Из практики создания автоматизированного НСА к документам ГОПАПО
Среди основных задач архива — обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящихся в архиве. Основу формирования архивного информационного пространства составляет чётко структурированная, построенная на стандартизированном описании документной информации, система научно-справочного аппарата (НСА). Развитие системы НСА на основе автоматизированных технологий представляется первостепенной задачей.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных (БД), в т.ч. содержащих электронные копии документов, позволяет расширить доступ к архивной информации; получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, что, в свою очередь, позволяет решить проблему восстановления угасающего текста, обеспечить возможность многократной выдачи и многократного копирования документов без обращения к подлинникам; позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями.
Отдел НСА, ААТ и ИПС, как самостоятельное структурное подразделение начал функционировать с 30 июня 2001 г., до этого момента были сектор НСА и сектор ААТ и ИПС (создан в 1996 г.). Компьютеризация архива началась в 1995 году, когда Комитетом по делам архивов был приобретён для архива первый компьютер. В настоящее время компьютерный парк архива насчитывает 30 машин, 21 машина объединена в локальную сеть, что позволяет активно использовать базы данных программных комплексов. В ближайших планах архива — расширение локальной сети, установка более мощного сервера.
Всего в архиве имеется 15 программ, которые разработаны специалистами как нашего архива, так и любезно предоставленные коллегами из других архивных учреждений. Вот некоторые из них: «Архивный фонд», «Лидеры Прикамья», «Картотека репрессированных», «Учёт и контроль исполнения социально-правовых запросов», «Картотека знаменательных дат», «Библиотека», «Фонд печатных изданий (СИФ)», «Учреждения-источники комплектования», «Планово-отчётная документация», «Корреспонденция», «Кадры», «Картотека НСА» и др.
К сожалению, не все программы активно пополняются данными, используются и применяются на практике. Главная причина в том, что не хватает рабочего времени, специалистов во всех структурных подразделениях архива.
Приоритетной задачей в настоящее время является заполнение БД программного комплекса «Архивный Фонд» и имеющихся тематических баз данных, которые являются универсальным справочным средством, позволяют многократно, в различных аспектах использовать введённую информацию.
В течение нескольких лет шла работа по созданию основного информационного массива фондов и описей программы «Архивный фонд», рекомендованной к внедрению Росархивом. В 2002 году была проведена корректировка номеров и названий фондов, крайних дат документов, что позволило в автоматизированном режиме выводить списки фондов архива, описей, реестров, номерников и т.д. Были введены исторические справки и аннотации к фондам, в т.ч. в виде отсылок к ним.
Для автоматизации работы с программой «Архивный фонд» заместителем начальника отдела НСА, ААТ и ИПС С.А. Плотниковым была разработана программа «АвтоАФ», в которой предусмотрены функции, изначально отсутствующие в «Архивном фонде»:
автоматизация ввода описей;
автоматизация выявления незаполненных, неверно заполненных полей, разделов программы для правильного расчёта паспорта;
автоматическое заполнение всех разделов для объединённых архивных фондов (ОАФ);
поиск распространённых опечаток в текстовых полях;
резервное копирование;
получение статистических данных;
возможность публикации в Интернете полной версии Путеводителя по фондам архива;
составление различных отчётов с возможностью редактирования и др.
Программа «АвтоАФ» успешно апробирована, активно используется, постоянно совершенствуется. В ближайшее время планируется сделать автоматическое заполнение раздела «Топография», вывод паспорта архива с возможностью редактирования.
Для наиболее эффективного и оперативного поиска необходимой информации в 2003 г. специалист отдела НСА впервые приступил к переносу описательных статей из описей в формате Word в раздел «ДЕЛО». Описи, составленные в своё время на печатной машинке, сканируются, заголовки редактируются, отредактированный материал переводится в «Word». Затем, с помощью программы «АвтоАФ» автоматически конвертируются в ПК «Архивный фонд». На данный момент введено 5 678 заголовков. В архиве более 10 тысяч описей, и большая часть из них составлена без применения ПЭВМ, поэтому работы в этом направлении не на один год. Сегодня все описи поступают в отдел НСА в электронном варианте, что позволяет не прибегать к дополнительному виду работы-сканированию. Параллельно проводится работа по корректировке данных «Состояние НСА» на уровне фонда и описи.
После завершения комплекса работ по проверке наличия и состояния фондов главный специалист отдела обеспечения сохранности вводит информацию по физическому и техническому состоянию дел; всю информацию по учёту — главный хранитель фондов. В случае, когда требуется получить списки фондов или описей, выделенных по какому-либо признаку и не предусмотренные самой программой или «АвтоАФ» готовятся небольшие программы, позволяющие непосредственно подключаться к БД «Архивный Фонд» и производить подсчёты.
С помощью программного комплекса «Архивный фонд» был сформирован Путеводитель по фондам архива, опубликованный в 2001 году.
Ёмкость баз данных ПК «Архивный фонд» составляет 17 Мб.
Автоматизированный НСА реализует все функции традиционного НСА архива и представляет по сравнению с традиционным более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, архивной информации. Понятно, что автоматизированный каталог удобнее и компактнее, чем карточный.
Электронный именной каталог нашего архива «Картотека НСА» состоит из четырёх наиболее востребованных картотек, используемых при исполнении социально-правовых и тематических запросов: «Номенклатурные кадры парткомов КПСС», «Коммунисты, эвакуированные в Молотовскую область в годы Великой Отечественной войны», «Коммунисты, демобилизованные в Молотовскую область в годы Великой Отечественной войны», «Первичные партийные организации». Предполагается включить в формирующуюся БД порядка 40 000 карточек, что позволит улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно исполнять запросы.
С помощью автоматизированного научно-справочного аппарата, информационно-поисковых систем могут формироваться тексты справочников, сборников документов.
На основе программного комплекса «Картотека репрессированных» подготовлена (выведена, оформлена автоматически в Word с минимальными правками вручную) и издаётся, совместно с Пермским областным отделением Международного историко-просветительского, правозащитного и благотворительного общества «Мемориал», многотомная Книга Памяти жертв политических репрессий Пермской области. Данная БД (ёмкость 12,9 Мб, количество записей 28 990) по сути, является электронным именным каталогом на всех лиц Пермской области, проходившим по архивно-следственным делам.
В последнее десятилетие одной из актуальных проблем современной историографии стала проблема состояния партийно-советской номенклатуры, появилась необходимость расширения информационной базы по вопросам региональной политической элиты.
Так в 2002 году было принято решение подготовить и издать справочник биографического характера «Лидеры Прикамья». Была разработана и протестирована программа с рабочим названием «Личные дела коммунистов», которая состоит из семи разделов и содержит наиболее важную информацию о жизненном пути лидеров области: основные биографические сведения, образование, работа, выборные органы, съезды, награды, фото. Членами рабочей группы подготовлена и сформирована БД (примерно 1400 персоналий) на первых секретарей партийных комитетов КПСС и председателей исполкомов Советов народных депутатов областного, окружного, городского и районного уровней с 1938 по 2002 гг. Сейчас проводится редактирование, сверка информации с БД.
Данная программа позволит вывести макет издания и вести поиск по многим параметрам: фамилии, географическим названиям, должности, национальности и др. Сформированная база данных о государственных и партийных руководителях Пермской области имеет возможность постоянного пополнения. Принципы построения этой БД могут быть использованы и при анализе других общественных структур.
Перспективы развития и совершенствования научно-справочного аппарата тесно связаны с активным и разнообразным использованием информационных технологий. Их последовательное применение позволяет улучшить состояние НСА, сделать его более гибким, точным и удобным в использовании.
С созданием собственного Интернет-сайта появилась возможность более широкого ознакомления исследователей с научно-справочным аппаратом архива.