Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

Отчет о работе государственного краевого учреждения «Пермской государственный архив новейшей истории» (ПермГАНИ) за 2010 год

Деятельность учреждения была направлена на выполнение государственного задания по основным направлениям деятельности, практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов регламентирующих деятельность государственных архивов. Установленные государственным задание объемные показатели учреждением выполнены. Главным событием 2010 года можно считать подготовку к проверке и саму проверку учреждения Управлением федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому федеральному округу (Росохранкультура).

Организационные мероприятия и нормативное регулирование основной деятельности

Минувший 2010 год ознаменовался для нашего учреждения проверками соблюдения архивного законодательства. В течение всего года архив готовился к проверке Росохранкультуры, которая состоялась в октябре 2010 года. В преддверии вышеуказанной проверки (август) Агентство по делам архивов Пермского края вышло с контрольной проверкой соблюдения архивного законодательства, в результате которой выявлено 24 нарушения и замечания в деятельности учреждения. К 01 октября 2010 года 18 (75%) из них было устранено. Оставшаяся часть нарушений и замечаний требовала существенного финансирования и более длительных сроков для реализации (создание страхового фонда на ОЦД, замена станции газового пожаротушения, создание третьего экземпляра описей).

Проходившая в октябре проверка Росохранкультуры выявила ряд нарушений и замечаний требований нормативных документов по обеспечению сохранности архивных документов (противопожарный, санитарно-гигиенический, охранный режимы), По результатам проверки был выдан Акт и Предписание № 67 от 29.10.2010. Руководством архива составлен и утвержден План мероприятий по устранению замечаний и нарушений, выявленных в результате проверки. В оставшиеся месяцы  конца года основные силы сотрудников архива были направлены на устранение нарушений. Реализация мероприятий этого плана будет одним из приоритетных направлением деятельности учреждения, наряду с выполнением государственного задания на 2011 год. 

 За отчетный период состоялось три расширенных аппаратных совещания при руководителе архива, на которых обсуждались вопросы подготовки к проверке Росохранкультуры, устранения выявленных нарушений и замечаний,  а так же о проблемах и текущем состоянии по исполнению запросов от юридических и физических лиц. В течение года, для акцентирования работы по ликвидации задолженности  по упорядочению документов в организациях – источниках комплектования архива, по описанию документов личного происхождения и  аудиовизуальных документов, находящихся на хранении в архиве в неупорядоченном состоянии, разработаны, рассмотрены на аппаратном совещании при руководителе архива и утверждены соответствующие графики погашения задолженности на среднесрочный период планирования. Ориентируясь на эти документы, будет строиться работа учреждения в ближайшие годы.

Руководствуясь, утвержденным на 2010 год государственным заданием, оптимизирована структура архива, уточнены названия структурных подразделений, утверждено новое штатное расписание.

Комплектование архива документами Архивного фонда Пермского края

По итогам года на государственное хранение от организаций – источников комплектования поступило 2094 ед. хр., (из них управленческой документации 1365 ед., по л/с – 729 ед. хр.), и в составе коллекции документов общественных организаций, прекративших свою деятельность 358 ед. хр. (приложение 1).

Сверх плана от ООО «ЛукойлПЕРМЬ» в состав Коллекции документов социальных и культурных проектов, реализованных на территории Пермского края поступило 367 условных ед. хр.

Кроме того, в архивохранилища переданы ранее описанные документы личного фонда Балковой В.М. и личного фонда Перхуна Ю.Н. общим объемом 182 ед. хр.

Основные усилия сотрудников архива по направлению комплектования были направлены на повышение процента упорядоченности документов в организациях-источниках комплектования. За последние два года архив существенно продвинулся в работе с организациями-источниками комплектования по вопросу ликвидации задолженности по описанию документов. С этой целью, в апреле был утвержден График погашения задолженности по описанию документов организаций-источников комплектования архива на 2010-2012 гг. Планируется к 2013 году нормализовать ситуацию по упорядочению документов в организациях. Как следствие этой деятельности на ЭПМК Агентства по делам архивов были представлены и утверждены (согласованы) описи 28 организаций общим объемом 2852 ед. хр., что превышает показатель прошлого 2009 года на 37% (приложение 2).

В рамках оказания практической и методической помощи организациям – источникам комплектования десяти организациям была оказана помощь в составлении номенклатур дел (приложение 3), а так же десяти организациям даны рекомендации по приведению к нормативному состоянию деятельности этих организаций в области ведения делопроизводства и ведомственного хранения документов. Большая работа проведена с фондообразователями, физическими лицами включенных в основной и потенциальные списки источников комплектования архива. Всего проведены переговоры, организованы встречи для подписания договоров и знакомства с документами с 22 фондообразователями. За отчетный период специалистами отдела дано 501 консультация (92 – в организациях, 128 – в архиве, 281 – по телефону), что на 38% больше показателя предыдущего года.

Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов

Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении.

Продолжено проведение реставрационно-восстановительных работ документов. Работниками архива подшито 3475 ед. хр. отреставрировано 1519 листа в 252 ед. хр., проведен мелкий ремонт 30516 листов, подвергнуто дезинфекции 259 пораженных грибом листов, стоящих на учете.

В течение 2010 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. По итогам года качественный показатель «Количество архивных документов, хранящихся в нормативных условиях» не достигнут до уровня определенного государственным заданием. Выявился ряд факторов, оказывающих влияние на соблюдение нормативного режима хранения документов. В начале года система вентиляции и кондиционирования воздуха нормально не функционировала, так как были засорены фильтры, отсутствовала система отчистки воды пароувлажнителя, не отрегулирована автоматика системы. Как следствие - низкий процент влажности в архивохранилищах. Для исправления ситуации заменен подрядчик обслуживающий систему, проведено обследование и определен круг вопросов требующих решения для нормализации работы системы. Проведены ремонтные работы системы вентиляции и кондиционирования воздуха (установлена система отчистки воды для пароувлажнителя кондиционера, выполнен монтаж систем автоматики кондиционирования, установлены ревизионные люки, защитные решетки на воздухозаборных отверстиях и противопожарные задвижки, отрегулированы воздушные заслонки) - в это время система не работала, что, безусловно, влияло на соблюдение нормативных режимов хранения. В-третьих, в двух архивохранилищах (№ 5, 6) образовался грибок. Для его устранения проведена биоцидная обработка, проведен ремонт по замене коробов ливневой канализации кровли и заделке обработанных поверхностей. После проведенных мероприятий, условно санитарно-гигиеническое состояние архивохранилищ приведено в норму. В 2011 году будет проведена повторная обработка, взяты пробы для лабораторных исследований и составления заключения.  

Проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О дополнительных мерах по восстановлению справедливости в отношении жертв репрессий, имевших место в 30 - 40 и начале 50-х годов» от 16.01.1989 года и Законом РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991 года, в количестве 295 ед.хр. (108%)

Согласно Перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива новейшей истории на 1998-2016 годы проведена проверка наличия и физического состояния 53448 ед. хр. документов на бумажной основе в составе 33 фондов (100,4%). В результате не обнаружено на месте 30 ед. хр., их поиск ведется. Опечатано 626 коробок.

В 2010 г. проводился розыск архивных документов, не обнаруженных в результате проверки наличия и состояния архивных фондов. На 01.01.2010 в розыске находилось 200 ед. хр. из 19 архивных фондов. В результате проведенной работы обнаружено 139 ед. хр., 61 ед. хр. из 13 архивных фондов решениями ЭПМК Агентства по делам архивов (протоколы от 25.02.2010 № 2, от 29.04.2010 № 4 и от 27.05.2010 № 5) сняты с учета.

Продолжен комплекс работ по учету документов: проводились замена карточек фондов на листы фондов; выверка комплекта учетных документов по 85443 описательным статьям описей, 53448 ед. хр. после выверки прошли проверку наличия и состояния. После выверки комплектов учетных документов внесены изменения в листы фондов и описи дел.

Проведена работа по обновлению списков фондов, содержащих аудиовизуальные документы, а также списков фондов личного происхождения на 01.01.2010.

Все принятые на государственное хранение документы от общественных организаций, партий и движений; держателей личных фондов, поступивших в архив, поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. Все документы, поступившие от организаций – источников комплектования архива, закартонированы. Всего вновь закартонировано, перекартонировано из связок и старых коробок 17084 ед. хр., что в 4 раза больше показателя 2009 года.

Выдано из архивохранилищ 12210 ед. хр., в том числе в читальный зал – 2338 ед.хр., сотрудникам архива – 9832 ед.хр., в том числе для исполнения социально-правовых запросов - 5038 ед. хр. Во временное пользование выдавалось 20 ед.хр.

В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилище проверена нумерация 245355 листов в 3681 ед.хр. С целью контроля за правильностью подкладки проверена подкладка в архивные коробки 395 ед. хр. после выдачи их для использования и ведения 252 карт-заместителей. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано. Одновременно проводилась выверка книг выдачи архивных документов, проверки сохранности архивных документов, выданных в структурные подразделения архива. При проверках давались рекомендации по улучшению обеспечения сохранности документов при их использовании.

В 2010 году архив провел ряд ремонтных работ направленных на обеспечение пожарной безопасности, улучшения защищенности и технического состояния здания. Кроме вышеперечисленных работ следует особо отметить проведения капитального ремонта системы внутреннего электроснабжения здания. Также, для последовательного выполнения предписания органов ГПН в отчетном году была подготовлена проектно-сметная документация на ремонтные работы, в том числе на модернизацию станции газового пожаротушения (приложение 4).

В 2011 году продолжится реализация плана мероприятий по устранению нарушений и замечаний выявленных в результате проверки Росохранкультуры.

Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем

Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.

В 2010 году архив активно осваивал работу в новой версии АПК «Архивный фонд» (версия 4), занятые в формировании баз данных этой программы сотрудники прошли обучение на специальных курсах в Государственном архиве Пермского края. После переноса данных из 3-й версии ПК «Архивный фонд» в 4-ю версию были проверены список фондов и список описей. Перенесено заголовков дел из описей в раздел «Дело» –  9929 ед.хр. Проводилась работа по заполнению сведений об НСА на уровне фонда (134 записей) и на уровне описи (150 записей). Заполнялись сведения на уровне фонда о переименовании организаций (23 фонда).

В соответствии с планом проводилось внедрение БД «Учет местонахождения документов по личному составу». Внесены сведения о 222 фондах.

Проведена работа с БД «Лидеры Прикамья». После выявления 8-ми учетных карточек образца 1926 г. на первых руководителей партийных и советских органов управления на данных лиц были составлены карточки для картотеки «Лидеры Прикамья» и сведения о них были занесены в БД «Лидеры Прикамья». Кроме того, было проведено выявление и импортирование фотографий в усовершенст­во­ван­ный вариант БД (703 фото), который размещен на сайте архива.

Проведена работа с БД «Календарь знаменательных дат». В течение года проводилось редактирование текстов статей Календаря за 2010 г. Был проведен поиск иллюстративного материала (фотографий и документов) для Календаря на 2011 г. (184 шт.). Текст «Календаря памятных дат» за январь 2011 г. был конвертирован в БД «Календарь памятных дат», к датам были прикреплены фотографии. Календарь выложен на сайт.

В соответствии с планом проводилась оцифровка документов и создание фонда пользования. Всего за год было сканировано 8175 листов в 2835 ед.хр. В первую очередь проводилось сканирование ОЦД и фотодокументов из фотоколлекции. Работы выполнялись на имеющемся в архиве оборудовании – планшетных сканерах.

Проведена переработка описей по личному составу и создание 3-х экз. (фонд № 105 описи № 19, 102, 137, 186, 187, 191, 192, 193, 194, 195, 196, 198, 203, 209, 220).

В течение года были описаны документы личных фондов А.Н. Фадеева, П.А. Неволина, Ю.Н. Перхуна, В.А. Тетюева, Г.К. Петухова, Ю.А. Гаврилова, К.И. Галаншина. Документы Ф.К. Арзамасова  были переданы в фонд № 6827 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.» и затем описаны. Документы А.Н. Богдаева были переданы в опись № 2 фонда № 90 «Коллекция документов по истории КПСС и ВЛКСМ». 

Проведены определенные работы с традиционными картотеками: переданы в отдел НСА, ААТ и ИПС учетные карточки членов партии образца 1926 г.; в соответствии с решением ЭПМК архива проведена экспертиза ценности карточек картотеки тематических запросов (1969–2001 гг.), а также уничтожены картотека «Коммунисты, демобилизованные в Молотовскую область» (1944–1947 гг.) и картотека партвзысканий, картотека социально-правовых запросов (1949–2003 гг.) передана в ведение отдела обеспечения сохранности и госучета документов. В целях исполнения предписаний проверки перемещены в металлические шкафы картотеки: «Герои Советского Союза. Герои Социалистического Труда. Лауреаты Государственной и Ленинской премий», «Коммунисты, эвакуированные в Молотовскую область», «Постановления партийных органов о реорганизации первичных партийных организаций», «Предприятия, организации, учреждения Пермской области, награжденные орденами», «Циркуляры и постановления ЦК ВКП(б)», «Выпускники ЗВПШ и ВПШ при ЦК КПСС», «Картотека персональных пенсионеров союзного и республиканского значения».

В 2010 году архив продолжил работу в рамках  реализации  целевой Программы  развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007-2011 гг. (п. 4.6 Развитие политического информирования и коммуникации). Рабочее название проекта «Из истории региональной политической рекламы на рубеже XX-XXI веков». Выделенные средства были полностью освоены. В отчетный период было проведено сканирование документов, постатейная резка и редактирование изображений, проведено распознаванием текста газетных статей, брошюр, буклетов; всего отсканировано 462 архивных документов на 973 листах; в базу данных введено информации из 462 документов.

Использование архивных документов. Научно-методическая деятельность

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 966 социально-правовых запросов и 147 тематических запросов. Доля положительных ответов на социально-правовые запросы составляет 51,9%, на тематические – 53,1%. Все запросы исполнялись в установленные сроки.

По видовому составу социально-правовые запросы разделились на следующие составляющие: стаж  (294) – 30,4%; зарплата (285) – 29,5%; награждения (262) – 27,1%; политические репрессии (93) – 9,6%; другие (32) – 3,4%

Из 147 исполненных тематических запросов 46 исполнены в рамках государственного задания. Преимущественно это запросы от органов власти различных уровней, прокуратуры, Управления ФСБ, судов, а так же родственников жертв политических репрессий, на которых распространяются права согласно Закона РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991. Из категории тематических запросов, исполненных архивом на платной основе следует отметить значительную долю запросов от граждан, интересующихся историей своей семьи. Количество таких запросов связано с размещением на сайте архива баз данных репрессивной тематики.

За год было прочитано (проведено) 40 лекций и обзорных экскурсий по архиву, количество слушателей – 401 чел. Тематика лекций сводилась к двум циклам: «Мир архива» и «Пермский край в годы Великой Отечественной войны». Лекции читались с демонстрацией презентаций по данной тематике. За чтение лекций в рамках проекта «Отряды мэра» архив был награжден благодарственным письмом Комитета по молодежной политике администрации г. Перми.   

В апреле 2010 г. был подготовлен новый вариант выставки «Малоизвестные страницы Великой Отечественной», распечатанный на баннере. Эта выставка с успехом демонстрировалась в ВЦ «Пермская ярмарка» в рамках юбилейных торжеств, посвященных 65-летию Победы. Архив был награжден  Дипломом выставки «Великая Победа. Прикоснуться ко времени-2010». С выставкой ознакомилось 3200 чел.

В течение года осуществлялась сопровождение Интернет-сайта архива (редактирование, размещение информации, обслуживание гостевой книги и др.). В целях увеличения информационной наполняемости сайта производилось его регулярное обновление и пополнение. Посещаемость сайта за год: посетители – 80911, визиты – 86453, просмотры – 370974.

Регулярно обновлялась информация о новых поступлениях документов за I–III кв. 2010 г. Размещены 33 информационных сообщения, обновленная версия электронной выставки «Малоизвестные страницы ВОВ», тексты статей сотрудников архива, подготовленных и опубликованных в 2009 г. и 2010 г., тексты памяток, подготовленных сотрудниками архива в 2010 г., список книг, поступивших в библиотеку архива в 2009 г., новые выпуски научного вестника «Антро» (№ 6, 7). В разделе «Деятельность» размещены Отчет о работе архива за 2009 г., «Анализ посеща­емости чит. зала за 9 мес. 2010 г.», «Анализ обращений граждан в архив за 9 мес. 2010 г.», сведения о посещаемости сайта и рейтинге популярности страниц сайта за апрель – ноябрь 2010 г., в разделе «Партнеры» – обложки и оглавления журнала «Ретроспектива», в разделе «Доска почета» – диплом участнику тематической выставки «Великая Победа. Прикоснуться ко времени-2010» на Пермской ярмарке и благодарность за большой вклад в развитие проекта «Отряды мэра».

Регулярно обновлялся раздел «Документы онлайн», на сайт были выложены фотодокументы из личного фонда П.А. Неволина, личного фонда В.М. Балковой, личного фонда В.А. Тетюева, личного фонда Ф.К. Арзамасова, новогодние фотографии из фондов ПермГАНИ, личных и семейных архивов. Были созданы и размещены на сайте фотоальбомы «Мир детства», «С Новым годом!».

В течение года проводилась внеплановая работа по подготовке документальной книги из серии «Пермский край: история в судьбах» посвященной К.И. Галаншину, руководителю Пермского обкома КПСС, министру целлюлозно-бумажной промышленности СССР. Макет книги предан в издательство для дальнейшей работы.

В 2010 г. состоялось 6 заседаний ЭПМК архива, на которых было рассмотрено 33 вопроса в том числе: план заседаний ЭПМК на 2010 г.; 4 описи дел постоянного хранения; 8 описей документов личного происхождения и дополнений к описям; 1 опись объединенного архивного фонда; 3 описи документов по личному составу (из них 2 описи личных дел исследователей); 2 акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; 3 акта о списании необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны (в рамках одного вопроса); акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду; акт о неисправимых повреждениях архивных документов; вопрос о дублетных экземплярах фотодокументов фонда № 8043; 5 методических материалов, подготовленных сотрудниками архива (2 инструкции и 1 памятка по направлению «Обеспечение сохранности», 2 памятки по подготовке архивных справок); Положение об экспертной комиссии Уполномоченного по правам человека в Пермском крае, Положение об архиве Уполномоченного по правам человека в Пермском крае; схема систематизации документов в описи; вопросы о целесообразности хранения и сливания картотек (о 4 картотеках); вопрос об описании документов, собранных во время работы над сборником документов и материалов «Немцы в Прикамье. XX век».

В 2010 г. в целях организационного и методического обеспечения работ в архиве подготовлены, утверждены и введены в действие приказами руководителя архива: Регламент работы архивохранилищ, Инструкция о порядке выдачи и приема архивных документов и описей дел из архивохранилищ, Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовке документации для снятия их с учета, Инструкция по уборке служебных помещений в архивохранилищах ГКУ «ПермГАНИ», Памятка по обеспечению сохранности документов при исполнении социально-правовых запросов. Обновлены, утверждены и введены в действие Положения об архивохранилищах, составлено, утверждено и введено в действие Положение о Научно-справочной библиотеке. Изданы приказы о передаче архивных фондов на ответственное хранение и о праве доступа в архивохранилища.

В целях повышения эффективности исполнения социально-правовых и тематических запросов специалистами архива разработаны Памятку по подготовке архивных справок по документам архивно-следственных дел, Памятку по подготовке архивных справок о нахождении в плену и окружении, проживании на оккупированной территории, принудительном направлении на работы в Германию.

Посещаемость читального зала за год составила 770 посещений, количество зарегистрированных исследователей – 161. Данные показатели соответствуют аналогичным показателям прошлого года. 

Приложение 1 «Приём документов на государственное хранение в 2010 году» (документ MS Word, 111 Кб)

Приложение 2 «Проведение ЭЦ, НТО документов в организациях, утверждение описей в 2010 году» (документ MS Word, 149 Кб)

Приложение 3 «Оказана практическая и методическая помощь организациям в подготовке номенклатуры дел за 2010 год» (документ MS Word, 41 Кб)

И.о. директора архива С.А. Пономарев

С.А. Пономарев
236-01-23