Состоялось заседание ЭПМК архива
2 февраля состоялось первое в 2016 г. заседание ЭПМК архива, на котором рассмотрено шесть вопросов.
Был согласован план работы ЭПМК архива на 2016 г.
Согласованы дополнения к описям документов В.Л. Семенова (опись № 7 фонда № 871 (8 ед.хр.)) и И.М. Корчмарской (опись № 6 фонда № 2401 (9 ед.хр.)). Большая часть документов этих фондообразователей была описана ранее. В 2015 г. В.Л. Семеновым были дополнительно сданы в архив черновики и рукописи его монографий. Документы И.М. Корчмарский были обнаружены при проведении работ по описанию документов личного происхождения.
Была также согласована опись № 1 фонда № 3654 «Архивная коллекция документов общественных организаций участников локальных войн и военных конфликтов» (263 ед.хр.).
Члены комиссии обсудили вопрос о целесообразности перенумерации листов в делах фонда № 459/4 «Дела с трофейными немецкими карточками». Этот фонд состоит из трофейных немецких карточек на бывших советских военнопленных, где указаны место и дата их рождения, состав семьи, дата и место пленения, название лагеря. В процессе работ по сканированию дел данного фонда было установлено, что при нумерации листов до передачи дел на госхранение было допущено значительное количество ошибок. Хотя все особенности нумерации (пропущенные и литерные листы) отражены в листах-заверителях, полистная проверка данных дел перед выдачей из архивохранилища может быть затруднена. В то же время при перенумерации листов необходимо учитывать особенности НСА к данному фонду. Это алфавитная картотека, в которой для карточки каждого военнопленного указаны номер дела, в которое она включена, и номер листа. В результате обсуждения было признано целесообразным перенумеровать листы в делах фонда № 459/4 «Дела с трофейными немецкими карточками», одновременно подготовив пояснение к алфавитной картотеке, как осуществлять поиск по старым номерам листов.
Был рассмотрен вопрос о порядке описания документов на разных носителях, поступивших в разное время, в составе тематических коллекций. В соответствии с утвержденными Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» на документы на разных носителях должны составляться разные описи. В связи с тем, что от фондообразователя документы на одном из носителей (например, фотографии) могут поступить намного позже, чем документы на другом носителе, может возникнуть ситуация, когда номера описей одного фондообразователя идут не по порядку друг за другом, а прерываются описями другого фондообразователя. Члены комиссии признали, что возникновение подобной ситуации возможно, но это не затрудняет ни учет, ни использование архивных документов.