Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

Отчет о работе государственного краевого бюджетного учреждения «Пермской государственный архив новейшей истории» (ГКБУ «ПермГАНИ») за 2011 год

Деятельность учреждения была направлена на выполнение государственного задания по основным направлениям деятельности, практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов регламентирующих деятельность государственных архивов. Установленные государственным задание объемные показатели учреждением выполнены. В течение года основные усилия коллектива архива были направлены на устранение замечаний и нарушений выявленных в результате проверки Росохранкультуры, прошедшей в 2010 году. Результатом этой работы был акт по результатам контрольной проверки Росохранкультуры от 13.12.2011 года, в котором официально зафиксировано, что «во исполнение требований предписания от 29.10.2010 № 67 архивом проведены исчерпывающие мероприятия по устранению выявленных ранее нарушений. Все пункты Предписания выполнены в полном объеме».

По основным направлениям деятельности по итогам 2011 года были достигнуты следующие результаты.

Комплектование архива документами Архивного фонда Пермского края

По итогам года на государственное хранение от 20 организаций – источников комплектования поступило 2499 ед. хр., (из них управленческой документации 1622 ед., по л/с – 877 ед. хр.), и в составе коллекции документов общественных организаций, прекративших свою деятельность 307 ед. хр. (приложение 1).

Кроме того, в архивохранилища переданы документы личного происхождения Фадеева А.Н., Слаутиной Г.М., Антипьева А.Г. общим объемом 504 ед. хр. (приложение 4).

Всего по итогам года на государственное хранение поступило 3374 ед.хр. Все документы приняты в упорядоченном состоянии.

Как и в прошлом году, основные усилия сотрудников отдела комплектования были направлены на повышение процента упорядоченности документов в организациях-источниках комплектования. За последние время архив существенно продвинулся в работе с организациями-источниками комплектования по вопросу ликвидации задолженности по описанию документов. Работы ведутся в соответствии с графиком погашения задолженности по описанию документов организаций-источников комплектования архива на 2010-2012 гг. На ЭПМК Агентства по делам архивов были представлены и утверждены (согласованы) описи 28 организаций общим объемом 3187 ед. хр., что превышает показатель прошлого 2010 года на 11% (приложение 2).

В рамках оказания практической и методической помощи организациям – источникам комплектования 7 организациям была оказана помощь в составлении номенклатур дел на 873 позиции (приложение 3). Еще одной формой работы с организациями стало проведение «круглых столов» с председателями и ответственными за делопроизводство организаций – источников комплектования по вопросам ведения делопроизводства, обеспечения сохранности документов в организациях и описания документов. В 2011 году такие мероприятия были проведены с представителями Крайсовпрофа, Крайкома профсоюза работников культуры, Городского совета ветеранов, Пермским территориальным советом «Роспрофавиа», Пермской краевой организацией профсоюза строителей.

Большая работа проведена с фондообразователями, физическими лицами включенными в списки источников комплектования архива. Всего проведены переговоры, организованы встречи для подписания договоров и знакомства с документами с 18 фондообразователями, с 4 из них впервые подписаны договоры о дарении документов (в их числе Маланин В.В., Марголина Т.И.).

За отчетный период специалистами отдела дано 580 консультаций (94 – в организациях, 169 – в архиве, 317 – по телефону), что на 15% больше показателя предыдущего года.

Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов

Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении. С другой стороны, архивом реализовывался план мероприятий по устранению замечаний, выявленных в ходе проверки Росохранкультуры.

Традиционно проводились реставрационно-восстановительные работы документов. Работниками архива подшито 3731 ед. хр. отреставрировано 2226 листов, проведен мелкий ремонт 21703 листов.

В течение 2011 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. По итогам года качественный показатель «Количество архивных документов, хранящихся в нормативных условиях» не достигнут до уровня определенного государственным заданием.

На нормативные условия хранения документов существенно влияет колебания температурно-влажностного режима в архивохранилищах. В летние месяцы, здание нагревается, и температурно-влажностные показатели превышают нормативные. Повлиять на понижение температуры практически не возможно. Для исправления ситуации по влажности приобретен осушитель воздуха, его воздействие на соблюдение режима будет опробовано летом 2012 года.

С другой стороны в зимний период из-за недостаточно высокой температуры теплоностителя, отсутствия выделенной точки подключения по горячей воде и теплоснабжению, существующая система кондиционирования и вентиляции воздуха не справляется с нагревом поступающей воды до необходимого уровня и как следствие температура в архивохранилищах ниже нормативной. Для исправления ситуации в 2012 году планируется разработать проектно-сметную документацию на совершенствование существующей системы кондиционирования, позволяющей нагревать до необходимого уровня температуру теплоносителя. В течение года нормативное хранение документов колебалось в следующих пределах:

январьфевральмартапрельмайиюнь
83,6% 89,6% 95% 96,6% 93,6% 95%
июльавгустсентябрьоктябрьноябрьдекабрь
85,4% 90,2% 96,4% 91,8% 87% 96,5%

В целом, считаю, что фактическое среднее значение показателя 91,7% (по государственному заданию 98%) не существенно влияет на обеспечение сохранности документов в силу того, что колебания температурно-влажностного режима происходят не резко, а меняют свои значения постепенно в течение года. Руководство архива постоянно проводит мониторинг за изменением показателей температурно-влажностного режима, консультируется с организацией обслуживающей систему кондиционирования и ищет пути решения данной проблемы.

Начиная с 2011 года, архив приступил к созданию страхового фонда. Работы выполнялись по договору с Государственным архивом Пермского края. За отчетный период созданы страховые копии на 60 ед. хр. общим объемом 8250 кадров.

Согласно Перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива новейшей истории на 1998-2016 годы проведена проверка наличия и физического состояния 43940 ед. хр. документов на бумажной основе (99,1%). В результате не обнаружено на месте 50 ед. хр., их поиск ведется. Опечатано 1362 коробки.

В течение года проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О дополнительных мерах по восстановлению справедливости в отношении жертв репрессий, имевших место в 30 - 40 и начале 50-х годов» от 16.01.1989 года и Законом РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991 года, в количестве 238 ед.хр.

В соответствии с планом было проведено техническое оформление дел описи № 1 (т. 7, 8) фонда № 1 «Пермский горком КПСС» за 1937 г., 1938 г., фонда № 1206 «Кол­лек­ция документов «Социальные и куль­турные проекты, реализованные в Прикамье» за 2003 г., описи № 3 «Ф.К. Арзамасов» фонда № 6827 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.», личных фондов В.А. Тетюева (фонд № 1141), Г.К. Петухова (фонд № 6305) и Ю.А. Гаврилова (фонд № 5883). Общий объем 984 ед.хр.

Продолжен комплекс работ по учету документов: проводились замена карточек фондов на листы фондов; выверка комплекта учетных документов по 71043 описательным статьям описей. После выверки комплектов учетных документов внесены изменения в листы фондов и описи дел.

Все принятые на государственное хранение документы от общественных организаций, партий и движений; держателей личных фондов, поступивших в архив, поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. Все документы, поступившие от организаций – источников комплектования архива, закартонированы. Всего вновь закартонировано, перекартонировано из связок и старых коробок 14895 ед. хр.

За год выдано из архивохранилищ 10062 ед. хр., в том числе в читальный зал – 2515 ед.хр., сотрудникам архива – 7547 ед.хр.

В 2011 г. проводился розыск архивных документов, не обнаруженных в результате проверки наличия и состояния архивных фондов. На 01.01.2010 в розыске находилось 30 ед. хр. В результате проведенной работы обнаружено 4 ед. хр., 21 ед. хр. списаны на основании приказа о снятии с учета и 5 ед. хр. были учтены дважды и на них составлен акт о технических ошибках.

В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилище проверена нумерация 348640 листов. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано. Одновременно проводилась выверка книг выдачи архивных документов, проверки сохранности архивных документов, выданных в структурные подразделения архива. При проверках давались рекомендации по улучшению обеспечения сохранности документов при их использовании.

В 2011 году в архиве проведен ряд ремонтных работ направленных на обеспечение пожарной безопасности, улучшения защищенности и технического состояния здания: монтаж системы оповещения и управления эвакуацией, монтаж системы автоматической охранно-пожарной сигнализации и системы пожаротушения в ранее не оборудованных помещениях. Особо следует отметить проведение технического обследования строительных конструкций здания и машинного отделения, включая экспертизу промышленной безопасности шахты лифта, инженерно-геологические и инженерно-геодезические изыскания. По оценке специалистов здание признано «ограничено работоспособным». В последующие годы планируем проведение работ по выданным экспертами рекомендациям.

Весной в связи с засорением канализационного колодца сточными водами, было подтоплено помещение подвала. В пострадавших помещениях проведена противогрибковая обработка и сделан косметический ремонт. Для предотвращения подобных затоплений установлена электрозадвижка и монтаж автоматики от затопления.

Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем

Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.

В течение года одним из приоритетных направлений в соответствии с показателями эффективности работы учреждения было заполнение баз данных  ПК «Архивный фонд» на уровне единиц хранения. В результате  раздел «Дело» пополнился на 32 814 ед.хр., что превышает показатель предыдущего года более чем в 3 раза.  На 01.01.2012 в ПК «Архивный фонд» всего внесено 130 191 заголовок ед.хр. Также производилось внесение сведений об НСА на уровне фондов (60 оп. по 42 фондам) и на уровне описей (73 оп.). Архивный фонд доступен на сайте архива.

Была продолжена работа по заполнению БД «Учет местонахождения документов по личному составу». В базу данных вносились сведения о документах по личному составу, поступивших в архив в 2011 г.

В соответствии с Графиком погашения задолженности по описанию документов личного происхождения ПермГАНИ на 2010–2015 гг. были описаны документы следующих фондов:

№ фонда Название фонда Объем (ед. хр.)
1006 Коллекция документов целинников и участников студенческих строительных отрядов 481
184 Личный фонд Чазова Г.Г. 117
259 Личный фонд Орачевой Е.А. 180
174 Личный фонд Козлова Н.С. 25
5883 Личный фонд Гаврилов Ю.А. 35
9305 Личный фонд Петухов Г.К. 30
3030 Личный фонд Галаншина К.И. 192
6827 Коллекция участников ВОВ 35
Всего: 1385

На основе личного фонда Н.С. Козлова (фонд № 174) начато формирование фонда «Архивная коллекция документов ученых Пермского края». Начаты работы по описанию документов фонда «Коллекция документов личного происхождения» (фонд № 615), запланированные по Графику погашения задолженности на 2012 г. В соответствии с планом работы отдела были описаны документы фонда «Кол­лек­ция документов «Социальные и куль­турные проекты, реализованные в Прикамье» за 2005–2006 гг. (фонд № 1206).

Была проведена внеплановая экспертиза ценности неописанных документов фонда № 90 «Коллекция документов по истории Пермских областных организаций КПСС и ВЛКСМ». По результатам экспертизы была осуществлена переработка описи № 38 фонда № 90 «Коллекция документов по истории Пермских областных организаций КПСС и ВЛКСМ». На ее основе начато формирование фонда «Коллекция документов по истории предприятий, учреждений и организаций Прикамья» (фонд № 1872).

В 2011 г. проводилась активная работа по развитию системы НСА к документам архива. Производилось оформление новых поступлений описей в полной комплектации, оформлено 70 описей в 3-х экземплярах. Были составлены перечни вопросов, рассмотренных на заседаниях бюро и пленума Пермского горкома ВКП(б) за 1937 г. (3 перечня). Кроме того, в соответствии с планом по созданию 3-го экземпляра описей было скопировано, подшито и оформлено 1053 тома описей.

В 2011 г. началось внедрение программы «Фотокаталог».  Данная программа позволяет осуществлять быстрый поиск фотодокументов. Был составлен и введен в БД список тем. Введено 300 карточек. Проводилась работа и с другими базами данных. Осуществлено редактирование и унификация записей БД «Военнопленные» (313 записей), формирование базы данных «Картотека репрессированных» - 416 карточек. В web-версии БД «Лидеры Прикамья», размещенной на сайте, были выявлены карточки с незаполненным полем «Работа». Данный недостаток был устранен.

Проведено конвертирование текста Календаря памятных дат за февраль–декабрь 2011 г. и за I квартал 2012 г. в БД «Календарь памятных дат», проведен поиск иллюстративного материала (фотографий и документов). Иллюстрации прикреплены к карточкам. Также в целях проверки и унификации информации проводилось редактирование записей базы данных на 2010–2011 гг. Календарь памятных дат представлен на сайте архива.

В соответствии с планом проводилась оцифровка документов и создание фонда пользования (дела сканированы полностью). В течение года  было сканировано 1309 листов из 931 ед.хр. (фотодокументы). Также было сканировано 1438 листов из 35 ед.хр. на бумажной основе. Большая часть из них была сканирована в процессе работы над БД «Из истории региональной политической рекламы». В процессе использования документов (исполнение запросов, для пользователей в читальном зале, в процессе работы над БД «Из истории региональной политической рекламы» и др.) было сканировано: фотодокументы – 156 листов из 86 ед.хр.; документы на бумажной основе – 1689 листов из 158 ед.хр.

В целом годовой план по оцифровке документов недовыполнен на 7%. Причина в том, что уволился сотрудник, выполнявший этот вид работы. В тоже время руководством архива было принято решение сосредоточить усилия на формировании баз данных ПК «Архивный фонд», а дефицит объемных показателей по оцифровке документов перенести на 2012 год в связи с возможностью использования нового оборудования (планетарный сканер) Агентства по делам архивов.

Проводилась каталогизация документов. Было составлено 665 карточек (из них 209 дублетных) по 447 ед.хр. по 13 фондам (из них 12 фондов – документы личного происхождения, 1 фонд – фотодокументы). Активизация работ по каталогизации связана с активизацией работ по погашению задолженности по описанию документов личного происхождения и аудиовизуальных документов, проводимых несколькими отделами архива.

В 2011 году архив завершил работу в рамках  реализации  целевой Программы  развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007-2011 гг. (п. 4.6 Развитие политического информирования и коммуникации). Создана  информационно-поисковая система «Из истории региональной политической рекламы на рубеже XX-XXI веков». Общий объем 1038 карточек. Данная поисковая система позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации по соответствующим полям: событие (выборная компания), дата, ФИО кандидата, организация, вид документа. К карточке каждого документа прикреплен отсканированный образ в pdf-формате, при чем в большинстве случаев, если это не изображение, а текстовой документ (брошюра, газета, обращение, письмо, листовка и т.п.), то сканирование выполнено с распознаванием текста, что позволяет копировать содержание документа. Работа по этому направлению будет продолжена и в 2012 году, так как в научный оборот вводятся новые документы, и они ждут своей очереди для занесения в базу данных поисковой системы. Познакомиться с новым информационным продуктом и воспользоваться информацией можно на сайте архива.

Использование архивных документов. Научно-методическая деятельность

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 740 социально-правовых запросов и 179 тематических запросов. Доля положительных ответов на социально-правовые запросы составляет 55,5%, на тематические – 44,7%. Все запросы исполнялись в установленные сроки.

Содержание социально-правовых запросов вот уже второй год подряд стабильно и традиционно. Большую часть запросов составляют запросы о подтверждении стажа (294 в этом году, в 2010 - 294). Второе место занимают запросы по зарплате  (233 в этом году, в 2010 – 285), третья категория  - награждение (199 в этом году, в 2010 – 262). В связи с изменением перечня о хранении документов (2010 г.) увеличилось число запросов от граждан и Пенсионного фонда с просьбой подтвердить льготный стаж, периоды нахождения в декретном отпуске и отпуске по уходу за ребенком, а так же с указанием командировочных дней, приказов о нахождении в учебном отпуске. Такие запросы требуют большего времени для исполнения, т.к. до 2010 г. срок хранения, к примеру,  больничных листов составлял 5 лет, многие документы просто на хранение не поступали из-за небольшого срока хранения, исходя из документов, находящихся у нас на хранении, приходится поднимать приказы и распоряжения по личному составу, где, как правило, подобные сведения не отражены.

Из 179 исполненных тематических запросов 33 исполнены в рамках государственного задания. Преимущественно это запросы от органов власти различных уровней, прокуратуры, Управления ФСБ, судов, а так же родственников жертв политических репрессий, на которых распространяются права согласно Закона РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991. Из категории тематических запросов, исполненных архивом на платной основе следует отметить значительную долю запросов от граждан, интересующихся историей своей семьи. Количество таких запросов связано с размещением на сайте архива баз данных репрессивной тематики.

За год было прочитано 13 лекций, количество слушателей – 251 чел. Тематика лекций сводилась к трем циклам: «Мир архива», «Пермский край в годы Великой Отечественной войны» и «Источники комплектования архива». Лекции читались с демонстрацией презентаций по данной тематике.

Неизменным успехом пользовались обзорные экскурсии по архивохранилищам, их было проведено – 9 (кол-во посетителей – 150 чел.).

В течение года была подготовлена электронная выставка документов «Уральский танковый добровольческий корпус».

Посещаемость читального зала за год составила 911 посещений, количество зарегистрированных исследователей – 147 (при том, что с середины ноября читальный зал был закрыт на ремонт).

В течение года осуществлялась сопровождение Интернет-сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). В целях увеличения информационной наполняемости сайта производилось его регулярное обновление и пополнение. Информацию о посещаемости сайта можно посмотреть ниже.

Посетители, чел.ВизитыПросмотрыГлубина просмотраВремя, мин., сек.
январь 8067 9539 35978 3,8 2:36
февраль 7988 9647 37308 3,9 2:48
март 8327 9856 36739 3,7 2:32
апрель 9418 11158 33805 3,0 2:15
май 9402 10917 34325 3,1 2:08
июнь 6885 8076 28717 3,6 2:34
июль 5049 6007 27705 4,6 3:12
август 5300 6422 21841 3,4 2:30
сентябрь 6183 7332 26553 3,6 2:24
октябрь 8300 9955 30030 3,0 2:12
ноябрь 10703 12429 32927 2,6 1:45
декабрь 10023 11844 32868 2,8 1:50
ВСЕГО 90998 113182 378796 3,3 2:20

В апреле 2011 г. на сайте был установлен онлайн проигрыватель. В разделе «Публикации» создан подраздел «Аудиовизуальные документы». Это позволило размещать на сайте фоно- и видеодокументы.

К 50-летию первого полета человека в космос на сайте была размещена аудиозапись выступления первого космонавта Ю.А. Гагарина на торжественной встрече с кос­мо­нав­тами и интервью с ним специального корреспондента Пермского областного радио, записанное в марте 1966 г. В рейтинге страниц сайта за апрель выступление Ю.А. Гагарина заняло 4 место (среднее количество посетителей – 24,46). 8 и 10–12 апреля количество посетителей составило от 100 до 123. В рейтинге страниц с 1 января по 11 мая 2011 г. выступление Ю.А. Гагарина заняло 8 место, в то время как было размещено на сайте только 5 апреля. Это говорит о большом интересе, проявленном посетителями сайта к данной информации.

К 9 мая в разделе «Аудиовизуальные документы» были размещены видеовоспоминания пермяков-ветеранов Великой Отечественной войны «Лица Победы», которые были записаны киностудией «Новый курс» к 65‑летию Победы в 2010 г. Так же на сайте была размещена подборка «События Великой Отечественной войны в документах архива». К подборке составлено предисловие и 4 предисловия к подразделам, документы прошли археографическую обработку. Подборка включает 6 документов (воспоминания, фронтовой дневник, письмо).

К 30 октября Дню памяти жертв политических репрессий на сайте размещена подборка документов «Из лагерного фольклора». К ней подготовлено предисловие, документы прошли археографическую обработку (5 стихов).

Регулярно обновлялась информация о новых поступлениях документов за IV кв. 2010 г., I–III кв. 2011 г. Размещены 33 информационных сообщения («Первый Президент РФ», «В архиве состоялась презентация книги «Константин Галаншин: «Эти годы я считаю лучшими в своей жизни», «Посещение архива волонтерами из Германии», «Фотоальбом с редкими снимками восстановления Камского железнодорожного моста», «В архиве найден автограф Пермского губернатора И.Ф. Кошко», «Архивные документы использованы Пермским Молодежным «Мемориалом» в летних просветительских мероприятиях», «Приняты на государственное хранение документы профкома ФГУП «Машиностроительный завод им. Ф.Э. Дзержинского» и др.). Размещены тексты статей сотрудников архива, опубликованных в разные годы, новые выпуски научного вестника «Антро» (№ 8, 9).

Регулярно обновлялся раздел «Документы онлайн». Здесь были размещены фотографии из нескольких личных фондов, фотографии, посвященные деятельности пионерской организации, юбилеям ПГПУ и ПГУ и др. Был создан и к 22 июня размещен на сайте фотоальбом «Авиационный моторостроительный завод № 19 им. И.В. Сталина в борьбе за переходящее Красное Знамя ГКО».

В 2011 г. состоялось 6 заседаний ЭПМК архива, на которых был рассмотрен 41 вопрос в том числе: Положение об ЭПМК архива и Регламент работы ЭПМК, план заседаний ЭПМК на 2011 г.; номенклатура дел архива; 10 описей дел постоянного хранения; 11 описей документов личного происхождения и дополнений к описям; 4 описи фото- и видеодокументов; 1 опись документов по личному составу; 5 актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; 4 методических материала, подготовленных сотрудниками архива (3 инструкции по направлению «Обеспечение сохранности», 1 памятка по работе с базой данных); электронная выставка «Уральский добровольческий танковый корпус»; вопрос об образовании 2 коллекций документов; вопрос о сроках хранения личных дел пользователей; вопросы технического оформления документов; вопрос о необходимости проведения экспертизы ценности документов личных фондов при их описании; вопрос о целесообразности создания имен­ной картотеки лиц, упоминаемых в документах фондов архива; вопросы приема документов от организаций не являющихся источниками комплектования архива.

Еще в 2010 году архив провел большую работу по подготовке документальной книги из серии «Пермский край: история в судьбах» посвященной К.И. Галаншину, руководителю Пермского обкома КПСС, министру целлюлозно-бумажной промышленности СССР. 17 марта в архиве прошла презентация этой книги. В мероприятии приняли участие более 30 человек, многие из которых лично знали Константина Иванович. На презентации было высказано мнение о продолжении работы и подготовке нового расширенного варианта документальной книги к 100-летию Галаншина. Для поиска финансирования издания была сформирована инициативная группа. В течение отчетного года архивом подготовлены к публикации новые документы, материалы переданы в печать. Выход новой книги намечен на начало февраля. К сожалению, Константин Иванович этой книги уже не увидит, он не дожил до своего юбилея двух месяцев. Тем не менее все материалы использованные при подготовке издания, а также документы принадлежавшие К.И. Галаншину войдут в его личный фонд.

Приложение 1 «Приём на государственное хранение документов организаций в 2011 году» (документ MS Word, 154 Кб)

Приложение 2 «Проведение ЭЦ, НТО документов в организациях, утверждение описей в 2011 году» (документ MS Word, 145 Кб)

Приложение 3 «Оказана практическая и методическая помощь организациям в подготовке номенклатуры дел за 2011 год» (документ MS Word, 38,5 Кб)

Приложение 4 «Приём в 2011 году на государственное хранение документов личного происхождения» (документ MS Word, 35 Кб)

Директор архива С.А. Пономарев

С.А. Пономарев
236-01-23