Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

Документы и НСА на электронных носителях: вопросы создания, хранения, учета, описания и использования

С.А. Пономарев,
директор ГКБУ «ПермГАНИ»

Тема, выбранная для анализа весьма специфична. Это попытка исследовать работу архивов по самым современным и перспективным направлениям деятельности, практический опыт в которых сравнительно мал, а нормативная база практически отсутствует. В тоже время это исследование деятельности архивов в различных плоскостях, что предполагает справедливое разделение данного анализа на две составные части по объектному признаку, то есть на «документы на электронных носителях» и «НСА на электронных носителях».

Архивы весьма консервативны по своей природе, и, как правило, с осторожностью относятся к нововведениям и доверяют добротной теории, основанной на многолетнем практическом опыте. Однако, за последнее десятилетие мир технологий значительно прогрессировал. В частности, пленочные носители информации безнадежно устарели, а цифровой формат информации превратился в норму. Ускоряются процессы, и теории не удается угнаться за практикой. Данный анализ – первая попытка обобщить накопленный архивными учреждениями Приволжского Федерального округа опыт, который можно будет использовать в качестве рекомендаций или ориентира в работе по этим направлениям.

Для проведения исследования по данной теме была составлена анкета-опросник, состоящая из двух разделов, посвященных электронным документам и автоматизированному НСА соответственно. Анкета была разослана для заполнения во все субъекты Приволжского ФО. Информацию мы получили из всех 14 регионов округа, с тем лишь отличием, что 12 регионов прислали заполненные формы анкеты, а 2 региона (Ульяновская и Пензенская области) изложили сведения в произвольной форме.

В целом, для анализа была использована информация о деятельности 39 архивных учреждений Приволжского ФО. При анализе мы использовали метод группировки архивов по профилю. Таким образом, представлены три основные группы: «государственные архивы», «бывшие партийные архивы», «архивы документов на нетрадиционных носителях информации или специализированные архивы», что актуально, учитывая особенности развития и состав документов. Обособлено выделены анкеты Государственного архива специальной документации Нижегородской области, Государственного архива социально-правовых документов Удмуртской республики и Коми-Пермяцкого окружного государственного архива. Представленная по этим архивам информация также учтена в общем анализе. По некоторым архивным учреждениям (архивы, хранящие документы по личному составу, Государственный исторический архив немцев Поволжья) анкеты представлены не были, следовательно, можно предположить, что информация по исследуемой проблематике в этих учреждениях отсутствует.

I. Документы на электронных носителях

В нормативных документах присутствует ряд определений понятия «электронный документ». Однако четкого понимания, что такое электронный документ, как с ним работать и, главное, как его хранить, пока нет. ВНИИДАД предлагает следующее определение. Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Документированная информация в совокупности с метаданными позволяет придать электронной информации статус «документа», в той же степени как документу на бумажном носителе этот статус придают определенные реквизиты.

К электронным документам относятся:

Согласно представленной информации в архивах Приволжского ФО преимущественно хранятся аудиовизуальные документы на электронных носителях, что объясняется широкими возможностями записи аудиовизуальной информации оборудованием с применением цифровых технологий. Каким же образом документы на электронных носителях попадают в архив, в каком виде и на каких носителях? Анализ информации мы провели по ранее определенным группам.

В пяти регионах Приволжского ФО имеются архивы, специализирующиеся на хранении аудиовизуальных документов. Нижеприведенная таблица наглядно демонстрирует источники поступления документов, видовой состав и формат сохранения данных.

Название архива Видовой состав документов и формат сохранения данных, поступивших от организаций-источников комплектования Видовой состав документов и формат сохранения данных, поступивших от физических лиц

Примечания
фото фоно видео фото фоно видео
Государственный архив аудиовизуальной документации Нижегородской области jpg mp3 video_ts, avi, DivX, DVD, MP4 jpg нет video_ts сканируемые образы фото в формате tiff, перевод фотопленки и диапозитивов в цифровой формат
Государственный архив аудиовизуальной документации Республики Марий Эл jpeg wav mpeg2 jpeg wav avi проводится перевод в цифровой формат аналоговых кино, видео документов; фоно и фото пленки
Государственный архив электронной и кинодокументации Чувашской Республики jpeg mp3 mp2 jpeg mp3 mp2 сканируемые образы фото в формате tiff, фото и видеодокументы из частных коллекций при приеме переводятся из аналогового в цифровой формат
Самарский областной государственный технотронный архив jpeg нет avi нет нет DVD-video проводится перевод в цифровой формат аналоговых видео документов;
Центральный государственный архив аудиовизуальных документов Республики Татарстан jpeg, tiff wav mp2 от держателей личных фондов поступлений электронных документов не было проводится перевод фоно документов на магнитной пленке и фотопленки в цифровой формат

Специализированные архивы имеют сравнительно большой опыт работы с электронными документами, их наработки в области обеспечения сохранности, формате сохранения данных и использования электронных носителей могут служить примером для архивов, которые только делают первые шаги в этом направлении. Так, для хранения электронных документов в Нижнем Новгороде, Чебоксарах, Йошкар-Оле используют специальные боксы или пластиковую упаковку, которая снижает воздействие электромагнитных волн на носитель информации. В Самаре электронные документы хранятся в обособленном хранилище. Для хранения электронных документов в этих архивах, как правило, используют оптические диски CD-R, DVD-R, резервный сервер или внешние жесткие диски. В Казани в этом отношении сделан значительный шаг вперед. Для хранения электронной информации используются BD-R DL Verbanim 50 Gb, CD-RX и «каменные» (M-disc) диски. Использование последних двух обусловлено повышением степени защищенности информации. Накопленный в этом отношении казанским архивом опыт уникален в масштабах Приволжского ФО, да и, пожалуй, в масштабах страны.

Специализированные архивы активно ведут работу по переводу информации с аналоговых фото, фоно и видео носителей в цифровой формат, в том числе сразу же при приеме на государственное хранение. Так, в Государственном архиве электронной и кинодокументации Чувашской Республики, поступающие из частных коллекций аудиовизуальные документы в аналоговом виде сразу же оцифровывают и передают на хранение в электронном формате, а аналоговый носитель возвращают владельцу. По состоянию на 01.01.2013 в архиве все из находящихся на хранении (361 ед. хр.) документов хранятся в электронном формате.

Еще один момент, который следует отметить – формат сохранения данных аудиовизуальных документов. Специалисты считают, что для хранения электронной информации следует использовать форматы сохранения данных, которые хранят информацию в не сжатом виде, такие как TIFF для оцифрованных фотографий, RAW для цифровых фото или WAV для фонодокументов. Либо наиболее распространенные малоформатные JPEG, MP3, MP2 или MP4, AVI. Поскольку «уникальные» форматы диктуемые использованием определенного оборудования, могут в последствие, стать недоступными для использования.

Далее мы проанализировали ситуацию по группе государственных архивов. Как правило, в тех регионах, где есть «специализированные архивы» госархивы уделяют не много внимания работе с аудиовизуальными носителями информации, тем более в электронном формате, за исключением ряда случаев, когда подобные документы поступают на хранение от фондообразователей – физических лиц. Среди 9 регионов следует отметить Удмуртию, Оренбургскую область, Пермский край и Мордовию, где также накоплен определенный опыт, который, в первую очередь будет интересен тем регионам, где отсутствуют специализированные архивы. Так, в Оренбурге, Ижевске и Перми органы государственной власти – законодательные собрания регионов, аппарат правительства, администрация губернатора – передают на хранение фото и видео документы, отражающие их деятельность, а так же аудиозаписи заседаний или совещаний. В Оренбургской области, кроме того, телекомпании передают на хранение свои творческие материалы. Формат сохранения данных такой: для фото документов TIFF и JPEG; для фоно – WAV или MP3; для видео – AVI, MPEG2, MPEG4, VOB.  А в Мордовии на хранение поступили верстки трех региональных газет в форматах PDF и JPEG. В указанных регионах госархивы так же ведут прием фото, фоно и видео документов или отсканированных образов документов от держателей личных фондов в широко используемых форматах, а «сканы», поступают на хранение в формате PDF. В плане обеспечения сохранности таких документов следует отметить материально-техническую базу Государственного архива Пермского края, где для обеспечения сохранности созданы оптимальные условия, а электронные документы хранятся в обособленном хранилище на специальном стеллажном оборудовании. Также есть у пермских архивистов определенный опыт описания и приема на хранение электронных баз данных и информационно-поисковых систем.

И, наконец, по группе «бывших партархивов» нужно отметить работу с документами на электронных носителях в архивах Ижевска, Уфы и Чебоксар. От источников комплектования на государственное хранение в эти архивы поступили аудиовизуальные документы в форматах JPEG, MP3, AVI и DVD-video. В «бывших партархивах» Ижевска, Нижнего Новгорода и Перми проводилась работа по переводу видео и фоно информации с аналоговых носителей в цифровой формат. В Ижевске, Уфе и Кирове имеется опыт приема документов в электронном формате от держателей личных фондов.

Что касается результата опроса по использованию торговых марок электронных носителей, то выяснилось, что архивисты Приволжского ФО в большей степени используют оптические диски торговых марок Verbatim, TDK, Mirex, Smart Track; внешние жесткие диски торговой марки Seagate, а также резервные серверы.

Отдельно мы запрашивали сведения о проводимой архивами «оцифровке» документов. Информация по регионам приведена ниже.

Регион Общий объем документов, переведенных в цифровой формат (все виды документов) за 2010-2012 гг., ед. хр.
Самарская область 111379
Республика Мордовия 111343
Нижегородская область 68198
Республика Татарстан 52944
Пермский край 33704
Кировская область 21188
Республика Чувашия 17138
Пензенская область 15320
Удмуртская Республика 11515
Республика Марий Эл 4105
Республика Башкортостан 3784
Ульяновская область 895
Оренбургская область 841
Саратовская область 10200 листов из дел по запросам

Необходимо отметить, что большая работа в этом направлении проведена архивами Самары, Мордовии, Нижнего Новгорода, Татарстана и Перми. В Республике Мордовия, например, перевод документов в электронный вид осуществляется путем привлечения сторонних организаций и финансируется в рамках республиканской целевой программы. Как результат, 10,25% от общего объема находящихся на хранении документов оцифровано.

Для государственного учета документов на электронных носителях все архивы используют традиционные учетные формы. В тоже время архивистами Нижнего Новгорода и Удмуртии разработаны специальные учетные формы (книги учета машиночитаемых документов, журнал учета электронных копий). Центральным архивом Нижегородской области разработана специальная база данных «Цифровые копии архивных документов», для хранения, учета и использования электронных копий архивных документов на бумажной основе. Ряд учетных форм для электронных документов ведется нижегородскими архивистами в электронном виде. В Республике Марий Эл и Пермском крае разработаны формы описей для документов на электронных носителях.

Архивисты Нижнего Новгорода, Казани, Уфы, Ижевска, Йошкар-Олы сталкивались с единичными случаями не воспроизведения информации с электронного носителя. Причины – механическое повреждение диска, скрытый производственный брак и деструкция органического красителя.

Что касается направления использования документов на электронных носителях, то в большей степени обществом востребованы цифровые копии на популярные документы на бумажной основе и фотодокументы, которые доступны исследователям в читальных залах, через специальные программные комплексы, на Интернет-сайтах и порталах архивных учреждений. В тоже время электронные аудио и видеозаписи практически не востребованы пользователями в читальных залах и обращения к таким источникам информации, за исключением  «специализированных архивов» нет. Вероятно, что такие документы в настоящее время более востребованы в Интернет-пространстве. Во всяком случае, пример использования записи интервью Ю. Гагарина для пермских радиослушателей, выложенной на Интернет-сайте Пермского государственного архива новейшей истории, привел к значительному увеличению количества посетителей и просмотров на этой странице.   Сами же архивисты активно используют электронные документы при подготовке презентаций, виртуальных выставок, наполнении Интернет-сайта, встреч с общественностью.

Вероятно, что в ближайшее время работа всех государственных учреждений полностью (или почти полностью) перейдет в сферу безбумажного документооборота. А это значит, что, в ближайшей перспективе, поток документов в электронном виде, поступающих на государственное хранение значительно возрастет. Самый большой вопрос в отношении управленческих документов постоянного срока хранения. Существует мнение, что такие документы должны попадать на государственное хранение вместе с системой, в которой они существуют и имеют юридическую силу, закрепленную электронной цифровой подписью. Для этого нужно придать этой системе некую универсальность, которая бы позволила архивировать электронные документы, записывать их массив на резервный внешний носитель (накопитель, сетевое хранилище, сервер) и главное, позволяла бы конвертировать информацию в новую современную программную среду. Решение этого вопроса уже кажется фантастикой, учитывая тот факт, что только пятнадцать лет назад архивисты начали использовать компьютеры. Трудности реализации этого вопроса лежат не в технологической, а в организационной (нормативной) плоскости.

Уже сегодня у нас есть возможность реально воздействовать на моделирование электронного будущего. Перевод государственных учреждений на безбумажный документооборот в полной мере коснется документов временного срока хранения. Следовательно, мы сможем технологически отработать процесс передачи массива электронной информации на хранение и создание для этого условий. Иными словами, у нас есть возможность «потренироваться» на документах временного срока хранения, составить об этих процессах свое «архивное» мнение и передать его разработчикам программного комплекса.

Для исследования этого вопроса «на перспективу» в анкете ними был предложен вопрос о подключении архива к Интегрированной системе электронного документооборота, используемой органами власти Вашего региона. Проанализировав ответы учреждений, мы получили следующую картину.

Регион Количество архивов/ компьютеров подключено Интегрированная система электронного документооборота
Нижегородская область переписка с ИОГВ через Комитет по делам архивов
Пермский край 3/6 Да
Республика Башкортостан 1/1 Да
Республика Татарстан переписка с ИОГВ через главное архивное управление
Республика Чувашия 1/1 переписка с Минфином республики
Саратовская область 1/11 Да
Удмуртская Республика 3/ 30 Да

Выходит, что самостоятельно архивы имеют опыт безбумажного документооборота в ИСЭД только в Удмуртии и Перми, в Саратове подключение госархива произошло только в апреле текущего года. Безусловным лидером по данному направлению является Удмуртия, где уже к ИСЭД в государственных архивных учреждениях подключено 30 пользователей и планируется в Центральном государственном архиве увеличить количество точек подключения с 12 до 20. Таким образом, удмуртские архивисты первыми будут работать в системе не только внешнего, но и внутреннего безбумажного взаимодействия.

II «НСА на электронных носителях»

Следующая часть исследования посвящена анализу состояния электронного или автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам. Развитие данного направления согласно резолюции семинара-совещания в рамках прошлогоднего Научно-методического совета является одним из приоритетных задач в работе государственных архивов Приволжского ФО.

Каждый архив представляет собой огромную информационную систему, которую можно, для понимания проблематики, сравнить с Интернетом, правда в его локальном виде или миниатюре. В повседневной жизни, используя поисковики браузера, мы находим огромное количество ссылок на интересующие нас вопросы. Это норма, так и должно быть, ведь в Интернете есть всё. В архиве тоже есть все согласно тому уровню информации, который туда поступает. И в этом локальном аспекте информации нужно ориентироваться и правильно определять направления поиска. Для решения этой непростой, но весьма актуальной задачи и необходим автоматизированный НСА, который позволит осуществлять оперативный и, что очень важно, эффективный поиск востребованной информации.

Общество, избалованное возможностями Интернета, ожидает от архивов, хотя бы малую часть подобных чудес. Посмотрим, что могут предложить архивы сегодня в ответ такому уровню ожиданий. Для начала определим наиболее востребованные темы, с которыми обращаются в архивы.  Проанализировав тематику запросов и обращений в читальных залах можно сделать вывод, общество обращается в архив для поиска:

Далее интерес распространяется на биографии выдающихся деятелей, историю административно-территориального деления и период Великой Отечественной войны. Это общий срез по всем регионам. Однако есть и свои региональные особенности. В частности, исследователи в читальном зале Центрального государственного архива Республики Мордовия много внимания уделяют проблематике развития местного сельского хозяйства, а в Пермском государственном архиве новейшей истории востребованы документы, отражающие историю повседневности. Данный интерес, возможно, вызван активной деятельностью определенной группы историков. С другой стороны, в Казани в связи с подготовкой Универсиады, вполне закономерно развился интерес к теме развития физкультуры и спорта.

Чем на этот интерес, могут ответить архивы? По каждой из обозначенных групп архивов составлены таблицы, в которых отражены количественные показатели и тематическая направленность существующих баз данных (Приложения 1, 2, 3). Следует отметить, что для анализа использовались только сведения по тематическим базам данных, в это число не включались служебные и учетные база такие как «Архивный фонд», «Местонахождение документов по личному составу» и производные от них.

Начнем со «специализированных архивов». К этой категории при анализе НСА добавлен Нижегородский  архив специальной документации. Как правило, тематические базы данных в этой категории архивов представлены фотокаталогами. Они есть в каждом специализированном архиве за исключением архива электронной и кинодокументации Чувашской Республики, где тематические базы не создавались. Следует отметить наличие каталогов по всем видам документов (фото, фоно и видео) в Самарском технотронном архиве. А в архиве специализированной документации имеется электронная картотека «Гражданское строительство», общим объемом 3147 карточек. Все из заявленных «специализированными архивами» базы данных пополняются и характеризуются как «для служебного пользования», поскольку доступны только для работников архива. Исключение составляют базы данных архива специальной документации Нижегородской области, где организован доступ исследователей в читальном зале.

Следующая группа «бывшие партархивы». Необходимо дать пояснения, каким образом определялась тематика той или иной базы данных. Например, к базам данных «для генеалогических исследований», здесь и далее были отнесены  картотеки, позволяющие найти сведения о конкретном человеке, его судьбе, факте применения репрессий, эвакуации, а так же электронные указатели по метрическим книгам, ревизским сказкам, похозяйственным книгам и т.п., книги Памяти. Наградные картотеки к такой тематике не относятся и выделены в отдельную категорию. Анализируя, представленные архивами сведения, хочется отметить большой массив электронной информации, созданный архивистами Татарстана, Удмуртии, Нижнего Новгорода и Перми, так же тематическое разнообразие баз данных в архивах последних трех регионов. В этих 4 субъектах создано 19 из 36 баз данных, которые содержат 934081 записей. Из всех 36 баз данных, 18 доступны для пользователей (50%), в том числе 14 (39%) через Интернет.

В группе «государственные архивы» информация представлена по всем 14 регионам. Общее количество баз данных – 139, массив занесенной в них информации почти 5 миллионов записей. В первую пятерку по количеству баз данных и объему занесенных в них карточек входят Самарская область, Республика Татарстан, Республика Башкортостан, Кировская область и Удмуртская Республика. Нижний Новгород немного отстал, но зато по количеству баз данных (19) опережает всех. По доступности такого массива. Всего пользователям без посредничества сотрудника архива доступна 61 база данных или почти 44%, в том числе через Интернет только 12 баз данных или 9%.

По результатам анализа представленных сведений, можно отметить ряд интересных фактов. Так, например, встречается высокий удельный процент карточек (записей) баз данных (алфавитных указателей) по награждениям. Так в удмуртском архиве доля карточек алфавитного указателя по награждению составляет почти 76% от общего количества карточек, в Чувашии – 75%, в Башкирии – 64%. Еще один любопытный факт. В Центральном государственном архиве Самарской области именной каталог репрессированных лиц по Самарской области в 1929-1935 гг. содержит 521865 записей, что составляет почти 67% от общего массива записей архива вместе с филиалом в Сызрани.

Проанализировав цифры из приведенных в приложении таблиц и названия, созданных во всех архивах Приволжского ФО баз данных можно сказать, что общий массив информации впечатляет: 183 тематические базы данных с общим количеством почти 6 миллионов записей. Это количество карточек, которые уже есть в электронном виде и их можно, при необходимости, конвертировать в новую программную оболочку, создать информационно-поисковую систему.

Анализ информации по всем группам архивов позволяет сделать следующие выводы. Большое количество баз данных создавалось более 10 лет назад в 1990-е начало 2000-х годов, если они и были модернизированы в последующие годы, то таких сведений не представлено. По анализу названий и типов баз данных можно судить, что достаточно часто встречаются алфавитные списки-указатели со ссылкой на поисковые данные, либо электронные указатели к описям, позволяющие оперативно найти метрическую книгу, ревизскую сказку или картографический документ. Такие указатели, наградные картотеки и именные каталоги не позволяют осуществлять многоаспектного поиска  информации, поскольку в своей структуре содержат ограниченное количество полей. Реально, для пользователя они не представляют большой ценности. Пятнадцать-десять лет назад – однозначно да. Для пользователей образца конца прошлого века это было большое подспорье в проведении самостоятельного поиска информации после штудирования путеводителей и описей. Сегодня пользователь другой и архивам его не изменить, а следует ориентироваться на заказ и потребности общества. Сегодня пользователю нужны информационно-поисковые системы, желательно с прикрепленными образами документов, которые могут послужить в качестве эффективного инструмента для осуществления самостоятельного поиска информации.

Изучив ближайшие перспективы работы архивных учреждений по направлению «электронные документы и НСА» можно констатировать, что большинство регионов уделяет серьезное внимание этой работе. Создание и наполнение автоматизированных информационно-поисковых систем с образами документов, реализация проектов «Электронный читальный зал», региональных программ «Электронный архив» и т.п. – все это способствует модернизации архивов и повышает степень доступности архивных документов для общества. И еще, на наш взгляд, принципиально развивать Интернет-сайты архивов. Данный информационный продукт функционально универсален, способен отражать всю деятельность архива и быть, без преувеличения, лицом учреждения в современном информационном пространстве. А самое главное, сайт «заставит» архив работать на информационное обеспечение потребностей общества, поскольку это информационное детище никогда не бывает «сытым».

Выводы. Данное исследование, безусловно, интересно, как опытный образец. Наверное, методика исследования нуждается в доработке, но опыт, как говорится, приходит со временем. К сожалению, для анализа не все регионы представили полный комплект анкет, поэтому некоторые параметры исследования их не учитывают. Однако в целом это не повлияло на общую картину по сути исследуемых вопросов. Поэтому предлагаю года через два-три провести аналогичное исследование, с разделением по направлениям и более детальным изучением  отдельных вопросов. В тоже время, мониторинг и анализ ситуации по развитию, например, автоматизированного НСА,  как и внимание к этому вопросу со стороны Научно-методического совета архивных учреждений округа будет способствовать развитию данного направления в регионах.

Приложение 1 Сведения о наличии, тематике и объеме баз данных по группе «государственных архивов» (документ MS Word, 55 Кб)

Приложение 2 Сведения о наличии, тематике и объеме баз данных по группе «бывших партийных архивов» (документ MS Word, 39 Кб)

Приложение 3 Сведения о наличии, тематике и объеме баз данных по группе «специализированных архивов» (документ MS Word, 33 Кб)