Отчет о работе ГКУ «Государственный общественно-политический архив
Пермской области» (ГОПАПО) за 2008 год
Введение
Деятельность учреждения в 2008 году была направлена на практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов регламентирующих деятельность государственных архивов. В течение года произошел ряд событий, которые носили определяющий (формирующий) характер: во-первых, капитальный ремонт кровли здания архива, во-вторых, организация и проведение научной конференции «Гражданская война на Востоке России», и, в-третьих, уход из архива ряда квалифицированных специалистов. Каждое из этих событий стало объективным фактором, повлиявшим на деятельность учреждения и побудившим руководство сделать определенные выводы, наметить определенные векторы дальнейшего развития.
Государственное регулирование развития архивного дела
В 2008 году деятельность архива прошла проверку со стороны контролирующих организаций. В апреле Контрольно-счетной палатой Пермского края проведена проверка бюджетной отчетности за 2007 год на предмет установления полноты и достоверности исполнения бюджета, выявления возможных нарушений и недостатков. По результатам проверки составлен Акт от 18.04.2008, который зафиксировал ряд нарушений. Руководством архива проведена работа и выполнен ряд мероприятий, направленный на устранение выявленных замечаний.
Другая проверка касалась соблюдения учреждением архивного законодательства. В роли контролирующей инстанции выступило Агентство по делам архивов Пермского края. Сроки проверки были установлены с 20 октября по 22 ноября. В течение пяти недель специалисты Агентства могли проверять основную деятельность архива. В реальности все свелось к разовым непродолжительным визитам. Спустя месяц после завершения проверки был получен Акт (распоряжение руководителя Агентства от 22.12.2008 № 41), зафиксировавший ряд нарушений законодательства в области обеспечения сохранности документов и замечаний по другим направлениям деятельности. В отведенные вышеуказанным распоряжением сроки руководство архива подготовило план устранения замечаний, а так же представило разногласия к акту.
В течение года руководители и специалисты архива приняли участие в заседаниях экспертно-проверочной и методической комиссии Агентства по делам архивов, аппаратных совещаниях при руководителе Агентства по делам архивов, работе Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского ФО в г. Нижний Новгород.
Отдельно следует сказать, об участии в совещаниях по проблемам создания электронного архива. Одно состоялось в апреле в г. Тюмени с участием специалистов архивных учреждений Уральского ФО и ряда других территорий, представителей корпорации «Электронный архив», ВНИИДАДа. Участники данного совещания смогли познакомиться с практической реализацией регионального электронного архива и возникающими при этом трудностями. Без сомнения полученный опыт будет полезен руководству архива при реализации подобного проекта в Пермском крае и поможет избежать ряда ошибок.
Другое совещание состоялось в мае при губернаторе края О.А. Чиркунове и касалось оно не только создания электронного архива в Пермском крае, но и необходимости развивать автоматизированные архивные технологии, формировать общедоступные базы данных на основе документов краевого Архивного фонда. Данное совещание также имеет большое значение, прежде всего в свете озвученных тенденций и перспектив. Вопросы практической реализации в архиве проекта «Электронный архив» руководство планировало обсудить на заседании дирекции осенью 2008 года, но поскольку данный проект так и не был запущен, то и дирекцию по такой теме было принято решение не проводить.
Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов
Без сомнения знаковым событием минувшего года по данному направлению работы является капитальный ремонт кровли здания архива. Реконструкция крыши мероприятие всегда серьезное и ответственное, а в случае с обеспечением сохранности документов ещё и опасное. В августе начались работы. Вскоре выяснилось, что проект реконструкции выполнен некачественно, и пришлось по ходу работ производить корректировки. Демонтировав прежнее покрытие, строители выяснили, что система ливневой канализации так же нуждается в реконструкции. К сожалению, все это выяснилось благодаря дождю. Пришлось быстро эвакуировать часть документов, а основную массу законсервировать в пленку. В период с августа по ноябрь архивохранилища не работали. В результате архив получил новую крышу и заменил ливневую канализацию.
Другим моментом, негативно влияющим на сохранность документов, послужила остановка системы кондиционирования воздуха по причине полного засорения фильтров. Дальнейшее функционирование системы грозило выходом из строя дорогостоящего оборудования.
Таким образом, минувший 2008 год с точки зрения сохранности документов удачным назвать нельзя: затопление двух архивохранилищ, сбой температурно-влажностного режима существенно повлияли на физическое состояние отдельных документов.
Несмотря на вышеуказанные события, в течение года архивисты в соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами проводили традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении.
В 2008 году проведены реставрационно-восстановительные работы по улучшению физического состояния документов, осуществлена дезинфекция дел. И хотя годовой план полистной реставрации документов выполнен на 94%, другие показатели по улучшению физического состояния дел (реставрация, подшивка, дезинфекция, мелкий ремонт) специалистами архива значительно перевыполнены.
Проведено техническое оформление архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных по Указу Президиума Верховного Совета СССР от 16.01.89 г. и Закону РСФСР от 18.10.91 г., в количестве 358 ед.хр. Ранее на этот вид работ планировалось больше рабочего времени, и показатели по итогам года были значительно выше.
Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и физического состояния дел проведена проверка 34864 дел (на бумажной основе) по 57 фондам. Данный показатель в запланированном объеме не выполнен (72%) по причине консервации архивохранилищ в период капитального ремонта. В связи с приемом документов на госхранение, а также с проведением работ по созданию объединенных архивных фондов первичных организаций КПСС и заменой ветхих коробок проведен комплекс работ по картонированию и перекартонировано дел — в целом более 8,5 тысяч дел, что составляет почти 114% от запланированного на год объема. Постепенно совершенствуется оборудование для хранения документов. В отчетном году приобретена холодильная установка для хранения цветных негативов и позитивов фотодокументов.
Согласно распоряжению комитета по делам архивов Пермской области «Об усилении безопасности хранения дел, в составе которых имеются музейные предметы и особо ценные документы Архивного фонда Пермской области» продолжались работы по полистной проверке дел, выдававшихся из архивохранилищ в 2001—2005 гг., проверено 190646 листов, что соответствует прошлогоднему показателю.
Несмотря на проведение ремонтных работ и частичное закрытие архивохранилищ, общий объем выданных дел на 10% превысил показатель прошлого года и составил 20964 ед. хр., в том числе в читальный зал — 2929 ед.хр., сотрудникам архива — 17941 ед.хр.
В целях обеспечения сохранности документов при выдаче и возврате их в архивохранилище проверена нумерация 491147 листов, правильность подкладки 1225 ед. хр. после выдачи их для использования и ведения 103 карт-заместителей. Данные показатели уступают показателям прошлых лет.
Продолжен комплекс работ по учету документов: обновление списка фондов с помощью компьютерной программы «Архивный фонд»; замена карточек фондов на листы фондов; проведена выверка комплекта учетных документов по 120699 (75% от запланированного показателя) описательным статьям документов, прошедших проверку наличия и состояния дел, внесены изменения во все учетные документы. В течение года обработано 161 дело фонда (по плану 80 дел фонда) и вновь сформировано 15 дел фонда.
В течение года руководителями по направлению обеспечения сохранности традиционно осуществлялся контроль ведения текущей документации, улучшением физического состояния дел, качеством работ по техническому оформлению архивно-следственных дел, санитарно-гигиеническим режимом в архивохранилищах. По результатам проверок приняты меры по устранению замечаний.
В июле 2008 года в целях обеспечения сохранности документов и ограничения свободного доступа в учреждение установлена новая интегрированная система пожарно-охранной сигнализации «Орион» с выходом на единый пульт поста охраны, для сотрудников введены электронные пропуска. Правда в связи с проведением ремонтных работ по замене входной группы система временно не работает, но после заключения договора об обслуживании системы на текущий год, будут восстановлены, все подключения и система будет функционировать в полном объеме. Кроме того, проведена наладка автоматической системы газового пожаротушения.
В 2009 году по данному направлению планируется завершить начатые в минувшем году работы, выполнить плановые показатели и осуществить комплекс мероприятий по устранению замечаний, выявленных в результате проверки соблюдения архивного законодательства, проводимой Агентством по делам архивов Пермского края.
По-прежнему, одной из самых острых проблем обеспечения сохранности документов в нашем архиве остается вопрос создания страхового фонда и фонда пользования. Решение этого вопроса тесно связано с созданием специализированной лаборатории по современным техническим стандартам. Решения этого комплекса проблем напрямую связано со строительством пристроя к зданию архива.
Формирование Архивного фонда Пермского края. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций
2008 год выдался крайне тяжелым для отдела комплектования из-за кадровых проблем. Не отличаясь кадровой стабильностью, отдел на протяжении ряда лет имел определенный костяк специалистов обеспечивающих работу по указанному направлению. В начале года уволились начальник и заместитель начальника отдела. В течение полугода отдел работал без руководителя, а большинство специалистов имели архивный стаж работы около года. Конечно, в этих условиях говорить о полноценной работе с организациями-источниками комплектования не приходится, особенно учитывая тот факт, что в этих организациях организационно отсутствуют освобожденные специалисты, отвечающие за делопроизводство и ведомственное хранение документов.
Несмотря на кадровые трудности, работа архива по вышеуказанному направлению деятельности продолжалась.
На государственное хранение в 2008 году принято 1547 ед. хр. в том числе 1141 ед.хр. — управленческой документации и 406 ед. хр. по личному составу от организаций-источников комплектования (Приложение № 1). От держателей личных фондов на государственное хранение передано 230 ед. хр. По сдаточным описям от организаций и держателей личных фондов поступило 387 усл. дела (3221 документ) за 1930—2008 гг.
На 452 ед.хр. (6 ед. хр. — личный состав) пополнились Объединенный фонд общественных организаций прекративших свою деятельность, Коллекция документов общественных организаций, прекративших деятельность и Коллекция документов современной общественно-политической жизни Прикамья. Этот показатель почти на 30% выше показателей последних двух лет.
В отчетном году работа по привлечению новых фондообразователей и заключению с ними договоров практически не велась, поскольку основные усилия были сосредоточены на решение текущих задач. В 2009 году, в связи с преобразованием архива в краевое учреждение запланирована работа по переоформлению договоров с организациями-источниками комплектования и держателями личных фондов.
Платные услуги по данному направлению оказывались, но из-за кадровых проблем произошло значительное сокращение доходов по этому направлению.
В соответствии с планом работы на 2008 год в ряде организаций-источников комплектования были проведены 2 комплексные проверки (краевая организация профсоюза работников оборонной промышленности, краевая организация профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания). Пяти организациям (в том числе двум- не источникам комплектования) была оказана методическая и практическая помощь в составлении номенклатур дел (Приложение № 2). Сотрудники архива приняли участие в подготовке и проведении обучающих семинаров по делопроизводству и организации ведомственного хранения документов проводимых Региональным учебным центром профсоюзов, Территориальным профсоюзом организаций работников народного образования и науки, НП «Уральский центр технического обучения».
Проведена паспортизация ведомственных архивов организаций — источников комплектования и подготовлены для передачи в Агентство по делам архивов «Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования государственного архива на 1 декабря 2008 года».
В 2008 году на заседаниях ЭПМК Агентства по делам архивов были рассмотрены описи 10 фондов организаций (Приложение № 3) двух держателей личных фондов (Исаченкова А.И., Ошуркова Р.А.).
Одной из основных проблем в области взаимодействия архива с источниками комплектования на сегодняшний день является сокращение процента упорядоченных документов в организациях. Такая тенденция выявилась по наблюдениям за последние три года и объясняется существующим кадровым составом, как в самих источниках комплектования, так и в архиве. Данная проблема требует всесторонней оценки, глубокого анализа и взвешенного решения с обязательным участием специалистов Агентства по делам архивов Пермского края.
Традиционно проводились работы по инициативному комплектованию документами, отражающими современную общественно-политическую жизнь региона, а также инициативному документированию наиболее важных общественно-политических событий. Сотрудники архива провели видео, фото съемку презентаций личных фондов, книг, научных конференций и круглых столов, профсоюзных мероприятий.
Продолжение >>