Отчет о работе архива за 2006 год
Введение
Основные показатели и плановые мероприятия 2006 года коллективом архива выполнены. Минувший год ознаменовался проведением масштабных ремонтных работ: укреплены стены здания методом инъекции; выполнен дренаж; заменена система вентиляции и кондиционирования воздуха в архивохранилищах; устранены замечания противопожарной охраны по замене дверей, напольного покрытия и электропроводки; полностью заменены оконные блоки; установлена система видеонаблюдения по периметру здания и в читальном зале.
При планировании работ на 2006 год руководством архива приоритетной задачей было объявлено про-ведение капитального ремонта, исходя из этого, планировалась работа по основным направлениям деятельности архива. Поэтому трудно дать качественный сравнительный анализ и проследить тенденции развития учреждения по сравнению с предыдущими годами — многие показатели не могут являться ориентирами при работе в опти-мальных условиях. Несмотря на то, что организация ремонтных работ была сопряжена с рядом объективных и субъективных трудностей (вступление в силу нового Федерального Закона о порядке проведения конкурсов и котировок, отсутствие опыта работы в новом правовом поле), капитальный ремонт в запланированном объеме был проведен, выделенные финансовые средства освоены.
Удалось решить ряд проблем перешедших с 2005 года: приобретено 9 компьютеров и 15 мониторов, определенные подвижки в лучшую сторону наметились в вопросах доплаты сотрудникам из внебюджетных средств (за год на эти цели было израсходовано более 150 тысяч рублей), возобновила свою работу Школа начи-нающего архивиста.
Несомненным успехом в плане использования документов архива, а также для развития межрегиональ-ных и международных связей учреждения явилось издание сборника документов «Немцы в Прикамье. ХХ век» и серия его презентаций, как на региональном уровне, так и в Москве.
В прошлом году произошло еще одно знаменательное событие. Архив выиграл грант Регионального конкурса Российского гуманитарного научного фонда «Урал: история, экономика, культура». Исследование на тему «Социальные сдвиги в правящих группах региональной номенклатуры в 1921–1991 гг. На материалах Перм-ской области и Коми-Пермяцкого автономного округа» является очередным проектом, осуществляемым ГОПАПО совместно с пермскими учеными. Научным руководителем проекта является заведующий кафедрой государственного управления и истории ПГТУ профессор Виктор Павлович Мохов. Проект рассчитан на два года, в течение которых планируется подготовить к изданию коллективную монографию, биографический спра-вочник, электронную базу данных «Лидеры Прикамья», а также провести Интернет-конференцию с участием ученых различных регионов по истории номенклатуры с публикацией результатов в сборнике статей.
Государственное регулирование развития архивного дела
В течение отчетного года сотрудники архива приняли участие (в том числе готовили доклады и выступления) на заседаниях коллегии, экспертно-проверочной и методической комиссии, аппаратных и оперативных совещаниях, проводимых Комитетом по делам архивов. Вся деятельность учреждения была направлена на практическую реализацию федерального и регионального законодательства по архивному делу.
В сентябре 2006 года директор архива принял участие в заседании Научно-методического совета архивных учреждений Приволжского ФО в г. Чебоксары, где выступил с сообщением об опыте работы архива с документами личного происхождения.
Проведение капитального ремонта не способствовало тому, чтобы придать системность работе коллегиальных органов управления, особенно во втором полугодии. В течение года было проведено одно (из двух запланированных) заседание дирекции одно (из трех запланированных) аппаратное совещание при директоре, на которых обсуждались проблемы работы по комплектованию архива и взаимоотношение со средствами массовой информации, а так же подведены итоги работы коллектива за 1 квартал.
На основании подписанного в 2005 Соглашения с Главным управлением Федеральной регистрационной службы по Пермскому краю о взаимодействии в вопросах осуществления контроля за деятельностью некоммерческих, религиозных организаций и объединений в части сохранения и передачи на государственное хранение документов таких организаций при их ликвидации в 1 квартале 2006 года был поведен ряд совместных про-верок в 3 организациях. К сожалению, уже в апреле из-за жалоб со стороны общественных организаций и на основании письма из Главного управления совместные проверки пришлось прекратить.
На договорной основе архив в 2006 году оказывал консультационную и практическую помощь Адм-нистрации закрытого административно-территориального образования «Звездный». Сотрудниками архива была подготовлена номенклатура дел на 2006 год, описаны документы постоянного срока хранения и по личному составу за период с 1965 по 1999 годы. Надеемся, что это сотрудничество продолжится и в текущем году.
Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов
В связи с проведением масштабных работ по укреплению здания архива, ремонту архивохранилищ, ра-бочих кабинетов главное внимание было уделено проведению мероприятий по обеспечению сохранности хранящихся документов в условиях чрезвычайных обстоятельств. Осложняло ситуацию то, что практически все работы по укреплению стен здания архива проводились внутри помещений архивохранилищ, как в рабочее, так и в нерабочее время, включая выходные и праздничные дни. Своевременно были составлены все распорядительные документы, регламентирующие работу архива во время проведения ремонтных работ — составлен график дежурства сотрудников архива, определена ответственность лиц за прием, сдачу под охрану архивохранилищ и архива. Прекращена выдача дел пользователям и увеличено количество дел, выдаваемых сотрудникам для обеспечения непрерывной работы архивистов.
В связи с отсутствием условий для эвакуации документов были приняты все меры, предотвращающие порчу, загрязнение, утрату и хищение документов во время проведения ремонтных работ. Сотрудники отдела обеспечения сохранности и госучета документов дважды укрывали стеллажи полиэтиленовой пленкой, скрепляли пленку скотчем. Было организовано дежурство на время работы строителей в архивохранилищах. Проведена ог-ромная работа по перемещению дел, часть стеллажей (фотоколлекция) была полностью освобождена, коробки с делами перемещены из одного архивохранилища в другое, освобождались от мебели хранилища и рабочие кабине-ты.
В ходе проведения капитального ремонта были решены многие проблемные вопросы обеспечения со-хранности документов и организации их хранения:
« во-первых, выполнены предписания Госпожнадзора: демонтированы электровыключатели в архи-вохранилищах, входные двери и двери запасного выхода в архивохранилищах выполнены согласно противопо-жарным нормативам и стандартам с необходимым пределом огнестойкости, открывающимися по ходу эвакуа-ции людей, демонтирован огнеопасный линолеум;
« во-вторых, улучшено санитарно-гигиеническое состояние архивохранилищ и санитарных комнат, заштукатурены трещины, побелены потолки, покрашены стены, заменены полы;
« в-третьих, установлена новая система вентиляции и кондиционирования воздуха;
« в-четвертых, оборудована лаборатория для проведения плановой специальной обработки докумен-тов — реставрации, восстановления, подшивки, переплета и др. Появилась возможность соблюдения порядка и технологии проведения работ по улучшению физического и технического состояния документов.
Конечно, не все так гладко и как любое масштабное мероприятие ремонт «породил» новые проблемы, в том числе: не отрегулирован температурно-влажностный режим, огнестойкие двери запасного выхода из архи-вохранилищ при низких температурах покрываются наледью, то же самое происходит и с окнами, нарушена работоспособность средств охранной и пожарной сигнализации, некачественно проведены работы по заливке полов в архивохранилищах. Кроме того, образовалась новая проблема — необходимо ремонтировать крышу зда-ния, в противном случае существует угроза протекания воды в архивохранилище. Большинство указанных про-блем и неполадок, возможно, решить при текущем финансировании и они будут устранены в ближайшее время. Ремонт же крыши пока остается открытым и, возможно, будет решаться комплексно совместно со строительст-вом пристроя к зданию архива (проектно-сметная документация будет разработана в 2007 году).
Проведены реставрационно-восстановительные работы по улучшению физического состояния доку-ментов, осуществлена дезинфекция дел, плановые показатели по обеспечению физико-химической и техниче-ской сохранности документов перевыполнены только благодаря ответственности и профессионализму сотруд-ников, а также за счет использования рабочего времени зарезервированного на внеплановую работу.
Техническим оформлением архивно-следственных дел на лиц, реабилитированных по Указу Президиу-ма Верховного Совета СССР от 16.01.89 г. и Закону РСФСР от 18.10.91 г., занимались специалисты и тогда, ко-гда все документы в архивохранилищах были закрыты пленкой, поэтому оформлено их свыше 1000 ед. хр., что в сравнении с прошлыми 2004–2005 годами составляет 150%.
Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и состояния дел фондов архива продол-жена проверка наличия фондов II категории (56468 дел). Этот показатель всего на 20% уступает показателям предыдущих лет, при том, что почти треть рабочего времени документы в архивохранилищах были практически недоступны. Осуществлены дополнительные мероприятия по повышению уровня проведения проверки наличия и состояния фондов, розыску необнаруженных дел. Проводится проверка качества составления итоговых доку-ментов по проверке наличия и состояния дел, контроль за своевременным завершением полного комплекса ра-бот.
При проверке наличия и состояния, полистной проверке дел обнаруживается множество несоответствий в описательных статьях описей и в оформлении заголовков на обложках дел. Поэтому требуется активизиро-вать работу по внесению изменений в описях по результатам проверок, планировать устранение всего объема нарушений, выявленных при проверке наличия и состояния дел за год работы.
Согласно распоряжению комитета по делам архивов Пермской области «Об усилении безопасности хранения дел, в составе которых имеются музейные предметы и особо ценные документы Архивного фонда Пермской области» в 2006 году проведена проверка наличия ОЦД, предстоит большой объем работ по полист-ной проверке документов дел, выдававшихся из архивохранилищ в 2001–2005 гг.
Продолжен комплекс работ по учету документов: обновление списка фондов с помощью компьютерной программы «Архивный фонд»; замена карточек фондов на листы фондов; проведена выверка комплекта учет-ных документов по 253560 описательным статьям документов, прошедшие проверку наличия и состояния дел, внесены изменения во все учетные документы.
Хранители обеспечивают весь необходимый комплекс работ по приему документов на государственное хранение. Выдача дел, в связи с ремонтом, резко сократилась и составила чуть больше 14 000 ед. хр., что в 3 раза меньше, чем в 2003 году и почти в 2 раза меньше, чем в 2004 г.
В ряду намеченных мероприятий отведено особое значение совершенствованию системы контроля за обеспечением сохранности документов в архиве. Стали чаще и регулярно проводиться проверки соблюдения нормативных требований в части организации хранения документов (оформление выдачи дел из хранилищ, по-листная проверка дел, полнота и точность отражения в листах-заверителях всех особенностей состояния доку-ментов, регулярная выверка книг выдачи документов, ежеквартальный контроль правильности подкладки выда-ваемых дел и др.).
Проведены масштабные работы по организации рационального размещения фондов в хранилище № 3, но из-за ремонта работы не закончены, продолжатся в 2007 году.
В связи приемом документов на госхранение, а также с проведением работ по созданию объединенных архивных фондов первичных организаций КПСС и заменой ветхих коробок проведен комплекс работ по карто-нированию и перекартонировано дел — в целом почти 14 тысяч дел, что на 165% больше чем в прошлом году.
Формирование Архивного фонда Пермской области.Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций.
В отчетном году работа по комплектованию архива уже традиционно строилась по следующим направ-лениям:
«осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве, упорядочением документов;
« организация приема на государственное хранение документов учреждений — источников комплектова-ния;
« развитие договорных отношений, привлечение новых фондообразователей;
« оказание практической и методической помощи организациям в НТО и ЭЦ документов, составлении номенклатуры дел, положений, инструкций.
На государственное хранение в 2006 году от организаций-источников комплектования принято около 1300 единиц хранения, из них 330 по личному составу (Приложение № 1). От держателей личных фондов — 299 единиц хранения.
По сравнению с предыдущим годом план по приему документов от организаций-источников комплек-тования был несколько снижен. Это, прежде всего, связано с увеличением объема платных услуг, причем, не только организациям-источникам комплектования, но и организациям, не являющимся источниками комплек-тования архива, а также в связи с тем, что архивохранилища были закрыты для приема документов в течение полугода. Большой заказ на обработку документов был получен от Администрации ЗАТО Звездный. В резуль-тате наметились перспективы дальнейшего плодотворного и взаимовыгодного сотрудничества. Следует особо отметить, что в отчетном году сотрудниками оказаны платные услуги 8 организациям на сумму свыше 100 тыс. рублей, что почти в три раза больше, чем в 2005 году.
Приоритетной в прошедшем году была работа с региональными отделениями политических партий в соответствии со списком организаций, присланным из ФРС. Из 30 организаций этого списка удалось связаться более чем с половиной. В 9 общественных организациях и региональных отделениях политических партий с целью заключения договоров о сотрудничестве и в дальнейшем о включении их в списки источников комплек-тования архива были проведены ознакомительные проверки, в 3 организациях — комплексные проверки совме-стно с Федеральной регистрационной службой по Пермскому краю. Не остались без внимания и организации-источники комплектования. В соответствии с планом работы на 2006 год в них были проведены 5 комплексных проверок (Приложения № 4). В ходе проверок установлено, что не все организации располагаются по указанно-му адресу, некоторые региональные отделения политических партий находятся в стадии ликвидации, на других представлены исковые заявления о приостановлении деятельности.
Работа с руководителями региональных отделений показала, что не все из них охотно идут на установ-ление деловых контактов с архивом, возникают различного рода опасения в возможности приема документов на платной основе, использования документов не в интересах организации. И только благодаря настойчивости, инициативе и личным контактам сотрудников архива в отчетном году удалось заключить 10 договоров с регио-нальными отделениями политических партий (региональное отделение Всероссийской политической партии «Единая Россия» Пермского края, Пермское региональное отделение политической партии «Республиканская партия России», Пермское региональное отделение политической партии «Патриоты России» и др.). Всего же было заключено и пролонгировано 21 договор с различными организациями. Это в два раза больше, чем в про-шлом году.
Проведена паспортизация ведомственных архивов организаций — источников комплектования и подго-товлены для передачи в комитет по делам архивов «Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования государственного архива на 1 декабря 2006 года».
Качество комплектования архива напрямую зависит от сохранности документов в организациях. По-этому особое внимание было уделено оказанию методической и практической помощи фондообразователям по вопросам делопроизводства и ведомственного хранения документов: проведено 3 семинара, даны консультации. Была оказана практическая помощь в разработке и внедрении номенклатур дел в 15 организациях, в 13 органи-зациях номенклатуры были согласованы с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области. (Приложение № 2). Это в 3 раза больше, чем в 2005 году.
Четырнадцати организациям оказана методическая и практическая помощь в разработке Положений об экспертной комиссии (ЭК), об архиве организаций, распоряжений о создании ЭК (региональное отделение по-литической партии «Родина» в Пермской обл., Пермское региональное отделение Российского Красного Креста, Пермская областная организация Общероссийской общественной организации инвалидов «Всероссийское ор-дена Трудового Красного Знамени общество слепых» и др.).
В 2006 году в общественных организациях и учреждениях документов постоянного срока хранения упорядочено в два раза меньше чем в предыдущие годы, в тоже время, количество документов по личному со-ставу возросло в три раза.
Огромная работа проведена по ЭЦ и НТО документов, поступивших в россыпи Пермского областного совета Российской оборонной спортивно-технической организации, Пермского областного комитета Всесоюз-ного добровольного общества содействия армии и флоту (постоянного срока хранения — 32 единицы хранения; по личному составу — 317 единиц хранения). В прошлом году из россыпи было описано и введено в научный оборот менее 174 единицы хранения, в том числе 14 единиц хранения — по личному составу.
Часть плановых показателей 2006 года по описанию и приему фоно, видеодокументов были сняты из-за увольнения сотрудника отдела, занимающегося КФФД. Фотодокументы описаны в полном объеме в соответст-вии с планом.
В этом году вдвое сократилось количество выходов на инициативное документирование событий отра-жающих общественно-политическую жизнь региона. Это вызвано не только отсутствием в течение полугода сотрудника, отвечающего за это направление, но и с тем, что образовалась огромная задолженность по описа-нию отснятых материалов (указанная проблема рассматривалась на заседании дирекции). Тем не менее, наибо-лее существенные общественно-политические события были задокументированы. В их числе Открытый форум молодежи Пермского края, Конгресс демократических сил Прикамья, IV политический форум «Стратегические направления развития России: роль и участие регионов», семинар для руководителей региональных и местных отделений политических партий, областная программа развития политической и правовой культуры населения Пермской области» и др.
Важным источником пополнения архивного фонда явилось инициативное комплектование. Сотрудники архива значительно пополнили Коллекцию документов современной общественно-политической жизни Прика-мья документами по выборам главы города Перми, по выборам депутатов Законодательного Собрания Перм-ского края и др.
Создание научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем
Работа в этом направлении строилась на основе Перспективных планов развития информатизации и развития научно-справочного аппарата архива на 2006–2008 гг. Основными задачами отчетного периода было расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автомати-зированных архивных технологий.
Главным событием минувшего года, наряду с проведением в архиве капитального ремонта, можно счи-тать победу в региональном конкурсе грантовых проектов Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ). Реализация проекта и его составной части формирования базы данных «Лидеры Прикамья» заняла подавляю-щий объем рабочего времени сотрудников отдела НСА, ААТ и ИПС. Начиная со II квартала, основное внима-ние было уделено работе над данным проектом. За год были просмотрены документы около 20 фондов госу-дарственных архивных учреждений, более 500 описей, около 1000 дел; составлены списки персоналий; выявле-ны биографические данные на 396 человек за период с 1921–1930 гг.; составлены рабочие карточки для форми-рования баз данных; составлены списки секретарей партийных комитетов и председателей исполкомов за пери-од существования губернии и частично за период с 1924 по 1930 гг. База данных за отчетный период пополни-лась почти на 450 персоналий.
Специалистами отдела обеспечения сохранности и госучета документов проведен ряд работ по описанию до-кументов, переработке и усовершенствованию описей. Сверены дублетные экземпляры протоколов первичных пар-тийных организаций Добрянского и Большесосновского районов, а это необходимое условие для дальнейшего созда-ния объединенных архивных фондов этих районов. Проведен комплекс работ по созданию объединенного архивного фонда первичных организаций КПСС г. Березники, в состав которого вошли 85 фондов первичных парторганизаций. В ходе проведенной экспертизы ценности документов, выделены к уничтожению 243 архивных дела.
Проведена экспертиза ценности и научно-техническая обработка документов личного происхождения Шальникова Е.М., народного артиста России, актера Пермского академического театра драмы, Агафонова П.Н., пермского фотохудожника, руководителя отделения художественной фотографии ПГТУ, Щипакина Ю.А., председателя общественной организации Пермского отделения Социально-экологического союза «Обществен-ный экологический комитет», кандидата технических наук, депутата Пермского горсовета народных депутатов. Всего на государственное хранение было передано 169 ед. хр. (Приложение № 3). В ходе переработки фонда № 90 было составлено 2 описи на документы личного происхождения (Е.А. Пермяка, Ф.Г. Тараканова) в общей сложности на 100 единиц хранения. Продолжена переработка описей «Коллекции документов по истории обла-стных организаций КПСС и ВЛКСМ».
В течение года проводились, ставшие за последние годы традиционными, мероприятия по переработке описей фонда Пермского горкома КПСС, усовершенствованию и оформлению описей, составлению предисло-вий, указателей, простановке архивных шифров на перечни вопросов, каталогизации документов. Однако, учи-тывая проведение капитального ремонта и реализацию грантового проекта, бюджета рабочего времени на них почти не осталось. Так не в полном объеме, как первоначально планировалось, проведены работы по перера-ботке описей фонда Пермского горкома КПСС. Не переданы на хранение документы за 1933 год после перера-ботки, так как в связи с отсутствием специалиста реставратора не все дела подшиты и оформлены. Не просмот-рены дела за 1937–1938 гг. для составления нового раздела описи.
Сотрудники отдела информации, публикации и научного использования документов завершили в про-шлом году работу по усовершенствованию описи № 1 фонда № 643/2 Архивные уголовные дела на лиц, реаби-литированных по Указу ВС СССР от 16.01.89 и Закона РСФСР от 18.10.91. на 13878 единиц хранения. Эта ра-бота велась на протяжении семи лет.
В целом по архиву, цифра по описанию, переработке и усовершенствованию описей имеет тенденцию к увеличению, так как все отделы архива занимаются данным направлением деятельности, по сравнению с 2003 годом она увеличилась почти в 5 раз.
В плановом порядке продолжалась работа по формированию программного комплекса «Архивный фонд». Емкость ПК «Архивный фонд» за текущий год увеличилась на 17,23 Мб, общий объем составляет 51,67 Мб. Тем не менее, это только 7 % от общего объема имеющихся документов. Для более оперативного просмот-ра и поиска информации в программе «Архивный фонд» зам. начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Плотнико-вым С.А. была разработана программа «Автофонд», которая установлена в каждом структурном подразделении архива.
Хочется отметить, что с созданием и развитием информационно-поисковых систем, формированием БД уменьшается количество обращений, как среди исследователей, так и среди сотрудников архива, к традицион-ному научно-справочному аппарату. В 2006 году зафиксировано 184 обращения, что в 2 раза меньше, чем в предыдущем, 2005 году.
Некоторым направлениям внимания почти не уделялось или работы велись «по остаточному принци-пу». Например, практически не велась подготовка нового Путеводителя в электронном виде, отражающего со-временный состав и содержание фондов архива, за исключением того, что отсканированы фотографии держа-телей личных фондов. Остается нерешенной проблема переработки фотоколлекции архива и создания Фотока-талога, хотя работа не останавливается и в оперативном порядке продолжает идти, но очень медленными тем-пами.
Особняком стоит проблема оцифровки описей архива. Работой по сканированию описей и введением информации на уровне заголовков дел в ПК «Архивный фонд» архив начал заниматься с 2005 года, за два года введено менее 10 % имеющейся информации. Чтобы ввести всю информацию на уровне заголовков дел по опи-сям, архиву потребуется более 10 лет. Для решения проблемы необходимо новое дорогостоящее оборудование, которое позволит сократить время на эту работу до двух лет.
В связи с тем, что количество неописанных дел, принятых на госхранение увеличилось за последние 5 лет более чем в 2 раза и составляет на 01.01.2007 около 15 000 дел, встает задача описания дел, их каталогиза-ции, введения данных в ПК «Архивный фонд». Для создания базы научно-информационной деятельности архи-ва, введения в научный оборот неописанных дел, обеспечения сохранности документов, принятых на госхране-ние, есть эффективное средство — создание системы научно-справочного аппарата, которая обеспечит оператив-ный, точный и многоаспектный поиск информации.