Отчет о работе государственного краевого учреждения «Пермской государственный архив новейшей истории» (ПермГАНИ) за 2009 год
Деятельность учреждения была направлена на практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов регламентирующих деятельность государственных архивов. Основными событиями, происходившими в отчетный период, были преобразование архива в краевое учреждений с новым названием и подготовка дилогии «Нас водила молодость…» об освоении целины и деятельности студенческих строительных отрядов как информационное мероприятие, посвященное году Молодежи в России, создание нового современного Интернет сайта. Плановые показатели 2009 года учреждением выполнены.
Организационные мероприятия и нормативное регулирование основной деятельности
Важнейшим событием отчетного периода стало преобразование архива в государственное краевое учреждение «Пермский государственный архив новейшей истории» (ПермГАНИ). В связи с этим в архиве был разработан план преобразования учреждения включающий мероприятия по проведению экспертизы и замены локальных нормативных документов, перезаключению договоров с организациями-источниками комплектования. Все мероприятия плана выполнены.
По итогам проверки соблюдения архивного законодательства проведенной Агентством по делам архивов Пермского края в 2008 году составлен план мероприятий по устранению выявленных замечаний, который был реализован в первом полугодии 2009 года.
За отчетный период состоялось два заседания дирекции, на которых обсуждались вопросы целесообразности перспективного планирования работ по восстановлению комплектности описей на документы архива, проблемы взаимодействия с организациями-источниками комплектования архива и необходимость модернизации Интернет сайта архива, и аппаратное совещание при директоре архива на котором рассмотрены вопросы противопожарной безопасности учреждения.
Формирование Архивного фонда Пермского края.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами
и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций
По итогам года на государственное хранение от организаций – источников комплектования поступило 1125 ед. хр., из них управленческой документации 1003 ед., по л/с – 122 ед. хр., и в составе коллекции документов общественных организаций, прекративших свою деятельность 210 ед. хр. (приложение 1).
Сверх плана от органов ФСБ и МВД по Пермскому краю на государственное хранение поступили архивно-следственные дела общим объемом 1862 ед. хр. (приложение 2). Эти документы органично вольются в уже имеющийся комплекс документов по репрессивной тематике. В ближайшие годы на документы будет создан необходимый научно-справочный аппарат, информация будет включена в базы данных, и будет доступна через Интернет сайт архива для широкого круга пользователей.
Кроме того, в архивохранилища переданы ранее описанные документы личного фонда Ошурковой Р.А. в количестве 215 ед. хр. и личного фонда Аликиной Н.А. – 72 ед. хр.
В связи с преобразованием архива в краевое учреждение проводилась работа по перезаключению договоров с организациями-источниками комплектования. Сотрудники отдела комплектования провели переговоры с руководителями организаций об обязанностях сторон в ходе дальнейшего сотрудничества в области делопроизводства и архивного дела. В результате был обновлен Список организаций - источников комплектования архива включающий 50 организаций.
Совместными усилиями архива и краевого совета профсоюзов Прикамья 16 октября проведено совещание с руководителями крупных профсоюзных организаций и обкомов профсоюзов по вопросам обеспечения сохранности документов в профсоюзных организациях. Участники совещания обсудили возникшие проблемы и перспективы дальнейшего сотрудничества профсоюзных организаций и архива.
В 2009 году в организациях - источниках комплектования были проведены 4 комплексные проверки (Пермское отделение союза театральных деятелей, редакция газеты «Профсоюзный курьер», профком АОО «Строительно-монтажный трест № 14», АНО «Региональный учебный центр»), 2 тематические (профсоюз работников госучреждений и общественного обслуживания, краевой совет профсоюзов). По результатам проверок составлены справки (акты) с рекомендациями по приведению деятельности организаций в области архивного дела в соответствии с действующим законодательством.
Девяти организациям была оказана методическая и практическая помощь в составлении номенклатур дел, кроме того составлена примерная номенклатура краевой организация отраслевого профсоюза (приложение 3). За отчетный период специалистами отдела дано 362 консультации (138 – в организациях, 50 – в архиве, 174 – по телефону).
Проведены работы по составлению (обновлению) основного и потенциального списков держателей личных фондов и коллекций (утвержден решением ЭПМК агентства). На ЭПМК архива рассмотрены Примерное положение об экспертной комиссии (ЭК) организации и Примерное положение об архиве организации.
В 2009 году на заседаниях ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края были рассмотрены и утверждены (согласованы) описи общим объемом 2071 ед. хр., в том числе постоянного срока хранения – 1783 ед. хр., по л/с – 288 ед. хр. (приложение 4). Плановые показатели 2009 года определяли общий объем 2004 ед. хр., то есть выполнение плана составило 103,3%. Следует отметить, что по сравнению с 2008 годом этот показатель увеличен более чем в 2,5 раза.
Кроме того, были утверждены сдаточные описи двух новых держателей личных фондов (Верхоланцевой Р.М. на 83 усл. д. за 1972-2008 гг., Симановской Е.Ю. на 120 усл. д. за 1877 - 2008 гг.) и опись документов личного фонда В.М. Балковой в количестве 80 ед. хр/
Проведена большая работа с фондообразователями по заключению договоров, проведению переговоров, организации выезда на дом к собственнику, подготовке и передаче документов личного происхождения на государственное хранение. В их числе Катаева Н.Н., Кузнецова Б.А., Бурцев Г.И., Перхун Ю.Н., Вологина Т.П., Аборкин В.И., Симановская Е.Ю., Чупин С.А., Лисовенко Л.А., Верхоланцева Р.М. Семянников В.В., Зайцев В.В., Березняков В.С., Микрюкова К.С.
Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов
Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении.
Продолжено проведение реставрационно-восстановительных работ документов. Работниками отдела подшито 3396 ед. хр. (плановый показатель значительно перевыполнен так как, когда составлялся план на 2009 год, по отделу комплектования была вакансия специалиста, занимающегося улучшением физического состояния документов, и показатели были установлены исходя из фактического количества специалистов по данному виду работ), отреставрировано 1704 листа в 307 ед. хр., проведен мелкий ремонт 35804 листов (102%), подвергнуто дезинфекции 798 пораженных грибом листов, стоящих на учете.
В течение 2009 года в архивохранилищах постоянно велись наблюдения за температурно-влажностным режимом. Ежемесячно проводился анализ состояния температурно-влажностного режима, который показал, что отклонения от нормы совсем незначительны, и не влияют на сохранность архивных документов.
Проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР «О дополнительных мерах по восстановлению справедливости в отношении жертв репрессий, имевших место в 30 - 40 и начале 50-х годов» от 16.01.1989 года и Законом РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18.10.1991 года, в количестве 129 ед.хр. (108%).
Согласно Перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива новейшей истории на 1998-2016 годы проведена проверка наличия и физического состояния 50584 ед. хр. документов на бумажной основе в составе 28 фондов (100,4%). В результате выявлено необнаруженных 33 ед. хр. Опечатано 823 коробки.
Согласно распоряжению Комитета по делам архивов Пермской области «Об усилении безопасности хранения дел, в составе которых имеются музейные предметы и особо ценные документы Архивного фонда Пермской области» в отчетном году продолжены работы по полистной проверке дел, выдававшихся из архивохранилищ в 2001 - 2005 гг., проверено 165659 листов.
Продолжен комплекс работ по учету документов: обновление списка фондов с помощью компьютерной программы «Архивный фонд»; замена карточек фондов на листы фондов; проведена выверка комплекта учетных документов по 82559 описательным статьям описей, 50584 ед. хр. после выверки прошли проверку наличия и состояния. После выверки комплектов учетных документов в них внесены изменения.
Все принятые на государственное хранение документы от общественных организаций, партий и движений; держателей личных фондов, поступивших в архив, поставлены на учет и размещены в архивохранилищах. Все документы, поступившие от организаций – источников комплектования архива, закартонированы. Вновь закартонировано, перекартонировано из связок и старых коробок 2337 ед. хр. Общий объем закартонированных дел составляет 4198 ед. хр.
Выдано из архивохранилищ 19727 ед. хр., в том числе в читальный зал – 2928 ед.хр., сотрудникам архива – 16799 ед.хр., из них для статей, выставок – 3421 ед.хр., для выполнения социально-правовых и тематических запросов – 4454 ед.хр., для рассекречивания - 2100 ед. хр. Во временное пользование выдавалось 2 ед.хр., в лабораторию для проведения реставрационных работ 994 ед.хр.
В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилище проверена нумерация 238850 листов, 3555 ед.хр., правильность подкладки 1620 ед. хр. после выдачи их для использования и ведения 198 карт-заместителей.
Выполнены работы по оцифровке архивных документов. Общий объем 5095 листов. В первую очередь проводилось сканирование ОЦД и фотодокументов из фотоколлекции. Работы выполнялись на имеющемся в архиве оборудовании – планшетных сканерах.
Проведены работы по сверке дублетных экземпляров документов первичных парторганизаций. При плановом показателе 900 ед. хр. выполнен объем 1216 ед. хр., что свидетельствует о перевыполнении плана на 35%.
Во исполнение приказа Агентства по делам архивов Пермского края из подвала в архивохранилища перемещена библиотека архива, проведены мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Пермского края и постановке на государственный учет. Всего на 01.01. 2010 г. поставлено на учет 11569 единиц научно-справочной библиотеки. В том числе учтено 2707 журналов и 8862 книг. Проведены изменения системы учета журналов. До настоящего времени журналы в переплетенном виде учитывались по количеству номеров в них. При постановке на учет этих журналов они учтены по количеству подшивок, в связи с этим уменьшилось их количество. Общее количество справочно-информационной базы (книг, журналов, газет, справочно-информационный фонд) составляет 16 435 единиц хранения.
Ремонтные работы не проводились. В архивохранилищах № 5 и 6, а так же в подвале в июне проведена биоцитная обработка для приведения условий хранения в нормативное состояние.
Остается не решенным вопрос по созданию страхового фонда и фонда пользования, электронных образов ОЦД и фотодокументов, мало уделяется внимания улучшению физического состояния документов, уже находящимся на хранении, больше реставрируем документы, которые готовят к сдаче на государственное хранение.
К сожалению, после ремонта вновь появились трещины, снова возникла необходимость в постановке "маяков" для определения динамики трещин в стенах здания.
Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем
Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.
Специалистами отдела обеспечения сохранности и госучета документов проведен ряд работ по описанию документов, переработке и усовершенствованию описей. Сверены дублетные экземпляры протоколов первичных партийных организаций. Всего просмотрено 1216 ед.хр. (135% от запланированного объема).
Проведены работы по описанию документов личного фонда Балковой В.М., инженера-химика, капитана химических войск, разработчика нитроглицериновых пороховых зарядов для крупнокалиберных реактивных установок (минометов М-13) легендарных «Катюш» (80 ед. хр.) и личного фонда секретаря Пермского обкома КПРФ Перхуна Ю.Н (94 ед. хр.). По этим фондам проведена экспертиза ценности документов, их систематизация и составление описей.
В 2009 году завершены работы по переработке описей № 1, 18, 46 фонда № 1 Пермского горкома КПСС. В отчетный период выполнены следующие работы: проверка дел на дублетность (343 ед. хр.), переработка дел (320 ед. хр.), определение фондовой принадлежности (119 документ), выделение дел в другие фонды и другие описи фонда (61 документ), составление актов о передаче дел в др. описи фонда, о включении в дела новых документов (231 позиций), составлен указатель предприятий и организаций (199 позиций), составлен список сокращ. (58 позиций), подготовка дел к подшивке (461 ед. хр.), составлено продолжение к описям фонда (118 описательные статьи).
К протоколам заседаний бюро и пленумов Пермского горкома КПСС за 1933, 1935 гг. составлены перечни вопросов общим количеством 1275 описательных статей. Научно-справочный аппарат архива пополнился 33 описями в полной комплектации. В систематический и именной каталоги влито 99 карточек.
Продолжилась работа по формированию программного комплекса «Архивный фонд». Описи, составленные без применения ПВЭМ, сканировались, новые поступления описей сразу редактировались, и данные конвертировались в программу. Всего в раздел «Дело» перенесено 8339 заголовков, заполнено сведений об НСА на уровне фонда (26 записей), на уровне описей 39 записей), занесены сведения о ФП на уровне описей - 10 описей. (1784 ед.хр.). Кроме того, устранены ошибки в 3 версии ПК «Архивный фонд» и осуществлена конвертирование данных в 4 версию программы.
В течение года осуществлялись работы по формированию базы данных «Календарь знаменательных дат»: редактирование, форматирование текста и конвертирование его в программу (638 БД), редактирование фотографий и конвертирование изображений в программу (370 БД). Продолжилось обновление фотокаталога вновь отсканированными документами, за отчетный период на сканере планшетного типа отсканировано 3865 фотографий.
В 2009 году архив продолжил работу в рамках реализации целевой Программы развития политической культуры и гражданского образования населения Пермского края на 2007 - 2011 гг. (п. 4.6 Развитие политического информирования и коммуникации). Рабочее название проекта «Из истории региональной политической рекламы на рубеже XX-XXI веков». Выделенные средства были полностью освоены. В отчетный период было проведено тестирование программы, сканирование документов, постатейная резка и редактирование изображений, проведено распознаванием текста газетных статей, брошюр, буклетов; всего отсканировано 390 архивных документов на 546 листах; в базу данных введено информации из 131 документа. Кроме того, проведена доработка программы (разработка приложения для поиска и просмотра информации из базы данных, изменена карточка для ввода данных).
Использование архивных документов. Научно-методическая деятельность
За отчетный период сотрудниками архива исполнено 905 социально-правовых запросов (в том числе 12 консульских) и 152 тематических запроса (в том числе 19 консульских). Доля положительных ответов на социально-правовые запросы составляет 51,2%, на тематические – 57,9%.
По видовому составу социально-правовые запросы разделились на следующие составляющие: стаж (304) – 33,6%; зарплата (257) – 28,4%; награждения (159) – 17,5%; политические репрессии (137) – 15,2%; другие (48) – 5,3%.
Сотрудники стола справок осуществляли прием и консультирование граждан обращающихся в архив за поиском документов, подтверждающих их законные права. За год зарегистрировано 226 обращений.
За год было прочитано 60 лекции для студентов вузов и колледжей, лицеистов, гимназистов и школьников, общее количество слушателей – 1836 человек. Их тематика была достаточно разнообразна: история политических репрессии в Прикамье, страницы истории Великой Отечественной войны, деятельность архива. Лекции проводились как в архиве, так и за его пределами. Кроме того, сотрудниками проведено 24 обзорные и тематические экскурсии для 459 человек.
Одним из главных событий года можно считать создание нового, современного Интернет сайта архива. Практически весь коллектив работал над его наполнением. На страницах сайта разместили 20 обзоров документов, календарь знаменательных дат, тексты статей и выступлений специалистов архива, отраслевой законодательство и нормативные акты по деятельности учреждения, справки о проверке организаций-источников комплектования, а так же 113 информационных сообщения. В результате наш сайт стал одним из самых посещаемых Интернет-ресурсом архивной отрасли. Через сайт возможно не только познакомится с информационными ресурсами архива, но и оставить запрос по интересующему пользователя вопросу. Новый сайт начал работу с 1 октября и по данным статистического сервера «SpyloG» за три месяца его посещаемость характеризуется следующими цифрами:
| Месяц | Посетители | Визиты | Просмотры |
|---|---|---|---|
| Октябрь | 2132 | 2950 | 27184 |
| Ноябрь | 4693 | 5949 | 34684 |
| Декабрь | 6492 | 7782 | 31075 |
За отчетный период специалисты архива приняли активное участие (выступили с информацией, докладом, подготовили информационное сопровождение мероприятия) в 22 мероприятиях, проводимых другими организациями. В их числе круглые столы «Образ и символы малого города как фактор его инвестиционной привлекательности», «Проблемы современных женщин в пермском крае», конференции «Грибушинские чтения», Прикамский Народный собор, «Романовские чтения», «Смышляевские чтения», презентации книг, конкурс «Корпоративный календарь», международная научная конференция «История сталинизма: репрессированная российская провинция» (г. Смоленск), торжественные мероприятия, посвященные юбилею создания студенческих строительных отрядов.
За год сотрудниками архива в печатные СМИ, научные и отраслевые издания передано 18 документальных материалов, 16 из них уже опубликованы (приложение 5). В качестве информационных партнеров традиционно выступили историко-архивный Журнал Ретроспектива, «Промышленная безопасность и экология», а так же Архивные ведомости (г. Екатеринбург) и Российская газета. Кроме того, специалисты архива приняли участие в 4 радиопередачах и 8 новостных сюжетах пермских телекомпаний (приложение 6). Так же специалисты архива выступили научными консультантами при создании кинофильма «Пермь и пермяки. Хроники Гражданской войны».
Основным исследовательским и издательским проектом этого года стала подготовка дилогии «Когда мы были молодые…» посвященной юбилеям освоения целины и создания студенческих строительных отрядов. Данная публикация очень удачно сочетается с тем, что 2009 год объявлен годом Молодежи в России. В реализации данного проекта нам помогли наши коллеги из краеведческого музея, любезно предоставившие иллюстративные материалы из своих фондов. Научными руководителями сборника документов выступили д.и.н., профессор В.П. Мохов (ПГТУ) и к.и.н., доцент М.А. Иванова (ПГУ). Издание опубликовано на средства, пожертвованные архиву на издательскую деятельность. Тираж издания 500 экземпляров.
Презентация книги состоялась в архиве 30 октября, на мероприятии присутствовало 50 человек. В основном это герои документального сборника, оставившие свои воспоминания о своей работе в студенческих строительных отрядах и на освоении целинных земель. Для широкой аудитории презентация книги прошла в рамках мероприятий, проводимых Министерством культуры и массовых коммуникаций Пермского края во Дворце Молодежи, ПГТУ и Дворце культуры им. А.Г. Солдатова.
Также в прошлом году вышел третий том части 5 Книги памяти жертв политических репрессий – мартиролог красноармейцев в немецком плену 1941-1945 гг. Это очередная книга мартиролога жертв политических репрессий подготовленная к изданию совместными усилиями архивистов и научными сотрудниками пермского отделения общества «Мемориал».
Посещаемость читального зала за год составила 801 посещение, количество зарегистрированных исследователей – 166. Данные показатели превышают аналогичные показатели прошлого года на 30% и соответственно на 24%. В отчетном году по документам архива исследователями подготовлено и вышло в свет 8 публикаций.
В отчетный период сотрудники архива приняли участие в 33 научных конференциях и круглых столах всероссийского и межрегионального уровня. Конечно, в большинстве случаев участие ограничилось отправкой и публикацией тезисов, но ряд мероприятий специалистам удалось посетить и выступить со своими материалами. Особенно следует отметить участие и выступление заместителя директора по научной работе и связям с общественностью Безденежных Т.В. по проблеме хранения и использования архивно-следственных дел в рамках международной научной конференции «История сталинизма: репрессированная российская провинция». В общем и целом, архивистами было подготовлено 40 тезисов выступлений на основе архивных документов, что в 2 раза превышает показатель 2008 года. Данный вид деятельности как нельзя лучше позиционирует документы архива в научном сообществе и привлекает новых исследователей к фондам архива.
В течение года проведено шесть заседаний экспертно-проверочной методической комиссии. Экспертами рассмотрены новые локальные документы, регламентирующие деятельность комиссии в связи с переименованием архива, ряд методических документов (типовых положений) в помощь организациям-источникам комплектования, проекты договоров с источниками комплектования и держателями личных фондов, а так же информационные материалы, подготовленные отделом использования, макет сборника документов «Когда мы были молодые…», переработанные описи фонда № 1 «Пермский горком КПСС», схема систематизации документов к объединенному фонду первичных организаций.
Организационно-кадровая деятельность
В соответствии с Планом повышения квалификации сотрудников в архиве проведено 7 занятий в Школе начинающего архивиста с молодыми специалистами. Главная задача – помочь «новичкам» сориентироваться в архивной специфике: получить представление об основных направлениях деятельности архивного учреждения, познакомиться с отраслевым законодательством, узнать историю архива, получить практические навыки в области обеспечения сохранности документов.
Кроме того, архивисты-стажисты на таких занятиях делятся практическим опытом и рассказывают о специфике хранящихся документов (документы КПСС и ВЛКСМ, документы по истории политических репрессий). Полученные на занятиях знания, безусловно, помогут начинающим архивистам ориентироваться в огромном массиве документальной информации, а, следовательно, позволят оперативно и качественно удовлетворять потребности общества в поиске сведений по документам архива.
В связи с кадровыми изменениями в руководстве архива, учреждение покинули ряд молодых и перспективных специалистов, что, несомненно, повлияет на перспективы развития и результативность деятельности архива.