Архивный фонд профессионального лицея № 3: проблемы формирования и использования
Профессиональному лицею № 3 в этом году исполняется 83 года. Архивный фонд лицея составляют, прежде всего, следующие документы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу учащихся и педагогических работников, личные дела учащихся и сотрудников. Самые ранние документы датированы 5 марта 1941 года. К сожалению, за период с 1921 по 1940 годы документы не сохранились. В образовательном учреждении нет должностного лица, в обязанности которого входит постоянная работа в архиве лицея. Функции по справочной работе с архивными документами осуществляет секретарь учебной части. Текущая работа по анализу состава документов архива, по вопросам сохранности документов архива осуществляется с помощью учащихся старших курсов.
В учебный процесс по подготовке секретарей-референтов в образовательном учреждении включены специальные курсы, которые предполагают занятия на базе архива лицея. Потребность в систематизации документов архива определяет содержание спецкурса на текущий учебный год.
Последние 7 лет силами учащихся, студентов ведётся работа по систематизации документов архива лицея под руководством преподавателя и постоянным консультированием работниками Государственного архива Пермской области. В результате работы выявлено:
Общее количество единиц хранения составляет 989 дел
Состав документов представлен в основном:
приказами по основной деятельности (51 дело)
документами с 1941 по 1945 года (65 дел)
приказами по личному составу (111 дел)
личными делами учащихся (292 дела)
личные дела сотрудников (149 дел)
Анализируя состав документов дел архива можно обозначить следующие проблемы.
Во-первых. За период с 1941 по 1996 года обнаружены документы, подшитые в дела (в жесткий переплет) из разных групп по срокам хранения. Всего таких дел 95 дел. Чаще всего это дела, в которых приказы по основной деятельности и по личному составу учащихся подшиты вместе.
Во-вторых. Документы сохранились не полностью. С 1921 по 1948 года документы представлены в основном личными заявлениями, письмами, направлениями-справками из детприемников о направлении детей на обучение, а также распоряжениями Молотовского Областного Управления Министерства Трудовых Резервов. С 1984 года можно отметить состояние дел и их состав как удовлетворительное.
В-третьих. В архиве отсутствуют описи документов. Только в 2003 году начата работа по составлению описей архивного фонда лицея. И здесь мы сталкиваемся с многочисленными трудностями.
В-четвёртых. За весь период существования учебного заведения не было составлено ни одного акта на уничтожение документов, т.е. работа по экспертизе ценности документов не осуществлялась.
Необходимо отметить, и в архивном фонде лицея были обнаружены документы железнодорожного училища и вечерне-сменного училища № 2. Профессиональный лицей № 3 имеет отдельный архив по бухгалтерии. До 1985 года в профессиональном лицее № 3 была централизованная бухгалтерия по всем профессионально-техническим училищам города, и поэтому в а архиве хранятся бухгалтерские документы других учебных заведений. Дела архива бухгалтерии систематизированы, но в целесообразности продолжать хранить документы других учебных заведений мы сомневаемся.
Сегодня в архиве лицея работа по систематизации документов ведётся по следующим направлениям:
1. Полистно пересматриваются уже сформированные дела на предмет изъятия из дел лишних документов.
2. Формируются в дела россыпи документов.
3. Составляются описи.
4. Ведётся справочно-информационная работа.
Привлечение учащихся старших курсов к этой работе с одной стороны позволяет говорить о практико-ориентированном образовании и решении педагогических задач в рамках образовательного процесса, с другой стороны, эта работа конкретная помощь образовательному учреждению. Громаднейший объем работы в архиве не в состоянии выполнить секретарь, которого не отпускают текущие дела в архив.
За эти годы россыпь документов была систематизирована и приведена в удовлетворительное состояние, переформирование дел по объективным причинам было проведено трижды, найдены уникальные документы.
На ближайшее время мы ставим перед собой задачи:
1. Составление описей дел архива,
2. Автоматизация поиска документов архива (соответствующую техническую базу лицей имеет).
Решение этих задач возможно при постоянной методической и консультативной помощи работников ГАПО.
Хотелось бы высказать предложение о проведении в городском (областном) масштабе на базе Государственных архивов регулярных презентационных акций о возможностях использования современных информационных технологий в области делопроизводства и архивного дела в рамках одной организации (причём по отраслям). Демонстрации таких технологий с оценкой экспертов архивных учреждений поможет организациям разобраться в сложном многообразном рынке информационных услуг.