Использование архивных фондов Прикамья в процессе подготовки специалистов-документоведов
Выпускники вузов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», получая квалификацию «Документовед», имеют всестороннее представление о документе как источнике информации. Более глубокие знания они приобретают о документах, используемых в сфере управления. С этой целью студентам читается курс «Документоведение», в рамках которого изучаются теоретические, исторические и организационно-технологические аспекты формирования и функционирования управленческих документов.
Документоведение является одной из дисциплин, где студенты-первокурсники впервые получают сведения об архивном документе, его роли, функциях, видовой и содержательной классификации. Эти теоретические представления подкрепляются на практических занятиях при изучении одного из разделов курса «Формуляр служебного документа XV - XX вв.». Усвоить темы данного раздела без использования архивных источников невозможно. Именно этот материал способствует формированию у студентов представления о видовом разнообразии управленческих документов разных исторических эпох и особенностях их документирования.
Для детального и наглядного изучения содержательных аспектов раздела на практических занятиях для студентов подготовлен учебно-методический комплекс, состоящий из коллекции управленческих документов каждой исторической эпохи. Своеобразие этого комплекса состоит в том, что в пределах определённого исторического периода, соответствующего этапам развития приказного, коллежского, министерского, а затем советского государственного делопроизводства, представлены основные виды и разновидности документов, хранящихся в разных фондах государственного архива Пермской области (ГОУ ГАПО).
Так, при изучении темы «Формуляр документа XVI - XVII веков» студенты вначале используют «Краткий словарь видов и разновидностей документов» (М., 1974). Они выписывают названия и определения тех видов документов, которые были характерны для приказного делопроизводства. Затем им предлагаются для анализа копии конкретных документов из учебного комплекса. Среди них грамота царя Алексея Михайловича Верхнетурскому стольнику Н.Я. Колтовскому и подъячему В. Богданову, наказная память Соликамской съезжей избы от царя Алексея Михайловича, кабала Нефеда Семенова из Соликамского уезда, отписи верхнетурских ямских охотников, челобитные на имя царя и др. Каждый документ анализируется по определённой схеме, включающей данные о его виде, авторе, адресате, дате, составе удостоверения и отметках. Изучение предложенных копий позволяет студентам графически вычертить формуляр служебного документа с указанием основных реквизитов.
Тексты рукописных документов XVIII - XIX веков уже читаются, смысл их понятен, поэтому при изучении и анализе формуляров документов последующих эпох студенты устанавливают характерную для каждого вида управленческого документа структуру текста и устойчивые словосочетания. Это позволяет им выделить вводную, основную и заключительную части текста.
Служебные документы XVIII века представлены копиями указов Екатерины Второй, докладов императрице генерал-губернатора пермского наместничества Е.П. Кашкина. Студенты знакомятся также с такими видами документов, как предложение, конфирмация, промемория, инструкция, ордер, рапорт и др. Из документов XIX - начала XX вв., находящихся в фондах ГАПО, в учебном комплексе имеются копии манифеста Александра III, указы Правительствующего Сената и Синода, Пермской духовной консистории, циркуляры департаментов и пермских губернаторов, отношения, уведомления, прошения, ходатайства и др. документы.
Управленческая документация советского периода представлена копиями декретов СНК, приказов Совета Первой трудовой армии, мандатов, докладных и служебных записок, решений, обращений, заявлений, извещений, выписок из протоколов. Документы послевоенного периода отражают деятельность законодательных и исполнительных органов власти. Среди них Указы Президиума Верховного Совета СССР и РСФСР, постановления и распоряжения СМ СССР, приказы государственных комитетов, письма министров, решения Президиума Пермского городского Совета народных депутатов, выписки из протоколов заседаний комиссий и т.д.
Коллекция документов, подготовленная по материалам дел различных фондов ГАПО за период с середины XVII до конца XX веков, позволяет студентам изучить становление и развитие основных разновидностей организационно-правовых, распорядительных, информационно-справочных документов, составные части формуляров этих документов, порядок оформления основных реквизитов.
Самостоятельная работа с комплексом архивных копий документов способствует приобретению навыков анализа отдельных видов документов и с точки зрения сферы их использования, содержания, особенностей стиля изложения и графики русского письма. Получить наглядное представление об эволюции русского письма и специфике таких почерков, как устав, полуустав, вязь, скоропись, гражданское письмо можно лишь обратившись к конкретным документам, хранящимся в архивных фондах.
Архивные источники, представленные в коллекции для изучения курса «Документоведение», дают также возможность познакомить студентов с особенностями гербовой бумаги XVIII века, бланковыми надписями на документах различных учреждений Пермской губернии XIX - начала XX веков, а также управленческих документов советской эпохи. С особым интересом изучают студенты способы удостоверения документов разных эпох.
Важным с позиции истории является ознакомление студенческой молодёжи с проблемами, которые находили освещение в документах государственных учреждений, представителей власти и простых людей, обращавшихся в органы управления для решения своих вопросов.
Таким образом, в процессе изучения базового общепрофессионального курса, каким является «Документоведение», студенты получают не только теоретические и исторические знания об управленческом документе, но и навыки анализа архивных источников. Позднее эти знания углубляются и реализуются в научно-исследовательской работе отдельной группы студентов по изучению проблем документационного обеспечения деятельности учреждений Прикамья в дореволюционный и советский периоды. Данная проблематика становится возможной для исследования после изучения курса «История и организация ДОУ в России».
На основании материалов путеводителя по фондам ГАПО были определены направления, имеющие значимость для изучения истории и современного состояния развития Пермского края. В качестве курсовых, а затем и дипломных работ взяты темы, посвящённые документированию деятельности пермских губернаторов, предпринимателей и меценатов, учреждений культуры, здравоохранения, образования, а также церковных учреждений дореволюционного Прикамья.
Студенты с позиции документоведов знакомились с соответствующими делами, описями, осуществляли отбор документов, классифицировали их по видам, хронологии, авторам, адресатам, географическим и другим признакам, выявляли особенности составления и оформления каждой группы документов. Полученные исходные данные обобщались и анализировались. В работе использовались количественные методы, метод сравнительного анализа, изучение документации и др. Помимо вопросов документирования исследовались отдельные технологические процессы работы с документами. Среди них проблемы регистрации документов и контроля за их исполнением, определения ценности документов и экспертизы ценности в разные периоды организации делопроизводства.
Заинтересованность студентов в написании курсовых и подготовке дипломных работ по аналогичным темам позволила организовать научно-исследовательскую группу студентов, углублённо изучающих вопросы истории документационного обеспечения деятельности учреждений Прикамья.
Итоги студенческих изысканий докладывались на вузовской конференции «Региональная культура: традиции и современность» и межрегиональной интернет-конференции «Архивы в региональном информационном пространстве», посвящённой 85-летию архивной службы Прикамья и 65-летию государственного общественно-политического архива Пермской области (ГОПАПО).
Сеть архивных учреждений Прикамья представлена двумя государственными областными архивами, одним муниципальным архивом, двумя муниципальными центрами хранения документов по личному составу и 40 архивными отделами органов местного самоуправления. По данным комитета по делам архивов в архивах области хранится 3,1 млн. дел. Самыми крупными являются: ГОУ «Государственный архив Пермской области» (1905 фондов и коллекций - 656 133 ед. хр.), ГОУ «Государственный общественно-политический архив Пермской области» (4644 фонда, объёмом 961 924 ед. хр.), Архивный отдел Администрации города Перми - центр хранения документов по личному составу (98 тысяч единиц хранения от 957 ликвидированных предприятий и организаций всех отраслей хозяйства).
Выпускники факультета документально-информационных коммуникаций ПГИИК, которым присвоена квалификация документоведа, через курс «Архивоведение» имеют представление о системе архивных учреждений страны и региона, направлениях их деятельности, научно-справочном аппарате и возможностях использования архивных фондов. В рамках учебного процесса проводятся экскурсии в областные, городские и ведомственные архивы, а на старших курсах, по желанию студентов, организуется производственная практика в крупнейших государственных и ведомственных архивах города.
Подводя итог сказанному, следует отметить, что ознакомление с сетью архивных учреждений Прикамья и использование архивных фондов в профессиональной подготовке документоведов осуществляется через различные формы учебного процесса. Среди них ведущее место занимают лекционные курсы «Документоведение», «Архивоведение», «Организация и технология ДОУ»; экскурсии и производственная практика в архивных учреждениях; учебно-исследовательская и научно-исследовательская работа студентов.
Документоведение как научная дисциплина неразрывно связана с архивоведением. Эти связи просматриваются прежде всего на уровне объекта изучения. В качестве объекта выступает документ, который сначала выполняет оперативную роль, обеспечивая реализацию управленческих и других функций. Впоследствии определенная часть документов, признанных ценными, обретает ретроспективную функцию, и в силу их значимости для общества продолжает оставаться социальной памятью определённого народа, исторического периода и региона.
Обеспечивая комплектование и сохранность документов, предоставляя их пользователям, архивные службы содействуют исследовательской работе, вводя в научный оборот неизвестные или малоизвестные исторические документы. В свою очередь, работа с архивными источниками положительно отражается на самом образовательном процессе, так как пробуждает интерес у молодёжи к истории своего края и народам, проживающим на его территории.
Направления, обозначенные в работе кафедры документоведения ПГИИК по использованию архивных фондов Прикамья, представляются перспективными с точки зрения взаимодействия с архивными службами региона и совершенствования учебного процесса. Продолжается расширение связей факультета с отдельными архивами города и области. Установлены контакты с руководством ГОПАПО по выбору тематики студенческих исследований, заключены договоры на прохождение практики и взаимной помощи архивам и вузу.
В процессе работы возникают и определённые трудности. Например, при проведении научно-исследовательской работы студенты испытывают затруднения в работе с предисловиями к описям дел, поскольку многие из них составляются формально. Быстро устаревают путеводители по фондам, поэтому необходимы их переиздания. Преподавателям кафедры следует согласовывать проблематику студенческих НИР с архивистами и историками, консультироваться с ними, чтобы исследуемые темы, помимо документоведческих аспектов, отражали бы взаимосвязи и с другими научными дисциплинами. Решение всех этих проблем возможно в условиях тесного творческого сотрудничества вузовских преподавателей и специалистов архивного дела.