Из истории документирования деятельности акционерных обществ Прикамья (на примере акционерного общества «Любимов, Сольвэ и Ко»)
Реформирование российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. Общества, возникшие на Урале, имели свои особенности, связанные с существованием горнозаводских округов. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.
В рамках исследования «Документирование деятельности акционерных обществ Прикамья» особый интерес для изучения дореволюционного делопроизводства в акционерных обществах представляют фонды Государственного архива Пермской области, а именно фонд 691, опись 1, в котором собраны документы акционерного общества «Любимов, Сольвэ и Ко», возникшего в 1883 г. в местечке Березники Пермской губернии.
Инициатором строительства русско-французского завода был пермский купец Любимов. В 60-х гг. XIX века он взял в аренду Дедюхинский солеваренный завод, а в 1873 году заново организовал солеваренный промысел, к северу от которого было выбрано место для строительства первого содового завода.
На Березниковском содовом заводе господствовал строгий режим секретности, связанный с использованием нового для того времени аммиачного метода получения соды. На заводе никогда не делали общих чертежей на аппаратуру и машины содового производства. Высокими оплатами и премиями старались удержать руководящий персонал.
Завод был национализирован по декрету ВСНХ от 28 сентября 1918 года.
Анализ фондов позволил определить основные виды документов акционерных обществ XIX века, правила их составления, оформления и хранения.
Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.
Наряду с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах (8).
Для нормативно-правовой регламентации деятельности ведущих сотрудников разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа (8).
В XIX веке широкое распространение получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных обществ были характерны следующие виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением (7). Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос (9).
Документ, информировавший об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества (9).
Территориальная разобщенность Правления (находившегося в Москве) и производственных цехов приводила к необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна - по 60 копеек (11).
Широкое распространение в акционерных компаниях получил документ, в котором излагалась просьба - прошение. Прошение составлялось на имя руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек (6).
Появление телеграфа привело к распространению такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки. Одновременно с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы (2). Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание (3).
Особую роль в функционировании акционерных обществ составляла переписка. Исходящая корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора (1).
Начало коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо: «Скрестившись с письмом нашим», «Согласно приказу Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».
Развитие производственных сил и деловых связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании материальных ресурсов. Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации, представленной в фонде, позволил выделить 3 основные группы документов: исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.); документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование); документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.)
Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки (5).
В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления и увольнения. В графе «виды на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании - семейное положение (4).
Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведении о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника (10).
Анализ фондов позволил сделать следующие выводы:
1. Представленные в фонде документы можно подразделить на три основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы, которые свидетельствуют о высокой деловой активности исследуемой акционерной компании.
2. В конце XIX века в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.
3. Результаты исследования могут быть использованы в качестве материала для научных работ по истории делопроизводства в Прикамье.
Список использованных источников
1. ГАПО. Входящие деловые письма и телеграммы правления общества «Любимов, Сольвэ и К». Ф.691. Оп.1. Д.101. Л.2.
2. ГАПО. Входящие деловые письма и телеграммы правления общества «Любимов, Сольвэ и К». Ф.691. Оп.1. Д.101. Л.346.
3. ГАПО. Входящие и исходящие телеграммы завода. Ф.691. Оп.1. Д.739. Л.3.
4. ГАПО. Книга именного списка рабочих. Ф.691. Оп.1. Д.342. Л.13.
5. ГАПО. Личные листки по учету рабочих завода. Ф.691. Оп.1. Д.542. Л.12.
6. ГАПО. Прошения рабочих завода об оказании денежной помощи. Ф.691. Оп.1. Д.139. Л.3.
7. ГАПО. Прошения рабочих завода об оказании денежной помощи. Ф.691. Оп.1. Д.139. Л.34.
8. ГАПО. Сведения, справки, служебные записки, акты о техническом оснащении завода. Ф.691. Оп.1. Д.740. Л.16.
9. ГАПО. Сведения, справки, служебные записки, акты о техническом оснащении завода. Ф.691. Оп.1. Д.740. Л.15.
10. ГАПО. Трудовые соглашения управляющего заводом с подрядчиками на выполнение заказов для нужд завода. Ф.691. Оп.1. Д.42. Л.31.
11. ГАПО. Трудовые соглашения управляющего заводом с подрядчиками на выполнение заказов для нужд завода. Ф.691. Оп.1. Д.42. Л.60.