Некоторые формы использования документов
общественных организаций
Одна из главных задач архива - это использование документов. Эффективность работы архивистов оценивается результатами использования документов, хранящихся в архиве.
Работа по использованию документов, прежде всего, направлена на обеспечение общественных потребностей необходимой информацией, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Основными формами использования документов являются:
- Информирование учреждений и исполнение их запросов;
- Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива;
- Исполнение запросов социально-правового характера;
- Предоставление документов для работы в читальном зале архива.
1. Информирование учреждений о документах госархива осуществляется путем составления и направления им следующих информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора, архивной справки, а также путем выдачи архивных копий и архивных выписок, и выдачи дел во временное пользование. Информирование учреждений проводится как по инициативе архива (например, в связи с приближающимися юбилеями учреждений), так и по запросам учреждений.
Архивные справки, копии и выписки из документов выдаются на основании запросов учреждений, организаций предприятий по вопросам, соответствующим их деятельности; гражданам – на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.
Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению). Сведения не относящиеся к запросу, в справку не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в текст справки после изложения каждого факта или события.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фото-, ксерокопированием, сканированием или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом.
Архивная выписка – дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
Архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом.
Выдача дел во временное пользование – дела во временное пользование выдаются только по запросам учреждений (орг.,пред.), в соответствии с профилем их деятельности в установленном правилами порядке. Оформляется специальный акт на передачу во временное пользование, где оговариваются сроки возвращения и все остальные особенности.
Документы фондов личного происхождения м.б. выданы во врем. пол. только лицам, передавшим их на гос. хранение.
Как Вы уже поняли, запросы м.б. как от учреждений, так и от граждан. Запросы делятся на тематические и социально-правовые.
Тематические поступают в основном от организаций и бывают самые разнообразные: от установления даты образования их орг., ФИО директора до награждений и переименований поселков, городов и т.д.
Социально-правовые поступают в основном от граждан, в которых они просят подтвердить стаж работы, зарплату за такие-то годы, награждение каким–либо знаком, в частности «Победитель соц. соревнования», и т.д. При выполнении с-пр. запросов выдаются архивные справки, копии или выписки.
На формах работы по информационному обеспечению, хотелось бы остановиться подробнее, потому, что документы этого направления используются в основном для исполнения тематических и социально-правовых запросов. Запросы могут поступать как от учреждений, так и от граждан.
Тематические - поступают в основном от организаций и бывают самые разнообразные по содержанию: от установления даты образования их организации, ФИО директора до награждений и переименований поселков, городов и т.д.
Социально-правовые – это запросы, которые должны защитить права и законные интересы граждан. Поступают они в основном от граждан, причем самой социально-незащищенной группы, пенсионеров. В своих запросах они просят подтвердить стаж работы, зарплату за такие-то годы, награждение их знаками Всесоюзного значения, в частности «Победитель соц. соревнования», и т.д., подтверждение которого дает им определенные материальные выгоды. Поэтому бухгалтерам ваших организаций, работникам, отвечающим за оформление приказов, важно, помнить, что за каждым документом стоят люди, их судьбы. Главная задача не только сохранить документы, но и правильно их написать, оформить. Документы должны быть юридически достоверны.
Выполняя же запросы, мы наталкиваемся на массу сложностей в связи с неряшливым, безответственным оформлением документов.
Следует особо остановиться на документах по начислению и выплате заработной платы. Абсолютно недопустимо, когда в карточках лицевых счетов, ведомостях по начислению и выплате заработной платы имеют место сплошные исправления, подчистки, непонятные итоги без надлежащих в этих случаях оговорок, заверенных подписью бухгалтера «Исправленному верить». Кроме того, когда нам приходиться обращаться за уточнением к лицевым счетам или ведомостях, то наблюдается, что записи в них не идентичны, что еще более затрудняет нашу работу.
В ведомостях могут отсутствовать отдельные листы с отпускными, больничными и если человек не получил по общей ведомости, то восстановить это уже невозможно.
Также в этих документах часто не указывают год, месяц и приходится устанавливать по косвенным данным, что недопустимо.
Обычно, граждане просят зарплату за 5 лет подряд, утерянные документы за какой-то год, прерывают целостность и эта справка уже непригодна. Такие потери особенно характерны для обкомом профсоюзов. Либо бывают случаи, что они передают их не по принадлежности или подшивают не к тем документам, что затрудняет их поиск, и чаще всего находятся они случайно.
Кроме того, из документов по личному составу к нам часто не поступают книги распоряжений, на основании, которых мы тоже выписываем справки.
Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу заявителя. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.
Архив вправе не принимать неправильно оформленные документы, т.к. мы несем ответственность за выданную архивную справку, и нас проверяют органы пенсионного обеспечения, на основании каких документов мы ее выдали.
2. Формы культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы: организация выставок документов, подготовка тематических подборок, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация и проведение научно-практических конференций, презентаций, встреч с общественностью, экскурсий, лекций, подготовка документальных публикаций (сборников документов по определенной теме).
Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны или региона, отдельных деятелей, а также в целях информирования о составе и содержании документов архива. Чтобы знать эти даты и события, в отделе составляются календари памятных дат.
Выставка документов – это художественно оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для демонстрации.
Подготовка выставки включает: изучение лит-ры по теме, составление ТЭП выставки, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки. Экспонируются копии. М. Б. и оригиналы на очень короткий срок и для этого должен соблюдаться особый охранный режим и все правила обеспечения сохранности.
По материалам выставок подготавливаются и проводятся экскурсии, в таком случае они будут тематическими. Если они проводятся по архиву, когда рассказывается об основных направлениях его деятельности, тогда она будет обзорная.
Тематические подборки – предназначаются для оформления стендов для выставки и для использования в качестве наглядных пособий, это м.б. комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, диапозитивы. Т.п. размножаются для пользования. Порядок подготовки т.п. аналогичен порядку подготовки выставок. Т. п. копий документов включает: титульный лист, на котором указываются название архивного учреждения, подготовившего подборку, название темы и год подготовки; копии документов, фотографии и вспомогательные материалы; перечень документов включенных в подборку.
Использование документов архива происходит через СМИ, для этого сотрудниками на основе архивных документов подготавливаются статьи, очерки по документам, информационные письма, пресс-релизы о предстоящих мероприятиях в архиве. По предварительной договоренности с радио, телекомпанией или совместно с ними готовятся телесюжеты или радиопередачи на определенные темы, даются интервью.
Проводятся лекции со школьниками, студентами. Встречи с общественностью, темы заранее определяются.
Использование документов осуществляется также через подготовку документальных публикаций. При подготовке д.п. вначале определяется тема, которая зависит от ее значимости. Затем определяется тип публикации: научный, научно-популярный или учебный, вид – это м. б. учебник, хрестоматия, тематический сборник документов, справочник и т.д., форма – от вида носителя (книжная, альбомная, газетная, фото, видео- , электронная и т.д.). После определяется рабочая группа, составляется план-проспект, производится отбор документов и формируется макет публикации.
И последняя форма этого направления в использовании документов – это работа с исследователями в читальном зале архива. К работе в чит. зале допускаются все желающие, кто принес письмо-отношение от организации или по личному заявлению гражданина. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется, весь имеющийся научно-справочный аппарат в архиве и организуются консультации. При пользовании документами имеют право сделать себе копию за определенную плату.
Формы культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы следующие: организация выставок документов, подготовка тематических подборок, материалов для использования средствами массовой информации, т.е. написание статей, подготовка теле- и радиопередач, организация и проведение научно-практических конференций, презентаций, встреч с общественностью, экскурсий, лекций, подготовка документальных публикаций (сборников документов по определенной теме, календарей памятных дат). Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны или региона, учреждений, предприятий, отдельных деятелей, а также в целях информирования о составе и содержании документов архива.
Так, марте этого года в архиве состоялась презентация документов Пермского отделения Российского фонда Мира. По документам фонда изданы «Книги Памяти», которые используются в пропагандистских целях и в частности для выполнения запросов.
Документы различных партий и движений, профсоюзов были использованы при подготовках к выставкам, н-р: «История Прикамья ХХ века», «История делопроизводства», «60 лет образования Пермской области» и т.д.
Еще одна из форм работы - работа с документами исследователей, ученых и преподавателей, которые используют документы для разработки научных тем, написания книг, в частности по истории края, страны.
По документам, поступившим в архив от организаций – источников-комплектования, изучается история, общественно-политическая ситуация. Нигде таких документов нет и не будет. А для будущих поколений интересно все: «вопросы, рассматриваемые на заседаниях коллегиальных и совещательных органов профсоюзных организаций, общественно-политических партий и движений, и акции, проводимые профсоюзами, и фамилии участников этих событий и т.д.»
Поэтому, хотелось бы видеть документы, поступающие к нам в архив полные, информационно насыщенные.