Пермский государственный архив социально-политической истории

Основан в 1939 году
по постановлению бюро Пермского обкома ВКП(б)

ОТЧЕТ О РАБОТЕ
государственного краевого бюджетного учреждения “Пермской государственный архив новейшей истории”
(ГКБУ «ПермГАНИ»)
за 2015 год

Деятельность учреждения была направлена на выполнение государственного задания, достижение целевых показателей эффективности деятельности государственного краевого бюджетного учреждения; практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность государственных архивов. Установленные государственным заданием показатели, а также показатели государственной программы «Культура Пермского края» архивом выполнены.

Основные достижения архива в 2015 году:

По основным направлениям деятельности архива по итогам 2015 года были достигнуты следующие результаты:

Комплектование архива документами Архивного фонда Пермского края

По итогам года на государственное хранение от 12 организаций – источников комплектования поступило 1 316 ед. хр., (из них управленческой документации 542 ед. хр., по л/с – 223 ед. хр.), и по актам описания документов - 551 ед. хр.

Кроме того, в архивохранилища переданы документы личного происхождения: Баженова И.К., ветерана Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.; Орачевой Е.А., ректора ЗУИЭП; Симановской Е.Ю., доктора медицинских наук, зав. кафедрой детской стоматологии ПГМА; Филя В.Е., главы администрации г. Перми (1992-1996), общим объёмом 256 ед. хр.

Всего по итогам года на государственное хранение поступило 1 572 ед. хр. Все документы приняты в упорядоченном состоянии.

Основные усилия были направлены на повышение процента упорядоченности документов в организациях-источниках комплектования. За отчетный период архив продвинулся в работе с организациями-источниками комплектования: описаны документы 47 организаций, из них 43 – за 2012 год, 3 за 2011 год, и одной организации, исключённой из списка источников. Плановый показатель на 2015 год по упорядочению документов в организациях-источниках комплектования достигнут.

На ЭПМК Агентства по делам архивов в 2015 году были представлены и утверждены (согласованы) описи 47 (всего 45 организаций) организаций общим объёмом 1 278 ед.; описаны документы личного происхождения общим объёмом 696 ед., а также по актам описания 335 ед. Всего по итогам года описано 2 309 ед.

В рамках оказания практической и методической помощи организациям – источникам комплектования 4 организациям была оказана помощь в составлении номенклатур дел на 378 позиций.

Большая работа проведена с фондообразователями, физическими лицами, включенными в списки источников комплектования архива. Проведены переговоры, организованы встречи для подписания договоров и знакомства с документами с 13 фондообразователями, с 4 из них впервые подписаны договоры о дарении документов.

Подготовлена и проведена презентация фонда документов личного происхождения Калинина М.А., педагога, историка, журналиста, краеведа.

За отчетный период специалистами Архива дано 454 консультации по специфике комплектования документов (68 – в организациях, 122 – в архиве, 264 – по телефону).

Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов

Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов, находящихся на государственном хранении.

Традиционно проводились реставрационно-восстановительные работы документов. Работниками архива подшито 3724 ед. хр., отреставрировано 823 листа, проведен мелкий ремонт 36390 листов.

В течение 2015 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом.

В течение года нормативное хранение документов колебалось в следующих пределах:

I кв.II кв.III кв.IV кв.
96,7% 95% 97,64% 99,2%

Незначительное снижение значения показателя в первой половине года объясняется ремонтом системы кондиционирования воздуха, что в дальнейшем позволило повысить эффективность воздействия на температурно-влажностный режим в архивохранилищах.

Согласно Перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива на 1998-2016 годы проведена проверка наличия и физического состояния 35518 ед. хр. документов на бумажной основе и фотодокументов (101 % от плана). В результате не обнаружено на месте 6 ед. хр., поиск ведется.

В течение года проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О дополнительных мерах по восстановлению справедливости в отношении жертв репрессий, имевших место в 30 - 40 и начале 50-х годов» от 16.01.1989 года и Законом РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991 года, в количестве 449 ед.хр.

Было проведено техническое оформление документов личного фонда «Шарц Александр Кузьмич», личного фонда «Созинов Владимир Александрович», личного фонда «Бурцев Геннадий Николаевич», личного фонда «Анисимов Михаил Венедиктович», «Архивная коллекция документов общественных организаций участников локальных войн и военных конфликтов» и других самостоятельных личных фондов. Всего 1667 ед.хр.

Продолжен комплекс работ по учету документов: проводились замена карточек фондов на листы фондов; выверка комплекта учетных документов по 35518 описательным статьям описей. После выверки комплектов учетных документов внесены изменения в листы фондов и описи дел.

Все принятые на государственное хранение документы от общественных организаций, партий и движений; держателей личных фондов, поступивших в архив, поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. Все документы, поступившие от организаций – источников комплектования архива, закартонированы. Всего вновь закартонировано, перекартонировано из связок и старых коробок 6862 ед. хр.

За год выдано из архивохранилищ 13358 ед. хр., в том числе в читальный зал – 3882 ед.хр., сотрудникам архива – 9476 ед.хр. Из приведенной таблицы прослеживается динамика увеличения количества дел выдаваемых в читальный зал.

201020112012201320142015
Количество дел выданных в читальный зал 2338 2515 2675 3613 4016 3882

В 2015 году особенное внимание было уделено работе по созданию 3-го экземпляра описей дел. За год скопировано, подшито и оформлено 633 экземпляра описей.

В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилище проверена нумерация 124819 листов, а также проверка листажа 722705 листов. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем

Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.

В 2015 г. проводилась активная работа по развитию системы НСА к документам архива.

К 70-летию Победы в Великой Отечественной войне было подготовлено 4 тематических обзора документов: «Фронтовые дневники в фондах личного происхождения ПермГАНИ» (И.Ю. Федотова), Обзор фотографий военных лет из фонда № 7283 «Личный фонд Неволина Павла Александровича» (И.В. Папулов), «Письма с фронта» (С.А. Дедкова), «Ветераны Великой Отечественной войны 1941–1945 гг. И.К. Баженов и Е.Ю. Симановская » (Е.Н. Иванова).

Проводились работы по каталогизации документов. Было составлено 1386 карточек (из них 182 дублетных) по 1204 ед.хр. по 19 фондам (из них: 18 фондов – личного происхождения, 1 фонд – фотодокументы).

Были продолжены работы по вводу информации в ПК «Архивный фонд» на уровне заголовков дел. В первую очередь в ПК «Архивный фонд» вносились новые поступления. Завершено введение в ПК «Архивный фонд» заголовков дел фонда № 1 «Пермский горком КПСС» и фонда № 7755 «Индустриальный райком КПСС». Описи, существующие только на бумажной основе, переводились в электронный формат.

В ПК «Архивный фонд» было введено 53 106 заголовков ед.хр. На 01.01.2016 в ПК «Архивный фонд» всего внесено 328 584 заголовка ед.хр. Также производилось внесение сведений об НСА на уровне фондов (65 описей по 38 фондам) и на уровне описей (92 описи). Архивный фонд доступен на сайте архива.

Проводилось тестирование ПК «Архивный фонд» версия 5.0.2.

Была продолжена работа по заполнению БД «Учет местонахождения документов по личному составу». В базу данных вносились сведения о документах по личному составу, поступивших в архив в 2015 г. Всего на 01.01.2016 база данных включает 279 записей.

Проводились работы по заполнению БД «Фотокаталог». Было создано 602 записи. На 01.01.2016 в БД «Фотокаталог» всего внесено 7 611 записей. Работа с БД велась параллельно оцифровке фотодокументов, также в базу вносились фотографии, сканированные ранее, но не внесенные в нее.

Продолжилось создание записей в БД «Картотека по материалам архивно-следственных дел» по поступлениям 2009 г., 2014 г. Всего была создана 131 запись. Также проводилось редактирование базы данных с просмотром архивно-следственных дел. Всего отредактировано 725 записей. База данных доступна на сайте архива.

Продолжено редактирование и унификация записей БД «Военнопленные» (428 записей).

Проводилась оцифровка документов и создание электронного фонда пользования (дела сканировались полностью). В соответствии с Перечнем фондов ПермГАНИ, дела из которых подлежат переводу в электронный вид, (согласован Общественным советом при Агентстве по делам архивов Пермского края (протокол № 3 от 15.12.2014)) сканировано 173 ед.хр. (из них 110 ед.хр. по госзаданию): 95 ед.хр. – протоколы заседаний бюро Пермского обкома ВКП(б), 15 ед.хр. – архивно-следственные дела, 47 ед.хр. – фотодокументы, прочие документы постоянного хранения – 16 ед.хр.). Всего на 01.01.2016 в соответствии с Перечнем фондов ПермГАНИ, дела из которых подлежат переводу в электронный вид, сканировано 566 ед.хр.

Завершена оцифровка протоколов заседаний бюро Пермского (Молотовского) обкома ВКП(б) за 1945 г., 1946 г.

Осуществлялся перевод документов постоянного хранения в электронный вид: сканирование, создание БД «Картотека по материалам архивно-следственных дел». За год в электронный вид переведено 560 ед.хр. документов постоянного хранения. Всего на 01.01.2016 в электронный вид переведено 49 151 ед.хр. документов постоянного хранения.

Сканировано также 17 ед.хр. документов по личному составу.

В соответствии с Графиком погашения задолженности по описанию документов личного происхождения ПермГАНИ проводилось описание документов. Завершено описание документов фонда № 6827 «Коллекция документов участников Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.», фонда № 871 «Архивная коллекция документов преподавателей общественных дисциплин вузов города Перми» и ряда личных фондов (личные фонды А.Н. Третьякова, Ф.Г. Алексеева, Д.К. Макарова и др.). На ЭПМК архива было рассмотрено всего 1088 условных ед.хр. документов личного происхождения из них сформировано 1617 ед.хр.

Использование архивных документов. Научно-методическая деятельность

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 1058 социально-правовых запросов и 317 тематических запросов. Доля положительных ответов на социально-правовые запросы держится на высоком уровне, и составляет 56,9% (против 48,4% в 2012, 56,2% в 2013, 52,7% в 2014). Все запросы исполнены в установленные сроки. Долевое соотношение социально-правовых запросов исходя из их тематики вот уже четвертый год подряд стабильно и традиционно. Большую часть запросов составляют запросы о подтверждении стажа 504 в 2015 г. (в 2013 – 459, 491 в 2014). Второе место занимают запросы по зарплате 381 (в 2013 – 316, 298 в 2014,), третья категория - награждение 127 (145 в 2014, в 2013 – 126). В рамках соглашения Агентства по делам архивов и Управления Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю переписка архива и отделений фонда осуществляется по каналу защищенной электронной связи VipNet. За отчетный период количество поступивших запросов от отделений Пенсионного фонда увеличилось по отношению к предыдущему году. Так в 2012 году количество запросов из Пенсионного фонда по VipNet составляло 83 запроса, в 2013 – 189 запросов, в 2014 – 192, в 2015 – 192.

Из 317 исполненных тематических запросов 45 исполнены в рамках государственного задания. Это запросы от органов власти различных уровней, прокуратуры, Управления ФСБ, судов, преимущественно такие запросы поступают от родственников жертв политических репрессий, на которых распространяются права согласно Закону РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991.

Из категории тематических запросов, исполненных архивом на платной основе, следует отметить значительную долю запросов от граждан, интересующихся историей своей семьи. Количество таких запросов связано с размещением на сайте архива баз данных репрессивной тематики. Кроме того, по 135 запросам заявителям направлены промежуточные ответы на предмет оплаты или уточнения сведений. Как правило, работа по таким запросам уже проведена: выявлена информация, интересующая заявителя, определен объем документов для копирования и предложен вариант оплаты услуг архива.

В рамках реализации целевой подпрограммы «Патриотическое воспитание жителей Пермского края на 2013 – 2017 годы», по заказу Агентства по делам архивов Пермского края была подготовлена электронная выставка документов «Этот день мы приближали как могли», посвященная 70-летию Победы, а также по заказу Агентства по делам архивов Пермского края в рамках реализации Государственной программы «Обеспечение взаимодействия общества и власти» подпрограммы «Патриотическое воспитание жителей Пермского края» была подготовлена электронная выставка «10 лет Пермскому краю».

Кроме этого, в читальном зале архива было подготовлено 5 выставок: