Поэтому, особое внимание и уделяется ведению ПК «Архивный фонд».

Проект решения:

 

1. Информацию начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Шиловой Л.Л. принять к сведению. 

2. Начальнику отдела НСА, ААТ и ИПС Шиловой Л.Л. включить в план работы отдела на 2006 год доработку программы «Лидеры Прикамья» для дальнейшего создания именного каталога архива.

3. Начальникам структурных подразделений архива обязать сотрудников отделов при тематическом выявлении документов, при работе с документами в целом проводить попутную каталогизацию, составленные карточки передавать в отдел НСА, ААТ и ИПС для дальнейшей работы.

4. Обязать начальников структурных подразделений архива при планировании бюджета рабочего времени на год включать в план работы отделов составление карточек на выявленные документы.

 

Образец карточки для создания именного каталога

Архивный шифр

Фамилия, Имя, Отчество
(полностью)

Дата рождения
(годы жизни)

Должность,
годы пребывания в должности

Примечание
(чем примечателен, интересен человек, высшие награды, почетные звания и т.д.

1

2

3

4

5