Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

Комитет по делам архивов Пермской области

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ОБЩЕСТВЕННО-ПОЛИТИЧЕСКИЙ АРХИВ
ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
(ГОПАПО)

 

ПРОТОКОЛ
заседания дирекции

 

31.07.2002 №

Заместитель председателя –  Мальцева Г.П.

Секретарь – Балашова М.В.

Присутствовали члены дирекции: Безденежных Т.В., Демиденко Т.И., Лазарева С.Л., Шуваева И.А., Южакова Е.А.

Приглашенные: Абрамова А.Ю., Балашова М.В., Маркелова О.А., Плотников С.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1 Создание фотокаталога. Результаты и перспективы.

Докладчик: Южакова Е.А.

1 СЛУШАЛИ:

Южакову Е.А., начальника отдела НСА, ААТ и ИПС. Текст доклада прилагается. Приложение 1.

Плотникова С.А., главного специалиста отдела НСА, ААТ и ИПС, который продемонстрировал технические возможности компьютерной программы фотокаталога.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ:

Абрамова А.Ю., - компьютерная программа предполагает выведение описей?

Плотников С.А., - нет, но программу мы только изучаем, апробируем.

Безденежных Т.В.,- программа ГАПО по фотокаталогу позволяет готовить описи? Планируется ли включение в фотокаталог фотографий из личных фондов? То есть компьютерная программа объединит две существующие в архиве картотеки?

Южакова Е.А., - да, будут включены все фотографии и программа объединит учетно-тематическую картотеку фотоколлекции и фотокаталог (систематический и именной).

Демиденко Т.И., -  форма учетно-тематической карточки отличается от формы карточки фотокаталога?

Южакова Е.А., - отличие двух существующих картотек в принципах их систематизации.

Абрамова А.Ю., - в связи с введением компьютерной программы фотокаталога нужно ли сейчас специалистам отдела комплектования заполнять карточки на описываемые ими фотографии?

Вопрос остался без ответа.

Безденежных Т.В., - программа предполагает распечатку карточек?

Плотников С.А., - да.

Южакова Е.А., - карточки будут распечатываться и храниться на бумажной основе. Мы планируем провести сканирование фотографий, но не всех и не сразу, так как фотографии забирают большой объем памяти машины, и нужно будет расширять сервер.

Демиденко Т.И.,- может быть при введении баз данных в программу фотокаталога начать с конца, с последних описанных фотографий и не заполнять на них карточки?

Безденежных Т.В., - Вы не анализировали какая программа фотокаталога лучше – ГАПО или Удмуртская? В чем их отличие?

Плотников С.А., - Вторая программа предполагает ведение в автоматическом режиме формы отчетов по введению баз данных по каждой описи. Программа ГАПО написана с использованием устаревшего программного продукта и на наших, более современных машинах, она зависает.

ВЫСТУПИЛИ:

Мальцева Г.П., - зам. директора по основной деятельности.

Представленная программа фотокаталога интересна и высказанные Еленой Анатольевной предложения очень заманчивы. Но смущает наше желание браться одновременно за  выполнение нескольких больших, трудоемких и высокозатратных дел и проблем. И в итоге получается то, что обычно у нас получается. Мы не завершили, а только приступили к переработке фонда №1 Пермского горкома КПСС, планируем издание сборника документов по лидерам Прикамья, кроме этого в отделе НСА есть электронный каталог, состоящий из трех подпрограмм, базы данных которых надо создавать. Закономерен вопрос о том,  кто будет заниматься введением баз данных в компьютерную программу фотокаталога? Хотя я понимаю, что эта работа необходима и наша беда в том, что многие направления деятельности архива находятся у нас в таком состоянии.

Южакова Е.А., - если мы снова отложим эту работу на неопределенное время, то программный продукт устареет, и пользоваться программой будет сложно. Если ничего не изменится в штатном расписании архива, то введением баз данных будет заниматься ведущий специалист отдела по компьютерным технологиям или можно предложить введение баз данных тем, кто занимается описанием фотодокументов.

Демиденко Т.И., - если базу данных будут вести все, совмещая этот вид работы с описанием, то нам не избежать массы ошибок, неточностей.

Мальцева Г.П., - если работу с программой фотокаталог мы будем планировать на 2003 год, то нужно провести определенную подготовительную работу уже сейчас, уточнить нужна ли предварительная работа с карточками для подготовки их к вводу в базу данных, провести хронометраж бюджета рабочего времени, определиться с основными показателями, исполнителями и т.д. Все проблемы предстоит решить до начала планирования работы на 2003 год.

Маркелова О.А., - я поддерживаю Елену Анатольевну в том, что введением в базу данных должны заниматься специалисты, описывающие фотодокументы.

РЕШИЛИ:

1 Информацию начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Южаковой Е.А. и главного специалиста этого отдела Плотникова С.А. принять к сведению.

2 Провести апробацию программы «Фотокаталог».
III – IY кв. 2002г. с переходом на 2003 г.

Южакова Е.А.
Плотников С.А.

4 Определить норму времени на проведение работы по созданию баз данных программы «Фотокаталог».
октябрь 2002 г.

Южакова Е.А. 

3 Приступить к созданию баз данных программы «Фотокаталог».
с 2003 г.

Южакова Е.А.
Плотников С.А.

4 Контроль за выполнением решения возложить на Мальцеву Г.П., заместителя директора архива по основной деятельности.   

Заместитель председателя
Г.П. Мальцева

Секретарь
М.В. Балашова