Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

ОТЧЕТ О РАБОТЕ государственного краевого бюджетного учреждения «Пермской государственный архив новейшей истории» (ГКБУ «ПермГАНИ»)за 2013 год

Деятельность учреждения была направлена на выполнение государственного задания по основным направлениям деятельности, практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность государственных архивов. Установленные государственным заданием объемные показатели архивом выполнены и перевыполнены.

Основными достижениями архива в 2013 году можно считать:

По направлениям деятельности по итогам 2013 года были достигнуты следующие результаты.

Комплектование архива документами Архивного фонда Пермского края

По итогам года на государственное хранение от 29 организаций – источников комплектования поступило 2635 ед. хр., (из них управленческой документации 1714 ед. хр., по личному составу – 921 ед. хр.), и по актам описания документов – 618 ед. хр. (приложение 1).

Кроме того, в архивохранилища переданы документы личного происхождения: Симановской Е.Ю., заведующего кафедрой детской стоматологии ПГМА, Заслуженного деятеля науки Российской Федерации; Антипьева А.Г., заведующего кафедрой социологии и политологии ГОУ ВПО «Пермский государственный университет»; Девяткина Н.А., Председателя Законодательного Собрания Пермской области; Бунды Н.В., журналиста, участника Второй мировой войны, общим объемом 539 ед. хр. (приложение 4).

Всего по итогам года на государственное хранение поступило 3586 ед.хр. Все документы приняты в упорядоченном состоянии.

Как и в прошлом году, основные усилия сотрудников отдела комплектования были направлены на повышение процента упорядоченности документов в организациях-источниках комплектования. За отчетный период архив существенно продвинулся в работе с организациями-источниками комплектования: процент упорядоченности вырос с 65,4% в конце 2012 года до 90% в конце 2013 года. Плановый показатель на 2013 год по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования достигнут. На ЭПМК Агентства по делам архивов в 2013 году были представлены и утверждены (согласованы) описи 47 (всего 50 организаций) организаций общим объемом 4586 ед. хр., что превышает показатель прошлого 2012 года на 45% (приложение 2).

В рамках оказания практической и методической помощи организациям – источникам комплектования 11 организациям была оказана помощь в составлении номенклатур дел на 1050 позиции (приложение 3). Также принято участие в подготовке и проведении информационно-консультационного семинара «Организация работы и хранение документов по кадровому делопроизводству» (в т.ч. для организаций-источников комплектования архива).

Большая работа проведена с фондообразователями, физическими лицами включенными в списки источников комплектования архива. Всего проведены переговоры, организованы встречи для подписания договоров и знакомства с документами с 11 фондообразователями, с 2 из них впервые подписаны договоры о дарении документов.

За отчетный период специалистами отдела дано 612 консультаций (102 – в организациях, 288 – по телефону).

Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов

Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении.

Традиционно проводились реставрационно-восстановительные работы документов. Работниками архива подшито 4576 ед. хр., отреставрировано 675 листов, проведен мелкий ремонт 43481 листа.

В течение 2013 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. По итогам года качественный показатель «Количество архивных документов, хранящихся в нормативных условиях» не достиг уровня, определенного государственным заданием. Однако по сравнению с 2012 годом (91,2 %) показатель вырос на 3% и составил 93,92%.

На отклонения в температуре и влажности, нестабильность режимов хранения по-прежнему имеет влияние наружная температура и влажность воздуха. В летние месяцы здание нагревается, и температурно-влажностные показатели превышают нормативные. Повлиять на понижение температуры практически не возможно. Для исправления ситуации используется специализированный осушитель воздуха, но его мощности не достаточно для того, чтобы существенно повлиять на снижение влажности. С другой стороны в зимний период из-за недостаточно высокой температуры теплоносителя, отсутствия выделенной точки подключения по горячей воде и теплоснабжению, существующая система кондиционирования и вентиляции воздуха не справляется с нагревом поступающей воды до необходимого уровня и, как следствие, температура в архивохранилищах ниже нормативной, влажность также понижается. Для исправления ситуации используются специализированные увлажнители воздуха.

Учитывая опыт эксплуатации системы кондиционирования и приточно-вытяжной вентиляции воздуха, был проведен ремонт воздуховодов. А также разработан проект документации по «доработке существующей системы приточно-вытяжной вентиляции и кондиционирования воздуха с поэтажной регулировкой в здании ПермГАНИ», что призвано более оперативно и точно регулировать температуру и влажность воздуха в каждом архивохранилище.

Кроме того, в архиве была сформирована группа специалистов, в задачи которой входит мониторинг изменения показателей температуры и влажности внутри и снаружи архивных коробов. Промежуточные результаты исследований показали, что измерения ТВР внутри коробов ближе к нормативным (или соответствуют им), а колебания температуры и влажности происходят более плавно.

В течение года нормативное хранение документов колебалось в следующих пределах:

январьфевральмартапрельмайиюнь
89,4% 97,6% 97,8% 94,8% 92,6% 90,8%
июльавгустсентябрьоктябрьноябрьдекабрь
87,4% 87% 96,3% 97,41% 98,89% 97,08%

В целом, считаю, что фактическое среднее значение показателя 93,92% (по государственному заданию 97,5%) несущественно влияет на обеспечение сохранности документов в силу того, что колебания температурно-влажностного режима происходят не резко, а меняют свои значения постепенно в течение года (особенно с учетом микроклимата внутри архивных коробов).

Согласно Перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива новейшей истории на 1998–2016 годы проведена проверка наличия и физического состояния 41746 ед. хр. документов на бумажной основе и фотодокументов (101,7%). В результате не обнаружено на месте 1 ед. хр., поиск ведется.

В 2013году проводился розыск архивных документов, не обнаруженных в результате проверки наличия и состояния архивных фондов. На 01.01.2013 в розыске находилось 3 ед. хр. В результате проведенной работы указанные ед. хр. не обнаружены, принято решение продлить сроки поиска. По состоянию на 01.01.2014 в розыске находятся 4 ед.хр.

В течение года проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О дополнительных мерах по восстановлению справедливости в отношении жертв репрессий, имевших место в 30 – 40 и начале 50-х годов» от 16.01.1989 года и Законом РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991 года, в количестве 169 ед.хр.

Было проведено техническое оформление документов «Архивной коллекции документов ученых Пермского края» (фонд № 174), «Коллекции документов партийных, хозяйственных и советских руководителей Прикамья» (фонд № 1871), «Архивной коллекции преподавателей общественных дисциплин вузов города Перми» (фонд № 871), «Коллекции документов работников образования Прикамья» (фонд № 1875), «Архивной коллекции документов краеведов» (фонд № 6330), «Коллекции документов участников Великой Отечественной войны» (фонд № 6827), «Коллекции фотодокументов архива» (фонд № 8043). Всего 1029 ед.хр.

Продолжен комплекс работ по учету документов: проводились замена карточек фондов на листы фондов; выверка комплекта учетных документов по 80777 описательным статьям описей. После выверки комплектов учетных документов внесены изменения в листы фондов и описи дел.

Все принятые на государственное хранение документы от общественных организаций, партий и движений, держателей личных фондов, поступивших в архив, поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. Все документы, поступившие от организаций – источников комплектования архива, закартонированы. Всего вновь закартонировано, перекартонировано из связок и старых коробок 14026 ед. хр.

За год выдано из архивохранилищ 14758 ед. хр., в том числе в читальный зал – 3613 ед. хр. (что превосходит показатель прошлого года на 35%), сотрудникам архива – 11050 ед. хр.

В 2013 году продолжена работа по созданию 3-го экземпляра описей дел. За год скопировано, подшито и оформлено 342 экземпляра описей.

В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилища проверена нумерация 462918 листов. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем

Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.

Были продолжены работы по вводу информации в ПК «Архивный фонд» на уровне заголовков дел. В первую очередь в ПК «Архивный фонд» вносились новые поступления. Описи, существующие только на бумажной основе, переводились в электронный формат. В программный комплекс было введено 48 839 заголовков ед.хр. На 01.01.2014 в ПК «Архивный фонд» всего внесено 226 905 заголовок ед.хр. Также производилось внесение сведений об НСА на уровне фондов (80 описей по 57 фондам) и на уровне описей (109 описей). Архивный фонд доступен на сайте архива.

Была продолжена работа по заполнению БД «Учет местонахождения документов по личному составу». В базу данных вносились сведения о документах по личному составу, поступивших в архив в 2013 г.

Проводились работы по заполнению БД «Фотокаталог». Было создано 2 836 записей. На 01.01.2014 в БД «Фотокаталог» всего внесено 5 102 записи. Работа с БД велась параллельно оцифровке фотодокументов.

Продолжилось создание записей в БД «Картотека по материалам архивно-следственных дел» по новым поступлениям. Всего было создано 314 записей. Также проводилось редактирование базы данных. Она доступна на сайте архива.

Проводились работы по созданию записей в БД «Из истории региональной политической рекламы». За 2013 год создано 459 записей. На 01.01.2014 в БД внесено 1 581 запись. База данных размещена на сайте архива.

Начата работа по формированию БД «Постановления партийных органов власти». Был разработан рубрикатор. Создано 74 записи.

Продолжено редактирование и унификация записей БД «Военнопленные» (48 записей).

Проводилась оцифровка документов и создание фонда пользования (дела сканировались полностью). Было сканировано фотодокументов – 2 519 листов из 2029 ед.хр. Сканировано 8 518 листов из 170 ед.хр. на бумажной основе. Из них 108 ед.хр. – проверочно-фильтрационные дела (фонд № 645/3), которые сканировались при подготовке электронной версии сборника документов «Война глазами военнопленных. Красноармейцы в немецком плену в 1941 – 1945 гг.».; 21 ед.хр. – протоколы заседаний бюро Пермского обкома КПСС (фонд № 105). Оцифровка протоколов заседаний бюро проводится с целью использования в дальнейшем при создании БД «Постановления партийных органов власти».

Также проводилась оцифровка фоно- и видеодокументов (фонодокументы – 1 ед.хр., видеодокументы – 4 ед.хр.).

В рамках работы по погашению задолженности по описанию документов личного происхождения ПермГАНИ проводилось описание документов фонда № 615 «Коллекция документов личного происхождения». Из данного фонда документы были выделены в фонды: «Архивная коллекция документов краеведов», «Архивная коллекция документов ученых Пермского края», «Коллекция документов партийных, советских и хозяйственных руководителей Прикамья», «Коллекция документов деятелей культуры и искусства Прикамья» и 4 личных фонда. Также проводилось описание документов фонда № 1830 «Симановская Е.Ю.» и фонда № 7415 «Шарц А.К.». Всего описаны документы 15 человек. Прошло ЭПМК архива всего 1038 неописанных ед.хр.

В соответствии с Графиком погашения задолженности по описанию аудиовизуальных документов проводилось описание фотоальбомов (фонд № 1032 «Архивная коллекция фотоальбомов»). Всего 34 ед. хр.

Продолжались работы по каталогизации документов. Была составлена 831 карточка (из них 91 дублетная) по 740 ед.хр. по 11 фондам (из них: 8 фондов – личного происхождения, 2 фонда – фотодокументы, 1 фонд – фонодокументы).

На заседании ЭПМК архива был рассмотрен вопрос о целесообразности дальнейшего хранения перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях горкомов и райкомов ВЛКСМ Пермской области. Было принято решение о нецелесообразности их дальнейшего хранения. Также ЭПМК архива был рассмотрен вопрос о целесообразности дальнейшего хранения учетно-тематической картотеки фотоколлекции с контрольными снимками. Было решено, что в сложившихся условиях (плановое сканирование фотоколлекции и формирование БД «Фотокаталог») дальнейшее хранение картотеки нецелесообразно.

Использование архивных документов. Научно-методическая деятельность

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 930 социально-правовых запросов и 296 тематических запросов. Доля положительных ответов на запросы существенно возросла, так доля положительных ответов на социально-правовые запросы составила 56,2% (против 48,4% в 2012 году), а на тематические – 68,2% (против 40,9% в 2012 году). Все запросы исполнялись в установленные сроки.

Содержание социально-правовых запросов вот уже третий год подряд стабильно и традиционно. Большую часть запросов составляют запросы о подтверждении стажа (459 в этом году, в 2012 – 389). Второе место занимают запросы по зарплате (316 в этом году, в 2012 – 272), третья категория – награждение (126 в этом году, в 2012 – 214). В рамках соглашения Агентства по делам архивов и Управления Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю переписка архива и отделений фонда осуществляется по каналу защищенной электронной связи VipNet. За отчетный период количество поступивших запросов от отделений Пенсионного фонда увеличилось более чем в 2 раза, с 83 в 2012 году до 189 в 2013 году.

Из 296 исполненных тематических запросов 53 исполнены в рамках государственного задания. Это запросы от органов власти различных уровней, прокуратуры, Управления ФСБ, судов, преимущественно такие запросы поступают от родственников жертв политических репрессий, на которых распространяются права согласно Закона РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991.

Из категории тематических запросов, исполненных архивом на платной основе, следует отметить значительную долю запросов от граждан, интересующихся историей своей семьи. Количество таких запросов связано с размещением на сайте архива баз данных репрессивной тематики. Кроме того, по 116 запросам заявителям направлены промежуточные ответы на предмет оплаты или уточнения сведений. Как правило, работа по таким запросам уже проведена: выявлена информация, интересующая заявителя, определен объем документов для копирования и предложен вариант оплаты услуг архива.

В соответствии с планами на 2013 год была продолжена работа по переизданию сборников документов. При организационной поддержке Агентства по делам архивов Пермского края был реализован публикаторский проект – переиздание сборника документов «Война глазами военнопленных. Красноармейцы в немецком плену в 1941–1945 гг. (по рассекреченным документам советской контрразведки, хранящимся в Пермском государственном архиве новейшей истории)» в электронном формате. Получился гипертекстовый сборник (по внешнему виду напоминающий страницу Интернет-сайта) документов в формате html с перекрестными ссылками, наличием терминологического словаря, именного и географического указателей, с прикреплением образов документов.

В рамках реализации долгосрочной целевой программы «Патриотическое воспитание жителей Пермского края на 2013 – 2017 годы», по заказу Агентства по делам архивов Пермского края была подготовлена выставка «Страницы истории Прикамья в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.» в электронном формате. Основная цель выставки: показать учащимся образы Прикамья в годы Великой Отечественной войны. Визуальные документы о Великой Отечественной войне могут пригодиться как учителю на уроке, так и учащемуся для написания исследовательской работы.

За год было прочитано 3 лекции, количество слушателей – 55 чел. Тематика лекций следующая: «Мир архива», «Первые дни войны, новые технологии» и «Правила работы в читальном зале». Лекции читались с демонстрацией презентаций по данной тематике. Кроме того, за год проведено 2 обзорных экскурсии по архивохранилищам (кол-во посетителей – 40 чел.).

В течение года были подготовлены две выставки подлинных документов и музейных экспонатов: к 20-летию создания ГАДПРПО и новогодние открытки. Обе выставки экспонировались в витринах читального зала архива. За время их экспонирования с документами и экспонатами познакомилось 85 человек.

Посещаемость читального зала за год составила 1310 посещений, количество зарегистрированных исследователей – 227 (что на 21% превысило показатель прошлого года).

Осуществлялось сопровождение сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). В целях увеличения информационной наполняемости сайта производилось его регулярное обновление и пополнение в разделах «Мероприятия», «Издания», «Выставки», «Статьи», «Рецензии», «Выступления сотрудников» и др.

По данным Интернет-ресурса Яндекс.Метрика посещаемость сайта www.permgani.ru в 2013 году характеризуется следующими показателями:

Посетители, чел.ВизитыПросмотрыГлубина просмотраВремя, мин., сек.
январь 9064 10844 36937 3,4 2:35
февраль 9568 11739 39387 3,4 2:34
март 9196 10998 36308 3,3 2:23
апрель 10574 12451 37125 3 2:10
май 10088 12034 39065 3.2 2:06
июнь 7594 9296 30099 3,2 2:07
июль 5976 7320 26233 3,6 2:24
август 6077 7489 24914 3,3 2:22
сентябрь 7896 9444 24434 2,6 1:54
октябрь 11724 13871 39101 2,8 1:59
ноябрь 13090 15160 39708 2,6 1:43
декабрь 12500 14828 33680 2,3 1:35
ВСЕГО и среднее 107596 135474 406991 3 2:07

Регулярно обновлялась информация о новых поступлениях документов за IV кв. 2012 года, I–III кв. 2013 года. Размещены 44 информационных сообщения («Участие в создании документального фильма «Белая линия» – маршрут памяти», «290-летие Перми и 75-летие со дня образования Пермской области», «70-летие Сталинградской битвы», «Результаты Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2009–2011 гг.», «Состоялась презентация путеводителя из серии «Топография террора», «Описаны документы Н.А. Девяткина – председателя Законодательного собрания Пермской области и Пермского края в 2000–2011 гг.», «Участие во Всероссийской научно-практической конференции «Военная история как фактор патриотического воспитания», «Участие в Научно-методическом совете архивных учреждений ПФО», «Участие в I форуме архивистов Пермского края «Открытому обществу – открытые архивы», «Открытие стелы «Памяти Героям Советского Союза», «Под¬готовлена электронная версия сборника документов «Война гла¬зами военнопленных. Красноармейцы в немецком плену в 1941–1945 гг.», «Страницы истории Прикамья в годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.» и др.).

Размещены тексты опубликованных статей сотрудников архива: тезисы И.Ю. Федотовой «Источники для изучения патриотической деятельности православного духовенства и верующих в годы Великой Отечественной войны (на примере Молотовской области)», статья М.А. Зайцевой и И.Ю. Федотовой «История Государственного архива по делам политических репрессий Пермской области. Этапы небольшого пути», статья С.А. Пономарева «Открытому обществу – открытые архивы» (PDF), статья Л.В. Коротаевой «Трудный финиш «Эстафеты молодых» (о работе над «Очерками истории Пермской областной организации ВЛКСМ»)», статья И.Ю. Федотовой и А.Г. Васильевой «Об использовании документов КПСС в читальном зале архива (из опыта работы ПермГАНИ)».

В разделе «Деятельность» размещены отчет о работе архива за 2012 год, «Анализ посещаемости читального зала за 2012 год», «Анализ обращений граждан за 2012 год», регулярно размещались сведения о посещаемости сайта и рейтинге популярности страниц сайта, о деятельности ЭПМК архива.

В разделе «Аудиовизуальные документы» размещен видеосюжет «В Перми – миллион» для киножурнала «Советский Урал». Подготовлен и размещен на сайте Календарь знаменательных дат на 2013 год.

Регулярно обновлялся раздел «Документы он-лайн». Здесь были размещены фотографии из нескольких фондов: в связи с празднованием 290-летия Перми были опубликованы материалы посвященные истории города, в том числе фотографии улиц в разные исторические периоды, начиная с 1920-х по 1980-е годы; к 95-летию комсомола, к новому году – новогодние и рождественские открытки из фондов ПермГАНИ.

В результате работы над сайтом на Всероссийском конкурсе работ в области архивоведения, документоведения и археографии были получены именные дипломы первой степени авторскому коллективу за создание Интернет-сайта архива. Кроме того на конкурсе также отмечена дипломом дилогия «Когда мы были молодые…». Организаторами конкурса отмечен высокий уровень представленных на конкурс работ. По словам руководителя Росархива А.Н. Артизова, итоги конкурса впервые подводились не в недрах Федерального архивного агентства, а экспертным сообществом, которое учитывало не только профессионализм авторского коллектива, но и общественную значимость выдвинутых на конкурс работ.

В 2013 году состоялось 8 заседаний ЭПМК архива, на которых рассмотрено 38 вопросов, в том числе: план заседаний ЭПМК архива на 2013 год, номенклатура дел архива на 2013 год, 24 описи документов личного происхождения и дополнений к описям, 2 описи фотодокументов, 2 описи управленческой документации, 1 опись документов по личному составу, 1 акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, методические материалы, подготовленные сотрудниками архива по направлению «Обеспечение сохранности документов», перечень фондов, дела из которых подлежат переводу в электронный вид, вопрос о целесообразности дальнейшего хранения перечней вопросов, рассмотренных на заседаниях горкомов и райкомов ВЛКСМ Пермской области и др.

В 2013 году в целях организационного и методического обеспечения работ в архиве подготовлены, утверждены и введены в действие приказами директора архива:

В октябре руководители и специалисты архива прошли обучение в рамках противопожарной безопасности. На занятиях обсуждались условия возникновения пожара, опасные факторы пожара, основные причины пожаров, обеспечение пожарной безопасности, предотвращение возможности возникновения пожара, первичные средства пожаротушения, основные правила поведения при пожарах и т.д. По окончании семинара получено удостоверение о прохождении краткосрочного повышения квалификации.

Кроме того в декабре в соответствии с требованиями законодательства (44-ФЗ) замдиректора по основной деятельности и замдиректора по финансово-экономическим вопросам прошли обучение по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». По итогам обучения были получены удостоверения о повышении квалификации установленного образца.

За год сотрудниками архива подготовлено 4 статьи для публикации: «Об использовании документов КПСС в читальном зале архива (из опыта работы ПермГАНИ)» опубликована в журнале «Партийные архивы Урала. Прошлое и настоящее, перспективы развития», «Открытому обществу – открытые архивы» опубликована в журнале «Пермский период», «История Государственного архива по делам политических репрессий Пермской области. Этапы небольшого пути» опубликована в Календаре-справочнике на 2013 год « Земля моя русская – Пермь», «Источники для изучения патриотической деятельности православного духовенства и верующих в годы Великой Отечественной войны (на примере Молотовской области)» включена в материалы Восьмых Уральских военно-исторических чтений.

В издательстве «Пушка» вышла в свет книга воспоминаний и документов «Борис Левин: «Земля моя – боль моя». Книга подготовлена Пермским государственным архивом новейшей истории, составитель – Т.И. Демиденко. Это четвертая книга в серии «Пермский край: история в судьбах». Предыдущие книги серии также были подготовлены к изданию сотрудниками ПермГАНИ. Герой новой книги – Борис Григорьевич Левин – известный в Прикамье руководитель сельскохозяйственного производства, проработавший в нем более 30 лет. Презентация книги состоялась 31 октября в Министерстве сельского хозяйства Пермского края. На встрече присутствовали руководители агрохозяйств края, ветераны сельскохозяйственной отрасли, краеведы, журналисты, ученые, архивисты. Выступающие отметили важность и своевременность выхода книги, ее актуальность.

Кроме основных направлений деятельности стоит отметить большую проделанную работу в рамках развития и укрепления материально-технической базы учреждения, а также улучшению условий труда. А именно сделано следующее.

Приложение 1 «Приём на государственное хранение документов организаций в 2013 году» (документ MS Word, 226 Кб)

Приложение 2 «Проведение ЭЦ, НТО документов в организациях, утверждение описей в 2013 году» (документ MS Word, 301 Кб)

Приложение 3 «Оказана практическая и методическая помощь организациям в подготовке номенклатуры дел за 2013 год» (документ MS Word, 54,5 Кб)

Приложение 4 «Приём в 2013 году на государственное хранение документов личного происхождения» (документ MS Word, 41,5 Кб)

Директор архива С.А. Пономарев

А.С. Вотинцев
233-27-86